电子档案的形成与归档

2020年2月25日7时3分12020年2月25日7时3分2电子档案的形成及归档1.电子档案的产生2.电子文件的特性3.电子文件归档的组织管理4.电子文件的收集与积累5.电子文件的整理与归档6.电子文件的鉴定工作7.电子文件使用的载体与归档载体的推荐8.电子档案的保存与维护9.电子档案的利用与管理10.保证电子文件信息安全的技术措施11.保证电子文件信息安全的管理措施12.管理电子档案的设备配置19:03:1831.电子档案的形成1.1电子计算机的诞生及发展为电子档案的形成创造了先决的技术条件。1.2电子计算机的广泛应用，办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业的飞速发展，是形成电子档案的源动力。2020年2月25日7时3分42.电子文件的特性2.1电子文件是数字化信息技术的产物。2.2电子文件对设备的依赖性。2.3电子文件载体的非直读性。2.4电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。2.5电子文件信息与载体的相分离性。2020年2月25日7时3分52.1电子文件是数字化信息技术的产物电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件形态只不过是电子文件的某种输出形式而已。而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。2020年2月25日7时3分62.2电子文件对设备的依赖性电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。其对设备依赖性主要体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。例如电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。2020年2月25日7时3分72.3电子文件载体的非直读性电子文件的非直读性体现在很多方面。一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨，何况磁载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本不可能看到。此外载体上的信息记录密度极大，例如一张容量可达600MB一4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。即使在高倍显微镜下可以看见光盘上的记录痕迹，也不可能读懂那些小点表示什么。另外，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取其内容。以上种种因素均决定了电子文件载体的非直读性。2020年2月25日7时3分82.4电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性（一）电子文件的信息物理结构和逻辑结构往往是不一致的。同一份电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以存放在不同的载体上，而不影响其正常地显示输出。在电子文件信息的处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。电子文件的逻辑结构通常也需要专门的信息予以描述，当然这些信息可能是隐含的，无特殊需要而不显示出来。正是由于这种原因，电子文件的物理结构和逻辑结构之间关系是很复杂的。在电子文件归档时，如何保持其物理结构和逻辑结构的复杂关系，是保证电子文件不被破坏而必须注意的关键问题之一。2020年2月25日7时3分92.4电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性（二）电子文件的这种元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌。此外，纸质文阵由于在传递和处理过程中离不开行政部门的实际往来和人工办理各种手续，则其生成和运作的背景信息也就自然地记录在文件上了。电子文件的运作往往是在网络上进于的，操作者互不见面,体现行政背景关系的信息可能存放在其他地方。如不特意提供或补充这些元数据或背景信息，就可能给电子文件的运作和归档带来问题。2020年2月25日7时3分102.5电子文件信息与载体的相分离性电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化。同样，还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，只是在需要时才临时把文件装配起来。这些情况，不仅造成电子文件与载体的分离性，也使长期处于共享计算机网络资源环境的使用者淡漠了对电子文件存储于哪台计算机、哪个载体以及什么位置的关心。这个特征给电子文冲的保管带来许多新的问题，处理不好，会直接影响其真实性、完整性和可靠性。2020年2月25日7时3分112.5电子文件信息与载体的相分离性文字、图形、声音、影像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，这就造成了电子文件的多媒体集成性，使得电子文件的信息形态及其组成要比纸质文件等复杂得多。例如不同的载体往往适合存储不同种类媒体的信息，就会造成同一份电子文件中的文、图、声、像在存储时的载体分离现象。如果脱机保管，就可能造成混乱，甚至破坏电子文件的完整性。2020年2月25日7时3分123.电子文件归档的组织管理3.1加强电子文件归档的组织领导。3.2明确电子文件归档的工作程序、内容和要求。3.3要采取措施，保证电子文件归档的质量要求。2020年2月25日7时3分133.1加强电子文件归档的组织领导从电子文件的形成到归档，跨跃了多个部门。这些部门往往通过电子计算机网络联成一个有机的整体，有时工作互有交错，职责界界限难以区分清楚。所以，应加强组织管理，由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或专人负责。2020年2月25日7时3分143.2明确电子文件归档的工作程序、内容和要求电子文件的归档，应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效地保证归档的电子文件的真实性、完整性；有利于归档工作的全过程管理；有利于较好地执行有关的规范或标准。一般来说，电子文件的归档工作程序包括：一是电子文件形成签署、审批；二是收集积累；三是编制目录；四是整理需归档的电子文件；五是鉴定归档的电子文件，确定归档电子文件的档案属性；六是检测归档的电子文件；七是编制归档说明；八是存入磁、光介质（含压缩归档等方式）；九是复制备份；十是确定载体标识。2020年2月25日7时3分153.3要采取措施，保证电子文件归档的质量要求归档工作是由文件管理转换为档案管理的基础，它的质量关系到整个档案管理水平，因此必须有质量控制措施，以保证这项工作的正常进行。应当搞好档案部门和电子文件形成单位的协调工作，使电子文件管理和电子档案管理形成一个有机的整体，避免相互推诿扯皮。考虑电子文件产生的环境不尽相同，把归档工作“纳入有关管理制度”、“纳入有关人员的职责范围”，从根本上保证电子文件的形成与归档工作不脱节。要严格电子文件归档的检查、检测程序和制度等。2020年2月25日7时3分164.电子文件的收集与积累4.1电子文件收集积累的重要性。4.2电子文件的收集积累范围，按照国家有关规定执行。4.3电子文件的收集积累方法。2020年2月25日7时3分174.1电子文件收集积累的重要性电子文件的形成到电子文件的归档有一段时间间隔，在这一段时间内，电子文件有被更改的可能，而且修改可做到不留一点痕迹。因此，为保证归档的电子文件的真实性，电子文件的收集积累工作必须从电子文件形成阶段就开始。2020年2月25日7时3分184.2电子文件的收集积累范围，按照国家有关规定执行对于起辅助作用或正式作用的电子文件，则应及时收集积累，并与其相应的纸质文件建立标识关系。尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。与纸质文件不同，电子文件的读取、还原，离不开其生成的技术设备条件、相关软件和元数据，所以电子文件收集、积累还必须包括这些内容。2020年2月25日7时3分194.3电子文件的收集积累方法电子文件的收集积累往往是在计算机网络系统上进行，由于记录系统有自动记录的功能，可用它来记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等。用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。2020年2月25日7时3分205.电子文件的整理与归档1.电子文件的整理。2.电子文件的归档。(1)确定电子文件的归档范围(2)明确归档时间。(3)归档份数。(4)对电子文件归档的要求，(5)归档方法。2020年2月25日7时3分216.电子文件的鉴定工作（一）电子文件的归档鉴定工作，是指鉴别档案的价值，确定其保管期限，并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件，并予以销毁。也可以说，是保证归档电子文件准确、完整、系统，确定档案属性的工作。2020年2月25日7时3分226.电子文件的鉴定工作（二）电子文件的鉴定内容，主要体现在两个方面：一是归档电子文件的原始性、准确性、完整性。即是否是形成时的，或通过审批更改的电子文件；是否是产品定型技术状态或经过事务处理并有结果的电子文件，是否是组成完整的系统的电子文件。二是确定电子文件的价值和保管期限。这主要取决于电子文件内容所含信息的价值及社会对它的需要，要根据国家关于档案保管期限表确定其保管期限。2020年2月25日7时3分237.电子文件使用的载体及归档载体的推荐1、电子文件使用的载体介绍。随着电子计算机技术的发展，信息数字化记录技术也在不断地发展。目前，信息数字化记录载本育磁性、光学性和磁光性等类型。2、电子文件归档应选择记录载体。选择载体的依据是：（1）尽量选择有国际和国家标准的载体；（2）有发展前途的，其使用的软硬件应有多个供应渠道；（3）载体内在性能稳定。耐久性得到公认；（4）能较方便地进行保护；（5）载体及其记录所必备的软硬件，价格便宜并为用户所能接受；（6）能较容易地检测出载体的质变现象，以便能在载体变化之前将文件复制到新的载体上。2020年2月25日7时3分248.电子档案的保存与维护1.要保证电子档案载体物理上的安全。2.要保证电子档案内容逻辑上的准确。3.要保证电子档案的原始性。4.要保证电子档案的可理解性。5.要对电子档案载体进行有效的检测与维护。2020年2月25日7时3分258.1要保证电子档案载体物理上的安全电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。2020年2月25日7时3分268.2要保证电子档案内容逻辑上的准确电子档案来自各个方面，往往是在不同的电子计算机系统上形成的，且在内容的格式编徘上也不尽一致，这种在技术和形式上的差异，必然导致在以后还原时，所采用的技术与方法的不同。因此，除对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术加以转换。2020年2月25日7时3分278.3要保证电子档案的原始性对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示。可采用以下三种方法：一是保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起，恢复时，使之按本来的面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品，因为这是最为稳妥的永久保存方法。2020年2月25日7时3分288.4要保证电子档案的可理解性对一份电子档案的内容来说，常常有不被人完全理解的情况。为了使人们能够完全理解一份电子档案，就需要保存与档案内容相关的信息。这些信息应包括：元数据；物理结构与逻辑结构的关系；相关的电子档案名称、存储位置及相互关系；与电子档案内容相关的背景信息等。2020年2月25日7时3分298.5要对电子档案载体进行有效的检测与维护电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。