办公软件Excel 2003应用技巧介绍

济南二机床集团有限公司办公软件Excel2003应用技巧介绍机械设计一室：刘军海济南二机床集团有限公司格式编辑公式与函数图表编辑济南二机床集团有限公司先选择任意一单元格，按下Shift键的同时再选定另一单元格，即可选中两单元格所包含的所有单元格。单击“全选按钮”（工作表区域最左上角单元格）即可选中所有单元格。1.选取全部单元格区域2.选取有效单元格区域格式编辑济南二机床集团有限公司3.快捷键格式编辑单元格格式化设置：Ctrl+1插入行或列：Ctrl+“+”（笔记本:Ctrl+Shift+“+”）删除行或列：Ctrl+“-”济南二机床集团有限公司有时公式的测试需要在同一单元格中输入多次不同的数，习惯操作是按Enter键，单元格会自动跳到下一个单元格中。若按“Ctrl+Enter”组合键，即可避免此类问题，既能查看结果，当前单元格也仍为活动单元格。4.每次选定同一单元格格式编辑济南二机床集团有限公司回车键也有粘贴功能，当复制的区域还有闪动的复制边框标记时(虚线框)，按下回车键可以实现粘贴功能。5.回车键的粘贴功能格式编辑济南二机床集团有限公司格式编辑为了便于记忆和查找，双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，即可输入新的名称。右键工作表标签，选择“工作表标签颜色”，即可对工作表添加颜色。6.工作表命名及添加颜色济南二机床集团有限公司单击边框命令下拉命令中的“绘图边框”，即可绘制出斜线；在单元格格式中，选择边框中带斜线的命令。7.绘制斜线表头格式编辑济南二机床集团有限公司Word表格中的内容可直接复制粘贴到Excel工作表中，即使更改单元格格式也无法变回数字样式。更改方法：在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，就会发现它们都变为数字样式了。8.巧变文本为数字格式编辑济南二机床集团有限公司以身份证号码的录入为例，输入后系统会将其转为科学计数的格式。解决方法1：提前将该单元格格式设置成“文本”；解决办法2：在数值的前面加上一个小“’”（注意:’必须是在英文状态下输入）。9.巧妙输入位数较多的数字格式编辑济南二机床集团有限公司自动：需要提前设置单元格格式对话框中，对齐→自动换行；强制：对格式没有设置的情况下，按组合键“Alt+Enter”。10.在一个单元格中显示多行文字格式编辑济南二机床集团有限公司双击表格行与行或列与列之间的调整线，单元格将按单元格大小显示内容。11.满框显示内容格式编辑济南二机床集团有限公司要输入一些很有规律的数据，如学历(中专、大专、本科、硕士、博士)，职称(助理工程师、工程师、高级工程师)等，我们希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。12.选用下拉列表快速输入数据格式编辑济南二机床集团有限公司选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，如“技术员,助理工程师,工程师,高级工程师”，此处“,”是在英文输入状态下输入的逗号，并确保复选框“提供下拉箭头”被选中，单击“确定”按钮。具体方法为:格式编辑济南二机床集团有限公司选中要进行转换的单元格区域，然后按住Shift键，单击“编辑→复制图片”命令，在弹出的“复制图片”对话框中，可选择“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式，如果选择“如屏幕所示”，还可以进一步选择“图片”和“位图”两种格式。13.单元格转换成图片形式插入Word中格式编辑济南二机床集团有限公司编辑→填充→序列，可以修改步长值；使用公式进行自动填充。14.修改自动填充步长格式编辑济南二机床集团有限公司15.自动筛选“数据”→“筛选”→“自动筛选”；选中要添加下拉列表的区域，右键选择创建列表；二者实现功能完全相同16.行列快速转换选择并复制要转换的行，选择“编辑”→“选择性粘贴”→“转置”。格式编辑济南二机床集团有限公司17.时间运算(DAY(SUM(A1:A10))*24+HOUR(SUM(A1:A10)))&:&MINUTE(SUM(A1:A10))=TEXT(SUM(A1:A100),[H]:MM)时间相减，通常会出现1900的字样，可通过设置单元格格式改变结果显示。格式编辑济南二机床集团有限公司18.冻结和拆分窗格格式编辑济南二机床集团有限公司格式编辑济南二机床集团有限公司19.窗口重排首先单击“窗口”→“新建窗口”，根据需增加新建窗口的数目（如果想并排展示三个窗口，需新建两个窗口），然后单击“窗口”→“重排窗口”，选择“排列方式（水平并排或垂直并排）”。格式编辑济南二机床集团有限公司20.排序一般排序：演示文档中，要对语文成绩进行排序，可在语文成绩这列中单击任一单元格。然后单击工具栏中的升序或降序按钮，可完成排序。注意：若把排序的一列全部选中后再使用上面的操作，将弹出排序警告，询问“扩展选定区域”还是“以当前选定区域排序”，Excel默认是将“扩展选定区域”，若选择“以当前选定区域排序”，排序将只发生在这一列中，其它列的数据排列将保持不变，这就破坏了数据。格式编辑济南二机床集团有限公司菜单排序：表格中如有表头，且有合并单元格的存在，再用一般的排序方法排序，会提示不能成功。如果对这样的表格排序，可选中要排序的所有数据，包括标题行(学号、姓名等所在的行)，然后单击“数据/排序”菜单。可将表头处加一行，即将表头和表格分离开，再使用一般排序即可排序成功。格式编辑济南二机床集团有限公司自定义排序在这个成绩表中，如果我们想按职务这列排序，如先后顺序是:班长、副班长、团委书记、学习委员、学生，以上方法都不能解决。1.在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“自定义序列”选项。2.在右侧的输入序列框中依次输入团委书记、班长、副班长、学习委员、学生，然后单击“确定”。3.选中排序的数据，在“数据”菜单上单击“排序”，在“主要关键字”框中，单击需要排序的列，如职务。4.单击“选项”按钮。在“自定义排序次序”之下，单击创建的自定义列表。单击“团委书记、班长、副班长、学习委员、学生”(图4)，确定。格式编辑济南二机床集团有限公司21.条件格式格式编辑济南二机床集团有限公司在sheet2中插入图表，可调用sheet1工作表中的数据单元。（插入→图表（图表类型）→数据区域（选择sheet1中数据单元））。图表编辑1.不同工作表间插入图表济南二机床集团有限公司首先要选定图表中的这个数据系列，按右键弹出快捷莱单，单击“数据系列格式→坐标轴”命令，选择“次坐标轴”选项。2.对度量不同的数据系列使用不同坐标轴图表编辑济南二机床集团有限公司右键单击图表区域，可修改“图标区格式”、“图表类型”，在图表选项中可添加“图表标题”、“坐标轴名称”等；右键选择“源数据”，可修改序列名称。右键单击工具栏中的任意位置，在出现的快捷菜单中选择“图表”，即可激活图表工具栏，进行图表编辑，图标工具栏左侧的下拉列表，从该下拉列表中选取的任何项目，也就等于在当前图表中选取了那个项目。3.图表区域编辑及元素选取图表编辑济南二机床集团有限公司函数应用MAXMIN求取行或列中的最大值求取行或列中的最小值TEXTa1=5，b1输出0.5b1=text(a1/10,0.0)济南二机床集团有限公司AVERAGESUM求一行、一列或多行多列的和求一行、一列或多行多列的平均值函数应用济南二机床集团有限公司IFIF(logical_test,value_if_true,value_if_false)Logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。Value_if_true表示logical_test为TRUE时返回的值。Value_if_false表示logical_test为FALSE时返回的值。函数应用济南二机床集团有限公司IF嵌套=IF(A1=0.5,A1*2,IF(AND(A10.5,A1=1),A1*3,A1*5))以上函数意思为：如果A1单元格中数值小于0.5，则输出单元格中输出A1的两倍数值，如果A1单元格中数值大于0.5小于1，则输出单元格中输出A1的三倍数值，否则，输出单元格中输出A1的五倍数值。函数应用济南二机床集团有限公司TODAYNOW=TODAY(),返回当前日期函数应用返回当前日期和时间