办公软件培训教材(一)

Excel培训开头语Excel是微软公司出品的表格处理软件。Excel有以下几个方面的应用：数值计算：创建、分析、实施你能想到的任意类型的数据分析。创建图表：创建多种图表。组织列表：使用行-列的形式高效的存储列表。访问其他数据：从多种数据源导入数据自动化复杂的任务：通过使用Excel的宏功能只需单击鼠标一次就可以执行一个非常复杂的任务。目的Excel的初学者，通过本次培训可以：了解Excel的各组成部分学会输入和编辑数据对数据进行简单的处理标准化，格式化，美化你的Excel文件学会打印文件长期使用Excel的，通过本次培训可以：巩固Excel的基础操作美化文件和表格简化操作步骤内容1.认识Excel2.定制个性化Excel3.编辑和美化工作表4.对工作簿和工作表的操作5.简单数据处理6.公式与函数7.图表8.打印1.Excel简介---认识Excel标题栏菜单栏“格式”工具栏“常用”工具栏名称框编辑栏工作表拆分框列标行标状态栏工作表标签表标签拆分框工作表拆分框活动单元格窗口组成认识Excel窗口。Excel文件的基本组成元素工作簿和工作表在Excel中每一个文件叫做一个工作簿，每个文件里面可以包含多个工作表。一个工作表是一张256*65536的大表格。可以对工作表进行加页、减页以及复制、移动等操作。单元格单元格是Excel的最基础元素。一个单元格由其地址来识别。例如，单元格D12就是地址为第4列和第12行的单元格。我们只能对活动的单元格进行操作。2.外观与功能的调整---制定你的个性化Excel工具栏的设定和移动1.改变工具栏的设置2.改变工具栏内按钮的设置3.浮动菜单与固定菜单的转化3.编辑和美化工作表输入、删除和替换单元格内容输入单元格内容激活单元格后直接输入在编辑栏里直接输入编辑单元格内容双击单元格激活单元格然后单击编辑栏内部，在编辑栏内进行修改删除单元格内容替换单元格内容激活单元格后直接输入新的内容，原有内容即被替换掉每个单元格都可附一个批注，批注可以选择隐藏或显示两种状态插入批注编辑批注删除批注隐藏或显示批注通过使用菜单栏中的“审阅”命令可以对所有批注同时操作。选择区域选择完整的列和行：单击行或列的标题栏；选择区域：按住Ctrl键，由鼠标选择各不连续区域；Shift+目标单元格位置选定区域到目标单元格移动区域复制和粘贴选定需要移动的区域复制（Ctrl+C）或剪切（Ctrl+X）粘贴（Ctrl+V）使用拖放的方式进行移动选择需要移动的区域将鼠标移动到区域的任意边界，当鼠标指针变为四向箭头时，按住左键拖到合适位置；改变列宽和列高隐藏删除行列一次键入，自动填充将鼠标指针放在单元格的右下角，直至出现黑色十字形(+)。1.在填充范围内拖住填充柄。2.拖至目标位置。技巧可以上下左右拖。可以等差序列和等比数列拖，如3，6，9。除了数字形式，可以填写各种类型的Excel列表：星期一、星期二；9:00、10:00；第1季度、第2季度或者1月15日、2月15日。自定义序列。查找与替换1．查找：“编辑””查找”，或者Ctrl+F2.替换：“编辑””替换”，或者Ctrl+H可选参数：区分大小写单元格匹配区分全/半角范围搜索查找范围单元格格式格式就像包装纸，它可能不是完全必须的，但是它会使最终产品更具有吸引力，使他人能够更方便的了解工作表。格式化工具：“格式””单元格”单元格格式主要包括：数字对齐字体边框图案数字数字数值货币日期时间百分比文本自定义单元格数据格式一个单元格可以保存三种类型的数据：数值：数字，货币，时间，日期等文本：任意含有文字的内容公式练习：请输入001请输入12-01选择对齐方式水平对齐垂直对齐文本控制自动换行缩小字体文本方向字体推荐字体中文使用宋体英文使用Arial字形字号颜色特殊效果边框选择显示的边框边框样式边框颜色图案颜色图案操作行和列插入插入单元格插入单行或单列插入多行或多列隐藏行和列改变列宽和列高美化工作表7.工作表标签着色在工作表标签上单击右键，从快捷菜单中选择“工作表标签颜色”命令。8.工作表背景“格式””工作表””背景”9.自动套用格式“格式””自动套用格式“4.对工作簿和工作表的操作窗口的转换在工作簿之间转换：在任务栏中选择目标工作簿，点击激活；单击“窗口”菜单，目前所有打开的Excel工作簿的名称都会出现在下拉菜单中，选择目标工作簿并激活。在工作表之间转换单击目标工作表的标签；插入和删除工作表Excel在新工作簿中自动建立3个工作表(根据设定有所不同)。插入工作表的方法：“插入””工作表”命令；删除工作表的方法：“编辑””删除”；在工作表的标签上单击右键，从快捷菜单中选择“删除”命令；移动或复制工作表根据需要工作表的顺序是可以随时进行改变的。左键点住工作表标签拖到合适的标签位置；点击想要移动的工作表标签，点击右键，从快捷菜单中选择“移动或复制工作表”，弹出下面的对话框，在第一个框内选择要复制到的工作簿，第二框内选择要移动到哪个工作表之前。选择“建立副本”，则移动后仍然保留一份在原位置。工作表的命名方法1：“格式””工作表””重命名”命令；方法2：双击工作表标签；方法3：在工作表标签上单击右键，从快捷菜单中选择“重命名”命令；重排窗口“窗口””重排窗口”当需要频繁的在两个窗口之间转换或者需要将两个窗口进行对比时，我们会选择并排的方式水平并排：将目前所有打开的工作簿水平排列；垂直并排：将目前所有打开的工作簿垂直排列；层叠：将目前所有打开的工作簿垂直排列；平铺+当前活动工作簿的窗口：最大化当前窗口窗口的拆分当表格比较大时，我们往往要同时对比很多不能在同一页面显示的内容。这就要用到窗口的拆分。“窗口””拆分”拆分将窗口分成独立的四部分，每个部分都是独立的一个工作表。可以通过移动拆分线改变拆分的窗口个数和大小。撤销拆分窗口可以点击“取消拆分”，也可以用鼠标将拆分线移到两断。窗口的冻结当表格比较大时，为了浏览方便我们往往要固定某些标题行或列。这就要用到窗口的冻结。“窗口””冻结窗口”选定单元格的左面的列和上面的行被冻结；撤销冻结窗口可以点击“取消冻结”。保护和隐藏工作表当工作表过多或有些工作表不希望被浏览到时我们可以将这些工作表进行隐藏。“格式””工作表””隐藏”“格式””工作表””取消隐藏”保护工作表往往是很重要的，我们可以将Excel工作表设定为保护模式。“工具””保护””保护工作表”。5.简单数据处理排序排序工具：“数据””排序”步骤：选择需要排序的区域；选择的数据区域包含标题则选择“有标题列”，并在第一列选择排序的关键标题；选择的数据区域不包含标题则选择“无标题列”，并在第一列选择排序的关键列；选择升序还是降序；最多可以选择三个排序的关键字。筛选“数据””筛选””自动筛选”如何取消筛选•要取消对某列的筛选，请单击该列旁边的自动筛选箭头，然后单击“（全部）”。•要一次取消全部筛选，请在“数据”菜单上，指向“筛选”，然后单击“全部显示”。•要从列中删除自动筛选箭头，请在“数据”菜单上，指向“筛选”，然后单击“自动筛选”。筛选查看数据是否被筛选状态栏对数据进行筛选后，您将在左下角的状态栏中立即看到筛选结果：“记录:126，共有记录数:2155”或者类似的说明。稍后，这些数字会消失，状态栏上改为显示“‘筛选’模式”。行号您可以通过不连续的行号判断出有些行被隐藏，并且，可见行号会改变颜色来指示这些行被筛选。箭头颜色每个被筛选列中的自动筛选箭头的颜色将改变，以显示该列被筛选。6.公式与函数公式单击要输入数据的单元格以=开头，输入公式回车，ok。算术运算符把一些数据连接起来的算式在Excel里就叫公式例如：3+5×7－8÷2在Excel里，通常用该单元格的地址来表示该单元格的内容例如：A5+B9－C10算术运算符：加+减－乘*除/乘方＾函数函数（函数是预先定义好的内置公式）“插入””函数”。单击要输入数据的单元格以=开头，输入函数。输入相应参数。回车，ok。（1）求和sum如“=sum(c4:e4)”（2）求平均数average（）如“=average(c4:e4)”7.图表图表选择用于绘制图表的数据区域插入----图表选择图表类型确认“数据区域”框中数据范围是否正确在“图表选项”对话框中可以为图表增加标题，增加轴标签在“图表位置“对话框中确定是建立图表工作表还是嵌入图表。确定后，单击完成按钮。8.打印页面设置“文件””页面设置”。页面设置是针对打印的文件进行格式上的调整页面设置包括：页面页边距页眉/页脚工作表页面方向调整比例纸张大小起始页码页边距页边距调整居中方式页眉/页脚页眉和页脚的设置。页眉预览框页眉内容选择页脚内容选择页脚预览框自定义页眉/页脚除了下面提供的快捷方式，任何字母符号都可以直接写在上面。字体页码页数日期时间路径和文件文件标签名插入图片工作表选择打印区域打印标题行打印标题列网格线先行后列，先列后行打印预览打印之前可以先通过打印预览来确定打印是否合适。仅仅为预览的大小，与打印的大小没有关系与页面设置相同点击此项会在下面的预览图中出现页边距的线，通过拖拉可以移到理想的位置关闭预览窗口，回到普通视窗分页预览使用分页预览后，可以更加方便的调整页面设置。“视图””分页预览”。打印打印选择打印机选择打印页数选择打印内容打印份数是否逐份打印