深圳市民营企业档案管理办法

深圳市民营企业档案管理工作指南发布时间：2008-5-817:19:00来源：（深圳市档案局2008年5月7日印发深档字[2008]46号）第一条为了引导我市民营企业规范档案管理，有效保护和利用档案信息资源，根据《中华人民共和国档案法》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》和国家有关民营企业的法律、法规，制定本指南。第二条本指南所称的民营企业档案是指民营企业在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的，对企业具有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式、不同载体的原始记录。第三条民营企业档案属企业所有，受国家法律保护，但其中对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，民营企业应当按照有关规定妥善保管。民营企业及其工作人员都有保护本企业档案的义务。企业工作人员在职务活动中形成的档案，其所有权属于企业。第四条民营企业档案工作的管理体制由企业自行确定。一般以统一管理、分级负责为宜，即：企业总部确定相关部门和人员统一负责本企业的档案管理工作，企业各部门或者各下属企业配备相应人员负责各自的文件材料积累、归档和档案管理、移交工作；企业总部档案管理部门或者档案管理人员，对本企业各部门或者各下属企业履行监督、指导职责，并根据实际对档案实行集中保管或者集中与分散相结合保管的方式。第五条民营企业宜根据需要建立本企业的档案管理规章制度，包括各类文件材料收集、整理、归档、保管、保密、借阅和鉴定销毁等方面的规定，逐步实现档案管理的规范化和制度化。第六条市、区档案行政管理部门应当根据民营企业的要求，为其提供档案法律法规咨询、业务指导、专业知识培训等服务。第七条民营企业档案的收集管理范围主要包括：（一）企业设立和资产、产权变动等方面的文件材料；（二）股东大会、董事会、监事会和职代会形成的文件材料；（三）财务管理中产生的各种会计凭证、会计账簿、财务报告等；（四）劳动工资、人事、法律、行政事务管理方面的文件材料；（五）科学技术研究开发及技术引进、转让方面的文件材料;（六）产品生产及生产技术管理方面的文件材料；（七）质量管理、目标管理方面的文件材料；（八）知识产权和商业秘密方面的文件材料：（九）企业信用、形象宣传、企业文化建设方面的文件材料；（十）物资供应、营销管理方面的文件材料；（十一）仪器、设备方面的文件材料；（十二）境外项目管理方面的文件材料；（十三）基建项目方面的文件材料；（十四）教育培训方面的文件材料；（十五）工会等群众组织形成的文件材料；（十六）其他具有利用和保存价值的文件材料。第八条高新技术企业宜重点收集、管理科技研发、技术改造、技术引进、技术专利、技术转让、科技成果产业化等方面的文件材料。现代物流企业宜重点收集、管理商务网络建设、仓储合同、运输调度计划、货运合同、物资调配等方面的文件材料。房地产企业宜重点收集、管理建设用地规划许可、建筑施工记录、建设工程竣工验收、工程评优、安全生产、房屋买卖、售后服务、客户信息和建筑新工艺新技术、新型建筑材料应用等方面的文件材料。第九条民营企业各部门形成的文件材料，应当按照规定向本企业档案管理部门或者档案管理人员移交，企业各部门和工作人员不得拒绝归档或者据为己有。企业制发文件时应当尽量使用耐久性好的载体和字迹材料，避免使用复写纸、热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等。归档保存的文件材料应当为原件或者具有凭证作用，并保持其原貌。第十条民营企业各部门形成的管理性文件材料，一般宜在办理完毕后的第二年上半年归档。科技研究、产品开发、基建项目文件在项目结束后三个月内归档，周期长的项目可以分阶段归档。设备仪器和引进技术项目文件在开箱验收或者接收登记后归档。其他文件材料可以随时归档。第十一条民营企业文件材料的形成、积累、收集、整理和归档工作宜列入生产、技术、经营等各项管理程序，列入企业有关部门和人员的职责范围。第十二条民营企业工作人员调动、离岗时，应当将属于企业的文件、档案移交给企业档案管理部门或者档案管理人员。第十三条民营企业可以参照国家和本市有关档案管理的规范和标准整理档案。永久保存的文件材料，宜实行电子文件和纸质文件同步归档管理。第十四条民营企业宜配备适合档案安全保管的库房和设施设备。暂不具备档案安全保管条件的企业，可以委托市档案馆或者具备资质的档案中介机构代管或者寄存。第十五条民营企业宜根据档案的实际价值，确定档案的保管期限。除国家有明确规定的以外，具有长远查考利用和研究价值的档案宜永久保存，在一定时期内有查考利用价值的可以定期保存30年或者10年。第十六条对不需要归档的文件和保管期满、经鉴定无保存价值的档案，按照本企业规定，经过董事会或者企业法定代表人审批后可以销毁。其中，会计档案的鉴定销毁按《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》的有关规定办理。第十七条民营企业可以委托依法设立的档案中介机构进行档案业务咨询或者档案整理、保管、缩微、数字化、消毒、修复、软件开发等服务。档案中介机构应当严格遵守委托人的保密规定，不得擅自将档案信息向社会公开或者提供他人利用。第十八条档案信息开发利用是民营企业档案管理的重要工作，应当重点服务于维护本企业合法权益、改善经营管理以及提高本企业产品质量、市场竞争力和经济效益。民营企业档案的开发与提供利用，应当执行本企业的档案利用和保密制度，防止失泄密。第十九条民营企业可以本着自愿的原则，在保证企业商业、技术秘密不受损害的前提下，建立健全同行业档案信息资源共享机制。第二十条民营企业有权公布、转让、出售、赠送其档案，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。第二十一条鼓励民营企业向市、区档案馆捐赠档案。民营企业向档案馆捐赠具有重要保存价值档案的，有关部门应当给予奖励。第二十二条经协商同意，市、区档案馆可以将具有代表性的民营企业的档案列入进馆范围。企业档案工作规范发布时间：2010-10-1115:30:01来源：本站DA／T42—2009(国家档案局2009年11月2日发布，2010年1月1日实施)1范围本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB／T9705文书档案案卷格式GB／T11821照片档案管理规范GB／T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB／T17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB／T18894电子文件归档与管理规范DA／T1档案工作基本术语DA／T12全宗卷规范DA／T13档号编制规则DA／T15磁性载体档案管理与保护规范DA／T22归档文件整理规则DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T31纸质档案数字化技术规范DA/T32公务电子邮件归档与管理规则DA/T43缩微胶片档案数字化技术规范JGJ25档案馆建筑设计规范ISO15489.1信息与文献一文件管理：通则IS015489.2信息与文献一文件管理：指南3术语和定义DA／T1—2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。3.1企业档案businessrecords企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。3.2企业档案工作businessrecordsmanagement企业履行档案管理职责的行为和活动。3.3电子档案electronicrecords具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。3.4档案信息化archivalinformationization运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。4档案工作总则4.1企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。4.2企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。4.3企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。4.4企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。5档案工作组织5.1组织系统建设5.1.1档案工作领导企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。5.1.2档案机构设置企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。5.1.3档案人员配备企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。5.1.4档案工作体系企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。5.2企业管理职责5.2.1企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。5.2.2企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。5.2.3企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。5.2.4企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字[1998]6号文件的要求进行，其他企业可参照。5.2.5企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。5.3企业部门职责5.3.1企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。5.3.2企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。5.3.3专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。5.3.4企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO15489.1第七章、ISO15489.2和档发[2002]5号文件要求。5.4档案部门职责5.4.1统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。5.4.2负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。5.4.3指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。5.4.4监督、指导、检查企业所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作。5.4.5依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。5.5档案人员要求5.5.1档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。5.5.2档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。5.5.3档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。5.5.4档案人员应定期接受档案业务培训。6档案工作制度6.1工作规章6.1.1明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。6.1.2制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。6.1.3建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。6.1.4制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和