第1章 办公自动化的应用

1第1章办公自动化的应用办公自动化（简称OA）是指将计算机技术、通讯技术、信息技术和软件科学等先进技术及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中，从而实现办公活动的科学化、自动化，最大限度的提高工作质量、工作效率和改善工作环境。Office2007就是微软公司推出的最新的Office系列软件，是办公处理软件的代表产品，不仅在功能上进行了优化，还增添了许多更实用的功能，且安全性和稳定性更得到了巩固。Office2007集成了Word、Excel、PowerPoint、Access和Outlook等常用的办公组件。2本章知识要点:•了解办公自动化系统定义和功能•了解办公系统的基本设备•熟悉Office2007各个组件及其功能•使用语言功能•使用帮助文档31.1办公自动化系统概述•随着科学技术的飞速发展，当今社会已进入信息时代。办公自动化技术已成为处理、传递信息的重要手段之一，并高效率地参与着现代化的管理。本节将对用户介绍办公自动化的主要特点及其功能作用。1.1.1办公自动化系统的概念及特点•办公自动化（OA），是在管理信息系统(MIS)和决策支持系统(DSS)发展的基础上迅速兴起的一门综合性技术。它是以先进的科学技术武装办公系统，达到提高效率、提高管理水平，使办公系统达到信息灵活、管理方便和决策正确的目的。利用办公自动化系统，即可使管理更加现代化、科学化。41.1.2办公自动化的功能•办公自动化系统是通过寄托计算机网络，围绕群件管理这个核心，来实现收发文件，以及档案管理自动化，以提供工作效率，创造无纸化办公的优越环境。整个系统涵盖了收发文管理、人员去向管理、会议管理、领导活动安排、论坛管理、个人用户工作台等多个功能子系统。每个子系统都可以独立完成某一单项办公事务，相互之间又有机结合，真正实现了无纸化的办公自动化。51.2办公系统的基本设备•办公自动化设备是现代工作和生活中不可或缺的高科技产品。它是微电子技术、计算机技术、电磁技术、电机技术、光电技术、传感技术、数字通信技术和塑料技术、精密机械技术的综合体。利用这些办公设备，可以进行复印、打印、存储和扫描等工作，从而能够大大提高人们的工作效率。61.2.1存储设备•存储设备在计算机系统中起着非常重要的作用，我们日常所接触的硬盘、光盘以及U盘等都属于存储设备。其作用在于能够长期保存信息，并且不依赖于电来保存信息。71.2.2打印机•打印机是连接在计算机上主要的外围输出设备，它在我们日常的计算机应用中占据着非常重要的地位。目前，家庭及办公中常用的打印机有针式打印机、喷墨打印机和激光打印机等。81.2.3复印机•复印机是从书写、绘制、印刷的原稿得到等倍、放大或者缩小的复印品的设备。复印机复印的速度快，操作简便，与传统的铅字印刷、蜡纸油印、胶印等的主要区别是无需经过其他制版等中间手段，而能直接从原稿获得复印品。91.2.4扫描仪•扫描仪是一种高精度、光电一体化的高科技产品，用户通过扫描仪能够将图片、胶片，以及各类图纸图形和文稿输入到计算机中，以便计算机对这类信息进行处理。它是除键盘和鼠标之外另一种被广泛应用的计算机输入设备。10111.2.5传真机•传真机是应用扫描和光电变换技术，将文件、图表、照片等静止图像转换成电信号，传送到接收端，以记录形式进行复制的通信设备。121.2.6多功能一体机•理论上多功能一体机具有打印、复印、扫描和传真等多种功能，但对于实际的产品来说，只要具有其中的两种功能，就可以被称为多功能一体机了。•目前，较为常见的产品在类型上一般有两种：一种是涵盖了打印、扫描和复印三种功能的一体机；而另一种则是涵盖了打印、复印、扫描、传真四种功能的一体机。1.3办公软件概述•随着计算机技术的发展，办公自动化系统从最初的汉字输入、文字处理、排版编辑、查询检索等应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统。通过联网将单项办公业务系统连成一个办公系统，再通过远程网络将多个系统连成更大范围的办公自动化系统。建立Intranet/Extranet已经成为办公自动化发展的必然趋势。•Office2007是Microsoft公司推出的主流办公软件，可以更方便地进行日常办公处理。该软件包含了可应用于不同领域的多个组件，如字处理组件Word、电子表格处理组件Excel、创建精美演示文稿的组件PowerPoint。131.3.1Word2007•Word2007是Office中的字处理程序，也是应用较为广泛的办公组件之一，主要用来进行文本的编辑、排版、打印等工作。141.3.2Excel2007•Excel2007是Office中的电子表格处理程序，也是应用较为广泛的办公组件之一，主要用来进行繁琐计算任务的预算、财务、数据汇总、图表制作、透视表和透视图等制作。AE新版可以帮助用户高效、精确地创建无数种引人注目的动态图形和视觉效果。利用与其他Adobe软件的紧密集成、高度灵活的2D、3D合成，以及数百种预设的效果和动画，能为电影、视频、DVD和MacromediaFlash作品增添令人耳目一新的效果。151.3.3PowerPoint2007•PowerPoint2007是Office中的演示文稿程序，可用于创建动感美观的演示文稿和幻灯片及投影片等。161.3.4Outlook2007•Outlook2007是Office中的一个桌面信息管理应用程序，提供了一个管理电子邮件、日历和联系人等信息的平台。171.4语言功能•为了处理专门用于每种语言的转换和需求，在Office2007的【审阅】选项卡中提供了一系列的翻译和中文简繁转换功能。其中，翻译是将一种语言产物，在保持内容也就是意义不变的情况下，改变为另一种语言产物的过程；而简繁转换就是实现简体中文与繁体中文之间的互相转换。181.4.1翻译文字•使用“信息检索”（或直接运用“翻译”）功能，用户不仅可以利用双语词典翻译单个字词或短语，还可以搜索参考资料，如字典、百科全书和翻译服务。191.4.2英语助手•英语助手是一项MicrosoftOfficeOnline服务，用于帮助以英语为第二语言的Office用户书写专业的英语文字。该服务提供了集成的参考指南，帮助提供拼写检查、解释和用法，以及对同义词和搭配（一般或经常一起使用的两个单词之间的关联）的建议。201.4.3简体与繁体的相互转换•在排版过程中为了增加文档的古韵或便于查看文档，经常会使用简繁体互相转换功能。211.5使用帮助•用户在自学过程中，可以通过Office的帮助功能，来学习使用该软件。该帮助功能在安装Office程序时就已安装在计算机上。221.5.1使用关键字•在使用帮助文档时，利用关键字搜索帮助信息，是大多数普通用户搜索信息的有效手段之一。它可以方便、快捷的帮助用户查找到需要查看的信息。231.5.2使用目录•除了使用关键字的方式搜索帮助信息之外，Office2007办公组件还按照一定的顺序，将相近的帮助信息整理归类，从而使用户能够以目录的形式查看帮助信息。24