20101223汇报当中的问题

汇报当中的问题及如何沟通——汇报交流的准备及注意的问题一、目的准确传递信息，减少阻碍，加快工作效率对外加强服务意识、塑造统一形象二、我们的沟通渠道有哪些？与甲方沟通与乙方沟通与上司沟通与同事沟通与下属沟通注：不管与谁沟通，都应明确沟通是平等的、相互的；并注意信息传达的准确性、清晰、简练，这样才能保证沟通的畅通，反之，则沟通不良。三、如何沟通？保持微笑、精神饱满做好准备，保证信心要第一个伸出手学会使用肢体语言从身边的人开始做起不能束缚自己四、汇报的类别概念汇报方案汇报扩初汇报施工图汇报后期调研反馈问题汇报五、汇报的成果形式手绘草图汇报PPT汇报文本汇报CAD图纸汇报多媒体动画汇报模型沙盘汇报六、汇报前的准备1、汇报文件的制作（PPT）2、汇报预演3、出发前的资料准备4、进入会场前的准备1.1、汇报文件的制作（PPT）制作PPT前先要制作出图结构（明确出图量、分工及时间安排）做好前期资料的收集及准备，主要包括：现状资料、设计构思图、总平面、分析图、意向图、效果图及手绘透视、剖面图、设计说明、经济技术指标等1.2、汇报文件的制作（PPT）PPT的制作要整体结构清晰，特色明显，主要根据甲方给与汇报时间的多少进行制作，并在制作当中使用简练的关键词标注，有助于汇报的成功。1.3、汇报文件的制作（PPT）一般结构：提出问题、分析问题、解决问题提出问题包括：现状分析、罗列问题、设计构思、设计目的、设计主题等分析问题包括：总平面图、各种分析图、意向图、各主要节点放大平面、剖面、立面图等解决问题包括：总结主要亮点、总结特色及倡导设计原则等1.7、汇报文件的制作（多媒体）PPT的制作要整体结构清晰，特色明显，最好是制作分隔页使人更加明确汇报的阶段性。1.4、汇报文件的制作（PPT）在制作PPT文件当中适当插入动画或短片，使整个汇报更具有趣味性，并从视觉上打动甲方。1.5、汇报文件的制作（PPT）PPT中要做总结，这样能更好地让甲方了解整体结构及中心内容。2、汇报预演汇报预演是为了发现问题和查漏补缺。汇报预演最好放在汇报前2天，以备预演完后有足够时间调整图纸。汇报预演的参加人员主要应该是公司内部的主要专业人员，也可邀请其他行业人员参与，但要注意做好保密措施。汇报预演当中发现的问题应马上提出1种以上的解决方案，如不能及时解决，应在正式汇报当中尽量避免涉及此问题。汇报中的时间安排往往都是由甲方决定的，而在不正规的汇报当中往往出现很多临时改动汇报时间的决定，这样经常会破坏汇报的质量。因而在汇报前要做好面对多种时间要求的汇报准备。3、出发前的准备人员搭配：至少汇报人员2名工具：笔记本电脑、投影仪、激光笔、笔记本、签收文件和会议纪要文件、钢笔、移动硬盘或优盘等。资料复查：检查所带电子文档是否已经在电脑及优盘上，必须做到带一份资料，另外再作一个备份带在身上，以免发生意外。电子文档包括：PPT、总平面彩色平面及CAD电子文档，效果图、手绘意向图、实景意向图、动画、设计说明、经济技术指标。出发前用10分钟时间再次核实所有资料是否带齐。4、进入会场前的准备进入会场前的15-30分钟之内解决拉和撒的问题，避免在汇报当中出现尴尬的局面。关手机或调成震动。整理服饰，统一、整洁很重要。注：（以上指的是参加会议的所有人）时间的安排：在知道汇报的时间之后，应马上根据时间长短马上制定汇报时间的分配，汇报时间充足的就要全面系统地对方案进行论述；汇报时间较短且前面已经有几家汇报过了的，则要挑设计的重点、难点和自己方案的优点、亮点进行讲解。16-30分钟的汇报内容5-15分钟的汇报内容调整4.1、进入会场前的准备七、正式汇报1、开场白注意2、汇报当中应注意的问题3、总结注意4、结束汇报注意1、开场白注意余世维博士曾讲过：“致命的十分钟”往往汇报一般都控制在30分钟以内，而对于这30分钟，如何开始并吸引听者注意力将起着重要的作用。而对于只有10分钟，甚至只有5分钟的汇报则要抓住重点与亮点进行说明即可。开场白可以根据情况在汇报前做适当的调整。开场白要做到简洁、明了。一般开场白应包括问好、自身及自己公司的介绍、要汇报的内容等。例如：各位专家、老总上午好！我叫xxx，现在由我代表某某公司向各位介绍某某项目的景观设计方案。时刻保持微笑：平易近人2、汇报当中应注意的问题看图说话多讲重点、亮点语气分轻重、有节奏用词应简练、明了、准确注意前后连贯，避免断节见人说人话，见鬼说鬼话注意观察，随机应变注意团队配合，保证汇报2.1、汇报当中应注意的问题重点讲解。重点部位设计的成功起着决定性的作用。对于重点或者亮点的讲解应从各个角度进行讲解。重点讲解应注意：一般的人往往看重重点处的设计，所以设计当中应重点处理各重要节点，而讲解当中亦要重点讲解，在讲解当中要结合平面图、立面图、透视效果图、意向图、材料和价格进行全方位的讲解。2.2、汇报当中应注意的问题永远要以团队的方式一致对外，通过各个专业人员保证每次汇报和沟通的顺利进行。一个设计人员讲解时，另外安排一个设计人员进行记录，记录可通过打印一套和PPT同样的文件对页记录，如发现有未讲解到的或讲得不够的地方可及时进行补充。此法可以及时解决现场汇报当中出现的问题，对于新人的培养，这种方法可以更好地保护团队实力在甲方当中的印象。2.3、汇报当中应注意的问题汇报当中如面对的是不专业的甲方则要重点多放总平面、效果图和动画等进行讲解，以便更好地让他们理解。此类方法不光对于任何人都有作用，专业人员其实也喜欢看美的、且能反应设计思想的图片。2.4、汇报当中应注意的问题汇报中注意使用通俗易懂的词汇，适当引入一些成语或典故，让甲方能够理解，并感觉我们设计人员很强的专业性。此点需要设计人员自身具备广博的知识，并要做足汇报前的充分准备。注意：运用的成语典故必须要准确，避免产生误解。2.5、汇报当中应注意的问题汇报当中应做到抑扬顿挫和轻重有别，根据方案的轻重难易使用不同的口气进行讲解，可适当使用肢体语言、PPT之外的物品展示等方式来凸显重点、亮点给与听者深刻的记忆。2.6、汇报当中应注意的问题注意汇报当中不断重复的口头禅。如：然后·········然后········然后·········然后，永远都是然后。此类问题要在汇报预演当中由同事或朋友帮忙发现并提出，在自身演练时注意改正。3、总结注意分点阐述。简洁、针对性强。再次凸显自身设计的亮点。发表自己的观点，提出建议。4、结束汇报时注意汇报结束时应简洁、明确说明汇报完毕，并请与会领导及专家有疑问的提出问题，并把问题记录下来后，整体回答。结束汇报时的案例如：我的汇报完毕，谢谢!各位领导或专家如有什么地方没有理解，并有疑问的请提问，我们尽量给予回答，如不能当场回复的将会以书面的形式回复。八、多媒体制作注意多媒体一般用于政府投标汇报的案例当中，不需人当场汇报，后期操作及管理较方便。前期制作应注意以下问题：前期资料准备、中期制作过程注意、最后注意发现问题及时改正。时间：一般制作10分钟左右的文件需要安排3天的制作时间。5.1前期资料准备播音稿的编辑，此稿件为语音须文件，一般字数为10分钟2000字左右，所以要求所写语言必须简洁、准确、到位，重点之处，可写得略带诗意、略带感情。忌讳夸大其词。建议一般此类文件由主创设计师起草，可让文学功底较好的帮忙调整修饰。图片资料准备：包括设计PPT、设计文本、设计说明、其它特殊意向图等基础内容，必须由项目负责人或主创设计师向多媒体制作人员交接图纸资料，保证制作多媒体时设计想法的完整性。5.2中期制作过程注意制作当中，主要设计人员应派一人现场跟踪制作技术人员的制作过程，以便发现错误、缺漏、劣质之处等问题，及时更改或调整。5.3最后注意制作完成后，导出的文件马上检查有无问题，如无问题则马上刻盘，并核对所刻的光盘是否可读取；如有问题即刻更改，更改之后再重复审核，确保无问题之后才可刻盘。最后所带文件应保证有两份不同的保存方式，以便发上以外。完毕！谢谢！2010.12