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如何做好办文工作广西分公司办公室2010年3月第一节公文的定义第二节公文的体式第三节公文的写作第四节公文的流转（一）公文的概念公文的定义公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料,是办理公务的重要工具。公司在经营管理过程中形成的，旨在传达国家、行业以及公司的方针政策，颁布规章制度，实施行政措施和经营管理行为，请示和答复问题，指导、部署和商洽工作，报告情况，交流经验，记载活动的具体行政效力和规范体式的公务文书。（《太平人寿公文管理规定》）（二）公文的性质公文的性质概念权威性由法定的作者制成和发布；不得任意更改、解释、否定；是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据公务性是指以组织名义或组织领导人、法人名义发文，其内容是组织的公务工作和活动实用性是指公文的内容对组织贯彻决策、推行管理、落实事项有实际使用价值，起实际作用规范性是指在组织往来中有约定俗成的行文语言、成文格式、文种要求等公文的性质概念政治性是代表本单位行使职权，集中体现本单位的根本利益职权性实施管理职能。其制作的公文，所管辖的范围内，具有法定效力政策性是其制发单位所管辖的各级各类组织的办事依据。本身既在传达党和政府的方针、政策，又在贯彻、执行方针、政策工具性公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具传播性是信息的载体续表（三）公文的作用领导和指导作用行为规范作用传递信息作用公文联系作用凭证记载作用（四）公文的分类划分方式种类公文的来源对外文件、收来文件、内部文件公文的行文关系上行文、平行文、下行文公文的秘密程度和阅读范围秘密文件、普通文件、公布文件公文的制发机关的性质和公文作用法规文件（分为法律文件、法令文件、行政法规文件）、行政文件、党的文件公文内容的性质和特点指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文常见的划分方式划分方式种类文件的缓急程度特急件和急件文件的使用范围通用文件、专用文件和技术文件文件的发送目的主送件、抄送件和批转件、转发件文件的处理要求急件和平件。急件又可分为需办文件(办件)和参阅文件(阅件)等（五）公文的种类及发文类型公文的种类即文种，是为概括表明文件的特性与使用范围而赋予每种文件的固定的、独特的、规范化的名称。其作用：体现公文性质反映行文方向表达行文目的要求揭示公文特点的作用法定文种我司使用的文种命令（令）、公告、通告、议案、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要决定、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要第一节公文的定义第二节公文的体式第三节公文的写作第四节公文的流转发文类型适用范围文种太平寿桂适用于分公司向上级部门请示、报告工作报告、请示太平寿桂发分公司转发文件、向分支机构布置工作等决定、通知太平寿桂人分公司发布干部职务任免以及人事调整方面通知太平寿桂复分公司批复分支机构的请示事项批复太平寿桂函分公司同不相隶属的机构之间商洽工作、答复问题、通知有关事项、对有关事项提出处理意见函记载、传达会议情况和议定事项会议纪要第二节公文的体式公文的结构公文的格式《国家行政机关公文处理办法》严格规定了行政机关的公文体式，行政机关的公文应严格依法行文。公司公文与其保持一致，力求庄重规范，也形成了相应的体式要求。公文的体式由以下四部分组成：二、公文的格式规范化标准化表格（模块）化公文用纸页边及版心尺寸缩略图37MM±1MM28MM±1MM字体字号位置备注范例发文字号仿宋体3号居左空1字年份用全称,用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，不加“第”字签发人仿宋体3号平行排列于发文字号右侧签发人：签发人姓名楷体3号居右空1字某某某公文标题宋体小２号居中可分一行或多行关于春节放假的通知公文正文仿宋体3号字体字号位置备注范例附件仿宋体3号正文下空1行左空2字“附件”二字后标全角冒号和名称；附件与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标序号；若不能一起装订，则在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）附件：1.2.成文日期仿宋体3号单一机关发文时，右空4字；联合行文时将成文日期拉开，左右各空7字。年、月、日应标全；“零”写为“○”二○○六年四月十八日字体字号位置备注范例主题词黑体3号居左顶格后标全角冒号主题词：主题词词目宋体小3号词目之间空1字抄送机关仿宋体3号主题词下1行，左右各空1字回行与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号拟稿和校对仿宋体3号无抄送机关在主题词之下，左右空1字后标全角冒号字体字号位置备注范例印发机关、印发日期仿宋体3号无抄送机关在主题词之下，左右各空1字页码白体阿拉伯数字4号半角版心下边缘之下一行，单页码居右空1字，双页码居左空1字数字左右各一条4号一字线—1—第一节公文的定义第二节公文的体式第三节公文的写作第四节公文的流转公文语体平实：多用叙事、说明、议论，少用或不用描写、渲染夸张等手法。明确：语言要求清楚明白、准确无误简要：简洁、扼要，没有冗言赘语，用最少的字表达最丰富的内容。得体：文种、用语、语气得体程式：标题用语、开头用语、表述用语、结束用语立意炼旨“意犹帅也”一文一旨态度明朗、观点明确开门见山，直接叙事，不事曲笔，不含蓄委婉，直接、明白无误地把观点告诉受文者。遣词造句根据不同需要，选用专业术语，体现庄重语体风格排斥口语词和方言词不滥用成略语一般不用语气词、感叹词，描绘性、形象性的词语。（1）使用规范的书面语言，以使行文庄重，忌用口语；例：年份一般不要简写。例如，‘2005年’，不得写成‘05年’；年月日之间，一般写作“2005年7月16日”，不应使用“2005.7.16.”以及类似的写法。（2）适当的使用文言词语兹、悉、拟、系、鉴例：他承担错误责任而提出辞去**职务——引咎辞职（3）广泛使用公文专用语开端用语：根据、遵照、为了、兹因、关于；称谓用语：本（公司）、贵（公司）、该（公司）；企复用语：请批示、希、盼、拟请、切盼；承启用语：为此，特作如下通知；提出如下意见等；表态用语：照办、同意、可行、不宜、不可征询用语：当否、妥否、可否，等等结尾用语：为要、为盼、为荷、特此函达期请用语:请遵照、请查照（4）经常使用介词结构表目的、原因：为了、由于等表对象、范围：对于、关于、将、除了等表依据、方式：根据、依据、按照、随着、遵照、通过等表时间、处所：在、于、从、自结构层次序数第一层为“一、”；第二层为“（一）”；第三层为“1.”；第四层为“（1）”。注意：公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均应使用阿拉伯数字。一方面使用方便，便于计算机输入，另一方面也便于认知和读写。标序号时：“第一”、“其次”后面，用逗号。“一”、“二”后面，用顿号。“1”、“2”和“Ａ”、“Ｂ”后面用墨点“.”。序号如加括号，后面不得加逗号、顿号。第一节公文的定义第二节公文的体式第三节公文的写作第四节公文的流转第四节公文的流转发文流程收文流程公文的收发传递处理工作是办文的重要工作之一，是公司协调运转的基础。公司的文件流转在OA系统内完成，其流程以OA系统设定的流程为准。公文处理的要求：A1.准确无误2.讲究时效3.安全保密4.统一管理准确无误：是指公文在办理阶段的各个环节上，在内容、方向、方式及其结果方面，应完全符合行文制度和实际情况。准确是对公文办理的首要的、基本的要求，是对公文办理的质量要求。不准确，出现差错、漏洞和失误，不仅会影响办文的质量，而且会影响整个公司工作，有损于公司形象。讲究时效：公文的办理要及时迅速，讲究时效。这是对办文的效率要求，也是实现工作高效化的重要条件之一。要加快公文办理的速度，一要强化时间观念，二要缩短公文的运转周期，三要简化办文程序。安全保密：公文办理的安全保密有两层含义；一是要保证所经办的文件完整无缺、无损，做到不丢失、不损坏，这就是安全的意思；二是要严格遵守公文管理的保密规定，做到不泄密、不失密，这就是保密的意思。安全和保密是相互关联的。统一管理：公文的办理，包括公文的流转和保管，都必须由办公室集中统一管理。如果不统一，容易造成文件丢失、漏办、积压、脱节、混乱，直至造成重大失误。要实现公文办理的集中与统一，必须做到管理统一于办公室。一、发文的处理程序发文，是指单位文书部门根据工作需要向内或外发出文件材料,包括本单位制发、转发的文件材料等。在日常生活中，主要按以下程序进行。草拟审核会签复核分管领导审批签发制作一校二校用印缮印及分发归档发文流程二、收文的处理程序凡是由外单位送给本单位的文件，统称为收文。登记拟办批示承办或传阅归档收文流程谢谢大家！