办公软件应用技巧--excel2007

办公软件应用技巧----excel2007EXCEL2007使用技巧Excel表格基本操作技巧Excel数据输入与格式设置技巧在Excel中使用图形和图表的技巧Excel数据分析技巧函数和VBA宏使用技巧Excel打印与其他技巧EXCEL表格基本操作技巧1每次启动Excel都打开固定的工作簿解决方法：把该固定的工作簿另存到C:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\Office12\XLSTART文件夹中说明：用户可以首先设置空白工作簿的格式，然后使用此方法将该工作簿保存到该位置下，以后用户就可以方便的使用自定义的格式制作表格了EXCEL表格基本操作技巧2以合适的比例显示工作簿中的选定区域解决方法1：打开【显示比例】对话框选中【恰好容纳选定区域】解决方法2：【视图】选项卡的【显示比例】组中单击【缩放到选定区域】按钮EXCEL表格基本操作技巧3.在新窗口中打开当前工作簿并比较其中的内容解决方法：在新窗口中打开当前工作簿，然后进行比较步骤：打开要进行比较的工作簿，然后单击【视图】选项卡在【窗口】组中单击【新建窗口】按钮，为当前工作簿打开一个新的窗口单击【并排查看】按钮，使当前工作簿以指定的排列方式并排显示在【窗口】组中单击【同步滚动】按钮，取消选中该按钮可以单击【重排按钮】改变窗口的排列方式EXCEL表格基本操作技巧4.隐藏工作表并保护工作簿解决方法：当工作表中包含重要数据不想让其他人看到时，可以将工作表隐藏起来，然后对工作簿进行保护，以起到加密作用步骤：隐藏工作表保护工作簿【审阅】-》【更改】-》【保护工作簿】-》【保护结构和窗口】，选中【结构】和【窗口】复选框，然后输入密码即可EXCEL表格基本操作技巧5.保护工作表，防止他人更改工作表中的数据解决方法对于一些重要数据，用户可能不希望其他用户随意修改，可以将数据锁定并隐藏其中的公式，然后保护工作表步骤保护工作表中的单元格区域，通过设置单元格格式实现【审阅】-》【更改】-》【保护工作表】，在【取消工作表保护时使用的密码】文本框中输入密码。如果单元格中包含公式，在编辑栏中也不会显示EXCEL表格基本操作技巧6.为工作簿制作备份更保险解决方法在编辑excel时，需要给当前文件做一个备份。但是如果每次都另存的话，比较麻烦。可以为工作簿制作备份步骤【另存为】，单击【工具】-》【常规选项】命令，选中【生成备份文件】复选框，其他选项保持默认设置即可EXCEL表格基本操作技巧7.恢复损坏的Excel文档（四种方法）方法一：使用自动恢复功能步骤：在【excel选项】中，单击【保存】选项，在【保存工作簿】区域中设置自动保存的时间、自动恢复文件位置、默认文件位置当excel遇到突发故障时，重新启动excel后会显示【文档恢复】任务窗格，在文档后单击下拉按钮，在下拉列表中选择【另存为】命令即可恢复文档EXCEL表格基本操作技巧7.恢复损坏的Excel文档方法二：如果文档被损坏无法正常打开，可以使用打开并修复功能对其进行修复步骤：启动excel，打开【打开】对话框在对话框中选择要修复的excel文档，然后单击【打开】下拉按钮，在其下拉列表中选择【打开并修复】命令EXCEL表格基本操作技巧7.恢复损坏的Excel文档方法三：将工作簿另存为SYLK格式，适用于工作簿可以打开但其内容却显示混乱的情况步骤：打开损坏的excel工作簿打开【另存为】对话框在【保存类型】下拉列表中选择【SYLK(符号链接)】选项单击【保存】关闭当前打开的工作簿，打开刚才另存的SYLK工作簿即可EXCEL表格基本操作技巧7.恢复损坏的Excel文档方法四：利用word转换文件格式，用户可以尝试用word打开excel文档步骤：启动word2007，打开要修复的excel文档（.xlsx格式）。如果excel只包含一个工作表，则会自动以表形式载入word；如果文档是由多个工作表组成的，则每次只能打开一个工作表打开后，将损坏的数据删除，然后使用表格转换为文本功能将表格另存为文本文档启动excel，打开该文本文档，根据文本导入向导单击【下一步】按钮，然后将其重新保存即可说明：此方法是利用word直接读取excel文档的功能实现的，该方法在文档头没有损坏、只有内容损坏的情况下比较有效EXCEL表格基本操作技巧8.不用鼠标实现在工作表内快速移动和滚动方法：使用方向键可以向相应的方向移动一个单元格使用【ctrl】+方向键，可以移动到当前数据区域的边缘使用【home】键，可以移动到行首使用【ctrl+home】组合键，可以移动到工作表的开头，即A1单元格使用【ctrl+end】组合键，可以移动到工作表数据区域的最后一个单元格，该单元格位于数据所占用的最右列的最下行中【pagedown】【pageup】键，向下、向上滚动一屏【alt+pagedown】【alt+pageup】组合键，向右、向左滚动一屏EXCEL表格基本操作技巧8.不用鼠标实现在工作表内快速移动和滚动方法：【ctrl+backspace】组合键，可以使工作表向相应的方向滚动，以显示当前单元格【f5】，打开【定位】对话框【shift+f5】或【ctrl+f】组合键，打开【查找和替换】对话框【shift+f4】组合键，可以快速重复上一次的查找操作（相当于单击【查找下一个】按钮）【tab】键，可在受保护的工作表的非锁定单元格之间移动EXCEL表格基本操作技巧9.用快捷键在选定区域内移动方法：【enter】，在选定区域从上往下移动【shift+enter】，在选定区域内从下往上移动【tab】，在选定区域从左向右移动。如果选定单列中的单元格，则向下移动【shift+tab】，在选定区域从右向左移动。如果选定单列中的单元格，则向上移动【ctrl+.】，按顺时针方向移动到选定区域的下一个角【ctrl+alt+-】，向右切换到下一个不相邻的选定区域【ctrl+alt+-】，向左切换到下一个不相邻的选定区域EXCEL表格基本操作技巧10.选定单元格、行、列以及对象方法：【shift】+空格键，可以选定整行【ctrl+shift+8】组合键，可以快速选择正在处理的整个单元格范围，即选择包含数据的整个行和列区域。和【ctrl+A】不同【shift+backspace】组合键，可以在选定多个单元格的情况下，只选定活动单元格【ctrl】+【shift】+空格键，可以在选定一个对象的情况下，选定工作表上的所有对象【ctrl+6】组合键，可以在隐藏对象和显示对象之间切换EXCEL表格基本操作技巧11.使用鼠标中键快速调整工作表的显示比例方法：按住【ctrl】键，向下或向上滚动中滑轮，使工作表增大或缩小15%。每滚动一次滑轮，会使工作表在原来的显示比例基础上增大或缩小15%说明：该功能的使用前提是启动智能鼠标缩放功能EXCEL表格基本操作技巧12.启动智能鼠标缩放功能步骤：【office按钮】【excel选项】【高级】【编辑选项】EXCEL表格基本操作技巧13.按【enter】键使当前单元格向右移动说明：默认情况下，在单元格中输入内容后，按【enter】键向下移动步骤：【office按钮】【excel选项】【高级】【编辑选项】【按enter键后移动所选内容】【方向】【向右】EXCEL表格基本操作技巧14.选中包含超链接的单元格问题描述：在excel中单击含有超链接的单元格会自动打开超链接解决方法：将鼠标指针放置在含有超链接的单元格上，单击鼠标并按住不放，稍等片刻即可选中该单元格EXCEL表格基本操作技巧15.隐藏工作表中的行、列或单元格方法：隐藏行：【ctrl+9】组合键隐藏列：【ctrl+0】组合键隐藏单元格设置单元格格式，【数字】【分类】【自定义】【类型】文本框中输入三个半角分号【保护】选中【锁定】和【隐藏】【审阅】【更改】【保护工作表】说明：保护工作表后单元格是无法修改的。若希望保护后仍可修改单元格内容，可取消选中【锁定】。这样，被隐藏的单元格照样可以进行输入或修改，但是输入后单元格内容会被隐藏EXCEL表格基本操作技巧16.取消显示网格线示例：取消显示网格线方法：【视图】【显示/隐藏】取消选中【网格线】EXCEL表格基本操作技巧17.如何使用模板快速生成电子表格方法：使用【新建】菜单使用【已安装的模板】、使用MicrosoftOfficeOnline模板、使用自定义模板说明：使用自定义模板时，定义的模板保存在C:\documentsandsettings\user_name\applicationdata\microsoft\templates文件夹下，保存类型为excel模板EXCEL表格基本操作技巧18.在Excel中如何拆分工作表描述：拆分工作表是把当前工作表窗口拆分成几个窗格，在每个窗格中都可以使用滚动条来显示工作表的每一部分。通过拆分工作表，可以在一个文档窗口中查看工作表的不同部分。可以对工作表进行水平和垂直拆分方法：【视图】【窗口】【拆分】注意：水平拆分成2个窗格，垂直拆分成2个窗格，拆分成4个窗格EXCEL表格基本操作技巧19.在Excel中如何冻结工作表描述：冻结工作表也是将当前工作表窗口拆分成窗格，但与拆分工作表不同的是：在冻结工作表操作中将把工作表的上窗格和左窗格冻结，通常是冻结行标题和列标题，然后通过滚动条来查看工作表的其他部分的内容方法：【视图】【窗格】【冻结窗格】EXCEL数据输入与格式设置技巧1.在单元格中输入正确的邮政编码【设置单元格格式】【数字】【分类】【特殊】【邮政编码】EXCEL数据输入与格式设置技巧2.不输入小数点也能输入小数描述：在输入数据的过程中，有时需要输入大量的小树，用常规的输入方法不仅容易出错，而且工作效率不高。方法：可以使用自动插入小数点功能来方便地输入小数，这样即使不输入小数点也可以输入小数步骤：【office按钮】【excel选项】【高级】【编辑选项】选中【自动插入小数点】复选框思考：如果要在单元格中输入一个整数怎么办？EXCEL数据输入与格式设置技巧3.【开始】选项卡【数字】组的使用设置货币符号的自动输入设置百分比符号的自动输入设置千位分隔样式快速设置数字格式用科学计数法表示单元格中较大的数快速输入大写中文数字自动给excel数据添加计量单位EXCEL数据输入与格式设置技巧4.在excel中正确输入分数的方法输入不带整数的分数输入0，按一次空格键，然后输入分数输入带有整数的分数输入整数，按一次空格键，然后输入分数输入特殊的分数格式比如输入4/10【设置单元格格式】【数字】【分数】EXCEL数据输入与格式设置技巧5.快速输入平方和立方符号步骤：输入一个数字或字母在按住【alt】键的同时依次按下小键盘上的数字键1、7、8，然后按回车键，即可输入平方符号在按住【alt】键的同时依次按下小键盘上的数字键1、7、9，然后按回车键，即可输入立方符号在按住【alt】键的同时依次按下小键盘上的数字键1、3、7，可输入‰符号在按住【alt】键的同时依次按下小键盘上的数字键1、7、7，可输入±符号在按住【alt】键的同时依次按下小键盘上的数字键1、2、3，可输入{符号EXCEL数据输入与格式设置技巧6.快速复制四周单元格中的数据选中下面的单元格，按【ctrl+d】组合键，即可将上面单元格的内容复制到下面的单元格中。如果下面的单元格中包含数据，则复制后会自动替换原来的数据选中上面一行及下面一行或多行单元格区域，按【ctrl+d】组合键，即可将上面一行的数据复制到下面一行或多行的对应单元格区域中选中右侧单元格，按【ctrl+r】组合键，即可将左侧单元格中的内容复制到右侧的单元格中。如果右侧单元格中包含数据，