法律档案管理

法律档案管理法律系：王力[e-mail]目录课程介绍第一章导论第二章法律档案价值的鉴定课程介绍1、课程性质：专业必修2、学时学分：51学时，3学分3、学科定位：边缘学科4、考核方式：考试第一编法律档案总论☺第一章导论前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。——郭沫若《题赠档案馆》第一节法律档案概述一、法律档案的概念法律档案是从事法律活动的机关、组织和个人在法律事务活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。二、文件转化为法律档案的条件1、办理完毕的文件才能成为档案。“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。2、具有一定查考利用价值的文件才能成为档案。“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。3、按照一定的规律保存起来的文件才能最后成为档案。“文件是档案的因素，档案是文件的组合。”三、法律档案的作用：凭证和参考1、从事法律事务主体工作的查考凭据2、开展法律事务的参考依据3、科学研究的可靠资料4、宣传教育的生动素材5、证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。四、主要的法律档案1、法院档案2、检察机关档案3、公安机关档案5、律师档案6、其他法律档案第二节法律档案管理概述一、法律档案管理的概念法律档案管理是指依法负有档案管理义务的组织，建立档案管理组织、配备档案管理人员和设施，对相关单位和个人从事法律事务而产生的档案文献进行管理的活动。二、法律档案管理的内容1、档案的收集工作2、档案的整理工作3、档案的鉴定工作4、档案的保管工作5、档案的检索工作6、档案的利用服务工作7、档案的编研工作8、档案的统计登记工作三、法律档案工作的基本原则《中华人民共和国档案法》：“档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整和安全，便于社会各方面的利用”。（一）统一领导、分级管理档案工作1、统一领导，统一管理。2、分级管理。3、分专业进行管理。（二）维护档案的完整与安全1、维护档案的完整。（1）数量上保证有价值的档案齐全完整；（2）质量上维护档案的有机联系和历史真迹，不能使档案失真。2、维护档案的安全。（1）防止档案自身损坏，延长档案的寿命（2）保证档案免遭人为的破坏，档案机密不被盗窃，不失密。（三）便于社会各方面对档案的利用法律档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能地创造方便条件；三、法律档案机构：档案室1、档案室的主要职责集中统一管理本机关各部门形成的全部档案和有关资料，为本机关各项工作服务。2、档案室的任务（1）指导、监督本机关文书和业务部门文件材料的归档工作；（2）管理本单位的档案，积极开展利用工作；（3）管理有关内部书刊资料，配合档案提供利用。（4）定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。☺第二章法律档案价值的鉴定第一节法律档案价值鉴定概述一、法律档案价值鉴定的概念与内容（一）概念：按一定的原则、标准和方法，甄别和判定法律档案的价值，确定其保管期限，剔除失去保存价值的档案的活动。（二）内容：1、制定鉴定标准2、确定价值与保管期限3、找出无保存价值的档案，销毁。参见P27二、法律档案价值鉴定工作的意义1、关系档案的取舍存废。2、便于应付突然事变。3、便于解决档案的庞杂。4、便于查找利用有价值的档案。三、鉴定法律档案价值的原则:辩证唯物主义1、全面的判定档案价值：（1）综合考虑档案对法律活动主体（个人或机构）和国家相关事业的作用。（2）全方位考虑法律档案不同用途。（3）把特定法律档案放在档案系统中考察其用途。2、历史的看待法律档案的价值放在一定历史条件下，结合现实来分析其价值3、发展的看待法律档案价值把法律档案的现实和将来作用科学地统一起来第二节鉴定法律档案价值的标准一、档案来源标准根据档案的来源即档案的形成者的不同来判定法律档案的价值。1、本机关制成的文件有较高保存价值2、外来文件：①与本机关职能关系越密切越有保存价值；②有隶属关系机关的来文价值较高；③针对本机关主管业务的、需要贯彻执行的文件价值较高。3、本机关制成的文件①领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构制发的文件大多具有长久保存价值。②其他主体制作的事务性文件，保存价值较低。参见P32-33二、档案内容标准从档案所记载的事实、现象、数据、经验、结论等方面来判断档案的价值。1、档案所载内容越重要越有保存价值（1）反映法律事务中的重大事件、办事程序和主要问题的材料必须保存；（2）记载主要职能、业务活动的文件较重要（3）能反映法律事务活动全貌的文件保存价值较高2、档案所载内容越有独特性越有保存价值（1）有本机关、本系统特色的档案应特别重视（2）反映本机关处理特殊法律事务与个案、取得特殊成果或本机关创新工作的档案较重要；3、档案内容的时效性对档案价值也有重要影响三、档案形式特征标准根据档案的形式特征即名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等来判断档案的价值。1、文件的名称。（1）决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等价值较高；（2）通知、简报、来往函件等价值较低。2、文件形成时间。具有历史考证价值的法律档案产生的时间越早越珍贵3、文本。正本价值较高，副本、草稿等价值较低四、相对价值标准1、档案的完整程度。（1）档案比较完整，可正常判断档案的价值。（2）档案不完整，相对延长某些档案的保管期限。2、档案内容的可替代程度。（1）文件内容已被其他更重要的文件所包容，其价值可从严判定；（2）文件独立地反映了一个方面的问题，别无其他材料，那么这份文件的价值就相对提高。第三节法律档案保管期限表一、法律档案保管期限表概念与作用（一）定义：用表册形式列举法律档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性文件。（二）作用：1、保证鉴定工作的质量与提高鉴定工作的效率。2、有效地防止任意销毁档案。3、便于按不同保管期限组卷。二、档案保管期限表的结构（一）顺序号。档案保管期限表的各条款分类系统排列后编定的流水号（二）条款。一组类型相同的文件的名称或标题。1、要简明确切地概括出一组档案文件的来源、内容相形式。2、每一条款应代表一组有内在联系的价值相同或不同的文件。3、条款文字要简明扼要、准确无误、合乎语法逻辑。4、条款拟制的详略应得当，以适用为原则。（三）保管期限。根据各类文件的保存价值所确定的保存年限。永久保管、定期（长期、短期）保管【参见P43-44】（四）附注。对某些条款及其保管期限所作的必要注释和说明（五）说明。对保管期限表所作的总说明（保管期限表的使用范围、制定保管期限表的依据和指导思想、保管期限表的结构、保管期限的计算方法以及其他有关多项）。三、档案保管期限表的编制步骤（一）准备工作——根据档案保管期限表适用的单位的性质做好调查研究1、调查内容：机关工作的职能范围、任务、组织机构、业务分工及文件的数量、类型等。2、调查方法：可以通过了解反映机关活动的文件和有关资料以及开坐谈会、立卷归档等方法获得。（二）起草工作（三）征求意见和修正草案第四节档案价值鉴定工作一、法律档案价值直接鉴定法（一）含义：通过直接审查文件或档案来鉴定其价值1、根据档案价值鉴定的原则和标准，按照档案的实际情况而非单纯依据期限表判定其价值。2、逐件、逐页地审查档案材料，不是仅仅根据归档文件目录判定文件的价值。（二）直接签定档案一般是以“件”为单位进行。1、若归档文件是不同价值的组合体，则依其中最重要的文件的价值确定归档文件的保管期限；2、若重要归档文件中发现个别无须继续保存的档案，而以“件”为单位的文件已装订完毕的，则不必拣出来销毁；3、如果在需要销毁的归档文件中发现个别重要档案，则须将其取出另行保存，其他档案按照程序予以销毁。三、档案鉴定工作的开展（一）程序1、在机关文件归档时确定归档范围。2、对归档文件确定保管期限。3、到一定年限时进行档案价值复审。（二）具体操作：一般由机关档案室会同文书部门、业务部门共同进行的。1、共同制定档案保管期限表并经领导批准2、各部门据档案保管期限表进行档案价值鉴定工作，在每年需要归档的案卷的封面上注明其保管期限。3、待案卷归档时，档案室在检查案卷质量并检查其保管期限划分是否准确。4、每年或每隔数年由档案室负责将保管期满的档案拣出，经审阅，认定无须继续保存的，即可销毁。三、档案的销毁（一）档案销毁清册（二）审批手续（三）监销制度1、须指派两人以上的专人进行监销。2、监销人须在销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁日期，并由监销人签字。