办公软件应用技巧--Word

办公软件应用技巧主讲：董爱美Email：[e-mail]办公地点：实验楼北楼516办公电话：89631355Word使用技巧1．快速定位到上次编辑位置用Word编辑文件时我们希望，当下次打开一Word文件时，光标会自动定位到上一次存盘时的位置。不过，Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。小提示：其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。Word使用技巧2．快速插入当前日期或时间有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！Word使用技巧3．快速多次使用格式刷Word中提供了快速多次复制格式的方法双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。4．快速打印多页表格标题选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。Word使用技巧5．快速将文本提升为标题首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。Word使用技巧6．快速改变文本字号Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在Excel中同样适用。小提示：其实，还有快速更改Word文本字号的方法：选中文字后，按下Ctrl+Shift+键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+键，以10磅为一级快速减小所选定文字字号。Word使用技巧7.用Word来帮忙代替抓图软件一提起“抓图”，我们首先想到的是抓图软件。大家可到网上以“抓图软件”为关键字进行搜索，可以查到好多这样的第三方软件，其功能很强大。但利用Word并配合键盘上的PrintScreen键可以批量地抓取和保存图片。打开Word新建一文档，然后根据需要用PrintScreen键抓取整个屏幕或配合Alt键(Alt+PrintScreen组合键)抓取活动窗口，再切换到Word窗口中粘贴(注意：抓一次粘贴一次)。上述操作完成后，选择Word中的“文件”菜单中的“另存为”命令，在保存类型中选择“网页”，文件名随意定。单击[保存]后，在目标文件夹中会出现文件夹“***.files”(其中***为保存时起的文件名字)，其中保存着刚才抓取的所有图片文件。每个文件都是独立的，且自动编号。再经过简单的整理，分类保存到特定的文件夹、改名等即可。如果需要其他格式的话可用相应软件进行批量的格式转换。Word使用技巧8.Word中组合图形的小技巧在Word（或PowerPoint）中绘制数理化图形、流程图或其他图形时，都是将数个简单的图形拼接成一个复杂的图形。排版时需要把这些简单的图形组合成一个对象整体操作。多数人的习惯是在按住Shift键的同时，逐个点击单个的图形选中所有的图片。但当图片很多、很小且又挤在一起时，这种方法就比较费时费力。其实最简单的方法是：单击“视图→工具栏→绘图”命令，打开“绘图工具栏”，单击绘图工具栏左端白色箭头状的“选择对象”按钮，再拖动鼠标在想要组合的图片周围画一个矩形框，则框中的图片就全部被选中了。右击选中图形，选“组合→组合”命令即大功告成。Word使用技巧9.将Word表格转换为Excel表格在操作过程中，我们经常会碰到需要将Word表格转换到Excel中进行处理的情况，对此，许多用户采用的都是先通过将Word表格转换为带分隔符的TXT文件，然后利用Excel打开该文件，并利用它的带分隔符文本文件转换功能再将其转换为表格，从而实现将Word表格转换为Excel表格的目的。该方法虽然具有一定的可行性，但其操作步骤显然过于麻烦了一些！其实还可以使用更简单的方法。具体步骤为：1.启动Word，并打开包含有需要转换表格的文档。2.将光标移至Word表格的任意单元格中，然后执行“表格”菜单的“选定表格”命令，选定整个表格。3.执行“编辑”菜单的“复制”命令，将Word表格拷贝到剪贴板中。4.启动Excel，然后打开需要转换的工作簿，并将光标移至所需的单元格中。5.执行“编辑”菜单中的“粘贴”命令，即可将剪贴板中的信息（即我们所需的表格内容）粘贴到Excel中。Word使用技巧10.取消自动编号当Word进化到2003，其功能强大是显而易见的，但它也有不少“自作多情”的地方，比如自动编号，自动编号后的文档编辑起来不是很方便，所以我们很多时候都不用它。那如何去掉自动编号呢？你只要点击“工具→自动更正选项”，在“自动更正”对话框里选择“键入时自动套用格式”选项卡，并取消勾选“键入时自动应用”下的“自动编号列表”即可。Word使用技巧11.Word让表格里的内容真正做到垂直居中大家都知道Word的表格内容可以垂直居中，但不知道你有没有发现打印出来的表格内容并没有真正对齐。其实在Word的表格中，每一行文字的高度是由字的高度和字上面的行间距两部分组成的。但是，设置表格垂直居中却并不包括行间距的部分，当行间距小的时候，感觉不很显示，但是行间距设置过大的话就很容易发现文字明显偏下，因此如果要让表格内容做到真正的垂直居中，那就必须将行间距设置为“0磅”。Word使用技巧12.巧换背景色如果厌倦了默认的白底黑字，可以执行“工具”→“选项”→“常规”选项卡，选中“蓝底白字”复选框，换一下风格试试，但这就不属于文档背景的范畴了。Word使用技巧13.Word中巧用Ctrl快捷键“Ctrl”键在Word中的作用很大，和其他不同的键组合起来使用，可发挥更大的作用Ctrl+D:打开“字体”对话框，快速完成字体的各种设置。Ctrl+E：使光标所在行的文字居中。Ctrl+F：打开“查找与替换”对话框，并定位在“查找”选项卡中。Ctrl+G：打开“查找与替换”对话框，并定位在“定位”选项卡中。Ctrl+H：打开“查找与替换”对话框，并定位在“替换”选项卡中。Ctrl+I：使选中的文字倾斜（再按一次，取消倾斜）。Ctrl+K：打开“插入连接对话框”Word使用技巧Ctrl+L：使光标所在行的文本左对齐。Ctrl+Shift+L：给光标所在行的文本加上“项目符号”。Ctrl+M：同时增加首行和悬挂缩进。Ctrl+Shift+M：同时减少首行和悬挂缩进。Ctrl+N：新建一个空文档。Ctrl+O：打开“打开”对话框。Ctrl+P：打开“打印”对话框。Ctrl+R：使光标所在行的文本右对齐。Ctrl+S：为新文档打开“另存为”对话框，或对当前文档进行保存Ctrl+T：增加首行缩进。Ctrl+Shift+T：减少首行缩进。Ctrl+U：给选中的文字加上下划线（再按一次，去掉下划线）Ctrl+V：将剪贴板中的文本或图片粘贴在光标处。若剪贴板中有多个内容，则将最后一次的内容粘贴到光标处。Word使用技巧Ctrl+X：将选中的文字剪切到剪贴板中。Ctrl+Z：撤销刚才进行的操作（可以多次使用）Ctrl+F2：快速执行打印预览功能。Ctrl+F4：关闭当前文档，并提示是否保存。Ctrl+F5：使窗口还原到最大化之前的状态。Ctrl+Shift+F5:打开“书签”对话框。Ctrl+Shift+F8:激活列选择功能，即通常所说的选择竖块文本（再按一次或按Esc键，取消该功能）Word使用技巧Ctrl+F9：在光标处插入一对大括号。Ctrl+Delete：删除光标后面的一个英文单词或一个中文词语（可反复使用）。Ctrl+Enter：删除光标前面的一个英文单词或一个中文词语（可反复使用）。Ctrl+End：快速将光标移到文档末尾Ctrl+Home：快速将光标移到文档开始处Word使用技巧14.自动套用格式“自动套用格式”能自动为Word文档中的文字套用模板格式，用户可审阅、接受或拒绝每一项修改。下面先介绍一下其“应用”部分的几个选项的用法1.执行“格式”→“自动套用格式”，打开“自动套用格式”对话框。2.在下拉列表框中选定“常规文档”，根据需要也可以选择“信函”或“电子邮件”。3.单击“选项”按钮，在“自动套用格式”选项卡中选中所需项目，清除无关选项。主要讲解三种应用效果:“内置标题样式”、“自动项目符号列表”和“其他段落样式”。Word使用技巧(1)内置标题样式:套用指定模板中的各级标题样式，对文档中使用标题样式的文本有效。(2)其他段落样式:对文档中除标题和列表以外的段落有效，将自动套用基于模板正文的段落样式。(3)自动项目符号列表:选中此项，当在句首键入星号(*)、大于号()、减号(-)、圆点号(●)、三角号(△)等项目符号时，并在后面跟一个空格或制表位，接着输入文本，可把文本格式应用为项目符号列表。但同时需要选中“列表样式”项。提示:另一种“列表样式”使用方法的设置与“内置标题样式”和“其他段落样式”大致相同，但需将其级别链接到标题样式。应用此功能后，将对文档中所有使用标题样式的文本套用列表样式中的各级符号。Word使用技巧4.选中“自动套用格式并逐项审阅修订”，单击“确定”按钮，打开审阅修订的对话框。提示:如果选择“自动套用格式”项，单击“确定”后，将套用normal模板中的格式对文档进行更改。5.单击“样式库”按钮，在“样式库”对话框中的“模板”列表中选中“套用样式”模板，单击“确定”按钮，返回前一对话框。6.单击“全部接受”按钮，将全部接受修订;单击“全部拒绝”按钮，将全部拒绝修订;单击“审阅修订”按钮，可逐项审阅修订并应用或拒绝修改。动画中单击“全部接受”，接受修订并将格式套用到文档中。Word使用技巧“自动套用格式”选项卡中其他选项功能介绍1.“直引号替换为弯引号”：将(")替换为成对的(“)或(”)，将(')替换为成对的(‘)和(’)，每一对(")前面需要有一个空格2.序号(1st)替换为上标：选中此项，可把文档中的1st、2nd、3rd等序数的st、nd、rd部分设置为上标，1st、2nd、rd前需加一空格。3.“分数(1/2)替换为分数字符”：把1/2，1/4、3/4等分数替换为单个字符。但如果分数不在段首时，前面需加空格;如果后面还有字符，分数后也需加一个空格。4.“连字符(--)替换为长划线(—)”：选中此项，Word将把两个连续的减号转换为长划线5.“*加粗*和_倾斜_替换为真正格式”：选中此项，Word将把用一对星号“*”括起来的文本加粗显示，把用一对下划线“_”括起来的文本倾斜显示。但如果“*”或“_”不在段首，则需在前面加空格;如后面还有字符，在后面也需加一个空格。6.“Internet及网络路径替换为超级链接”：选中此项，Word自动将网络路径和Internet路径自动转换为超级链接，即在该路径的文本变为蓝色并带下划线。当单击该超级链接时，Word将启动网页浏览器链接到指定的网页。Word使用技巧7.“段落开头空格采用首行缩进”：选中此项后，当在段首