第八部分 桌面信息管理程序应用

第八部分桌面信息管理程序应用8.1桌面信息管理简介8.2Outlook的启动与退出8.3通讯簿的管理8.4电子邮件的使用8.5任务的创建和使用8.6日历的使用8.7日记和便笺的使用8.8文件的导入与导出8.1桌面信息管理简介办公人员每天需要通过电子邮件与相关人员联络，记住每件该做的事，记录做过的事情，预订会议安排，为领导进行日程安排等，工作繁杂，提高信息管理的效率在现代办公中非常重要。对于这些问题的处理，就要使用办公自动化中的桌面信息管理功能，即Office中的Outlook，它可以用于组织和共享桌面上的信息并与他人进行通信。8.2Outlook的启动与退出Outlook的启动：双击Windows桌面上的快捷方式“MicrosoftOutlook”图标；选择“开始”／“程序”／“MicrosoftOutlook”命令。Outlook的界面组成：见图Outlook的退出：单击Outlook窗口右上角的关闭按钮或单击“文件”菜单下的“退出”命令等；Outlook的用户账号设置：初次启动Outlook时会出现一个向导，提示用户进行账户设置。Outlook的界面组成8.3通讯簿的管理联系人的创建联系人的管理联系人的创建Outlook中的“联系人”文件夹可以将与某个联系人所有相关的信息都集中在一起。例如，姓名、电话号码、联系地址、商务传真、电子邮件、生日、纪念日等，还可以方便快速地查找某个人的联系方式，也可将会议请求、电子邮件或任务请求发送给联系人。选择“文件”/“新建”/“联系人”，即可输入联系信息。联系人的管理选择“工具”/“工作簿”，打开窗口如图所示；删除联系人：在列表中选择要删除的联系人，单击工具栏上的“删除”按钮；添加联系人：选择“文件”/“添加新地址”，或单击工具栏的“添加新地址”按钮，在列表中选择“新建联系人”，单击“确定”8.4电子邮件的使用创建、发送和接收电子邮件由联系人创建邮件转发、答复、撤销邮件管理邮件电子邮件使用注意事项创建、发送和接收电子邮件创建邮件发送邮件接收邮件创建邮件单击“新建邮件”按钮的下拉按钮，在列表中选择背景、信纸或网页方式，打开“新邮件”对话框；输入邮件的收件人地址、抄送和主题及正文内容；按要求对邮件的正文进行格式设置；单击收件人或抄送等文本框的名称，可用“联系人”文件夹自动填写；在“收件人”框中，可同时填写多个收件人，之间用逗号或分号分隔。发送邮件单击“发送”按钮，即可完成邮件发送；若要通过不是默认的邮件账号发送邮件，需选择“文件|发送邮件”菜单项；图收到的邮件可以转发给其他人，方法是打开需转发的邮件，单击“转发邮件”按钮，输入收件人地址，单击“发送”；若需发送附件，单击“附加”按钮，在“插入附件”对话框中选择要发送的文件，单击附件按钮。“收件箱”对话框接收邮件单击“工具”菜单下的“发送和接收”命令，或单击工具栏上“发送和接收”按钮；在对话框中选择接收电子邮件帐户的种类；选择“收件箱”文件夹，新收到的邮件将放到“收件箱”里，用户可以随时阅读邮件；新邮件均用黑体字表示，带有附件的左侧有曲别针图标；若将附件存到硬盘上，右击附加文件图标，选择“另存为”。由联系人创建邮件在联系人窗口的联系人列表中选择要接收邮件的联系人；在其上单击右键，显示快捷菜单如右图；选择“致联系人的新邮件”命令即可。转发、答复、撤销邮件转发：在收件箱的邮件列表中，选择要转发的邮件，单击工具栏上的“转发”按钮；答复：在收件箱的邮件列表中，选择要答复的邮件，单击工具栏上的“答复发件人”按钮；标记邮件：在答复邮件窗口中的工具上单击惊叹号，重要性标记为高；单击下箭头，重要性标记为低；单击“邮件标记”按钮，可输入标记内容；单击“选项…”按钮，可设置标记和回执；撤销邮件：在“邮件”窗口中，单击“已发送的邮件”文件夹，在“已发送的邮件”列表中，选择要撤销的邮件，选择“动作”/“撤回该邮件”。注意：只能撤销收件人未读的邮件。管理邮件邮件排序邮件筛选邮箱管理邮件排序在“收件箱”最右侧“邮件列表”上面有一行图标按钮和文本按钮，每一个图标或文本都表示一种特定的含义，它们会被标记在所收到邮件的前面，根据这些图标可以区别对待所收到的邮件，从左到右分别表示：重要性；邮件类型图标，有已读和未读两种状态；标记状态，当对邮件作有标记时显示该图标；附件，当邮件有附件时邮件前标出该图标；显示邮件的发件人；显示邮件的主题；显示邮件的接收时间；显示出邮件的大小。单击相应图标，即可按该类型排序。邮件筛选邮件筛选就是将符合指定条件的邮件挑选出来，操作步骤如下：（1）在“Outlook面板”中，单击“收件箱”；在出现的“收件箱”窗口中，选择“查看”/“当前视图”命令。（2）在出现的级联菜单中提供了多种视图方式，其实它们就是各种选择筛选条件，有“邮件”、“收件人”等，根据需要可以进行选取。（3）单击筛选条件后，邮件列表框中符合条件的邮件留下，不符合条件的邮件被隐藏。邮箱管理用户对邮箱的管理包括查看邮箱的大小；按大小或时间搜索邮件；对邮件进行删除、移动或存档；清除整理邮箱。电子邮件使用注意事项预防电子邮件病毒电子邮件的使用技巧与建议预防电子邮件病毒因特网是一个巨大的信息库，每天有数不清的信息在网络上流动，网上同样也可能有恶意的程序。如果这些程序是精心编写的网络病毒，那么，它可以通过网络尤其是电子邮件迅速传播，危险很大。对付邮件病毒，第一是防，如拒收陌生人的邮件，不从陌生的站点下载文件等；第二是杀，如果不慎下载了邮件病毒，可以利用各个病毒厂商的最新杀毒软件可以查杀邮件病毒，第三是要杀防结合。电子邮件的使用技巧与建议（1）尽量使用专门的邮件管理程序（2）正确设置E-mail软件（3）尽量不要用正式注册的账号收发邮件（4）多申请几个不同站点的免费信箱（5）及时取消订阅的邮件列表和电子刊物（6）公共场合尽量少填写个人信息（7）及时整理信箱（8）注意清除浏览器的历史记录和缓存8.5任务的创建和使用1.任务描述2.任务的创建3.由邮件创建任务4.任务的分派5.响应任务1.任务描述任务是一项与人员或工作相关的事务，用户可以接受上级分派的任务，也可把任务分派给其他人。当用户有一个新任务要求时，就需要创建一个新的任务项目。下面以实例问题说明如何创建任务,问题情形如下：假设海田公司为了丰富职工业余生活，促进企业文化建设，决定7月28日（星期天）组织一次郊游活动，现在需要给相关人员下派该任务，要求各位职工报名参加。下面就以该事项为例，讲解如何创建和分派任务2.任务的创建在Outlook面板中单击“任务”图标，打开“任务-MicrosoftOutlook”窗口；选择“文件|新建|任务”，打开“未命名-任务”窗口；如图所示。在主题框中输入任务名称；在“开始|截止日期”下拉列表中选择开始和截止日期；在状态下拉列表中选择任务的状态；在“优先级”框中选择任务的级别；在“提醒”框中设置提醒时间和声音；对于定期任务，可单击工具栏上“任务周期”按钮单击“保存并关闭”按钮。任务窗口3.由邮件创建任务在“邮件”窗口“收件箱”中的邮件列表中，将需要安排任务根据的邮件拖到“任务”图标上，打开“任务”对话框；在对话框中直接将邮件中的任务分派给联系人。4.任务的分派在Outlook面板中单击“任务”图标，在右侧的“任务列表”框中双击要分配的任务主题；在新打开的窗口中选择“动作|分配任务”命令或单击“分配任务”按钮；在新打开的窗口中的“收件人”框中输入或选择任务接受者的邮箱地址。5.响应任务在收件箱的邮件列表中，双击给你指派任务的邮件，打开相关的邮件窗口；单击工具栏上的“接受”按钮，打开“接受任务”对话框；在对话框中单击“立即发送响应”按钮。8.6日历的使用利用日历创建约会利用日历安排会议利用日历创建约会1.单击日历图标，选“文件|新建|约会”，或单击工具栏上的“新建”按钮，选“约会”，打开“约会”对话框，如图。2.在约会窗口中进行如下操作：在“主题”框中输入约会名称；在“地点”框中输入约会地点；在“开始时间”框中选择开始时间；在“结束时间”框中选择结束时间；选中“提醒”复选框，输入提醒时间；若需音乐提醒，单击“喇叭”图标；单击“重复周期”按钮，设置定期模式“按年”；单击“邀请与会者”按钮，再单击“收件人”，弹出“选择与会者资源”对话框，确定参加人，如图。单击“确定”。单击“发送”按钮。“约会”对话框“选择与会者资源”对话框利用日历安排会议1.在Outlook面板中单击“日历”图标，打开日历窗口；2.单击“新建”按钮，一在下拉列表中选择“会议要求”；打开会议窗口，如图。3.填写会议有关相项目，单击“收件人”，弹出“选择与会者及资源”对话框；4.在对话框的联系人列表中，选择与会的姓名，单击“必选”、“可选”或“资源”按钮，最后单击“确定”；5.单击“发送”按钮。8.7日记和便笺的使用日记的使用便笺的使用日记的使用创建日记条目自动记录日记条目打开日记条目创建日记条目1.选择“文件|新建|日记条目”，打开编辑窗口；2.在窗口中输入内容如下：“主题”：日记的简短概述；“条目类型”：选择能表达日记的内容；“单位”：输入所记活动组织者的单位；“时间”：输入日期、时间和持续时间；“正文”：输入日记内容。3.单击“保存并关闭”按钮。自动记录日记条目选择“工具|选项”，打开“选项”对话框；单击“日记选项”按钮，打开“日记选项”对话框；在“自动记录”列表框中选择要自动记录的项目；在联系人列表框中选择要自动记录的姓名；在记录文件列表框中选择自动记录的文件类型；单击“确定”按钮。打开日记条目在文件夹列表中单击“日记”项，打开“日记”窗口；单击“XXXX年XX月”右侧的下拉按钮，在日历中选择日期；选中要打开的日记名称；选择“|打开”命令，或双击日记名称。便笺的使用创建便笺：选择“文件|新建|便笺”，在弹出的黄色便笺纸上输入要记录的文字；编辑便笺：单击窗口左下角的“便笺”按钮，打开便笺窗口；双击便笺图标，打开便笺进行编辑；在便笺上单击右键，指向“颜色”项，在颜色表中选择所需颜色。8.8文件的导入与导出文件导入文件导出文件导入选择“文件”/“导入和导出”，打开/“导入和导出”向导对话框，如图；在“请选择要执行的操作”框中的列表中选择“从另一程序或文件导入”，单击“下一步”，打开“导入文件”对话框，如图；在文件类型列表中选择“个人文件夹文件”，单击“下一步”，打开“导入个人文件夹”对话框，如图；单击“浏览”按钮，选择要导入的.PST文件，并选择“用导入的项目替换重复的项目”单选项，单击“下一步”，打开“导入个人文件夹”对话框，如图；在“从下面位置选择要导入”列表中选中“个人文件夹”，并选中“包括子文件夹”复选框，单击完成。文件导入的有关界面文件导出选择“文件”/“导入和导出”，打开/“导入和导出”向导对话框，如图；在“请选择要执行的操作”列表框中选择“导出到一个文件”，单击“下一步”，打开“导出到文件”对话框，如图；在“创建文件的类型”列表框中选择“个人文件夹文件”，单击“下一步”，打开“导出个人文件夹”对话框，如图；在“选定导出的个人文件夹”列表框中选择“个人文件夹”，并选中“包括子文件夹”，单击“下一步”，返回到“导出个人文件夹”对话框，如图；在“将导出文件另存为”下方单击“浏览”按钮，选择或输入要导出的文件路径和文件名，并选中“用导出的项目替换重复的项目”，单击“完成。”导出文件的相关界面