建设项目档案管理工作的基本方法及档案验收的工作要点

建设项目档案管理工作的基本方法及档案验收的工作要点上海市档案局朱建中一、建设项目档案管理工作的基本方法（一）全面了解本地区建设项目开展情况渠道：政府工作报告；发改委、建设、交通等部门文件；日常档案业务指导工作联系；新闻、广播、报纸等媒体。一、建设项目档案管理工作的基本方法（二）明确重点监管的建设项目范围1、本地区重大建设项目2、本地区重点技术改造项目（国债项目）3、中央投资项目4、政府实事项目一、建设项目档案管理工作的基本方法（三）制法相关文件，切实加强重点建设项目档案工作的监管1、制定建设项目档案工作制度2、实施建设项目档案管理登记制度3、做好建设项目档案管理跟踪指导、检查和验收工作一、建设项目档案管理工作的基本方法（四）加强与有关部门的密切联系，建立重点建设项目档案工作的监管体系1、将档案验收纳入建设项目验收的环节之中2、建设单位实施建设项目档案“三同步”管理项目立项与项目档案管理措施（目标、计划、制度、人员、经费、设备、工程合同、档案管理登记等）落实同步；项目建设与项目建档检查、指导协调同步；项目验收与档案验收同步（单位工程、单项工程、标段工程竣工档案验收；项目档案验收）。3、协调好与城建档案部门的工作关系，按照国家有关规定做好城建档案的报送工作二、建设项目档案管理的法规、规范和标准《建设工程质量管理条例》（2000年1月30日国务院第279号令）《科学技术档案工作条例》《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》（2000年4月7日建设部第78号令）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字〔1997〕15号）《城市建设档案归属于流向暂行办法》（档发字〔1997〕20号）《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）三、建设项目档案验收的重点（一）关于如何把握归档文件材料的完整性1、了解项目建设情况建设单位、代建单位、设计、施工、监理单位名称项目建设内容：工程地质、性质、规模、节点进度及合同标段、单位工程的划分情况了解方式和途径：现场查看；听取汇报（书面或口头）；询问；调阅项目可行性研究报告、初步设计、规划土地等审批文件；查看施工组织设计（方案）、施工总结、监理规划、监理细则、监理工程质量评估报告、监理总结、建设单位工程建设管理总结（或验收报告、大事记等）、竣工图纸、工程决算等。三、建设项目档案验收的重点（一）关于如何把握归档文件材料的完整性2、了解项目各类载体文件材料的归档范围《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件的范围；政府各部门建设项目行政审批程序表式、工程技术管理专业表式（房建表式、市政表式、水运表式、公路表式、水利表式、电力表式、石化表式、冶金表式、铁路表式、绿化表式、各类弱点智能系统表式、监理表式等）；城建档案部门有关档案报送范围。三、建设项目档案验收的重点（一）关于如何把握归档文件材料的完整性3、检查归档文件材料原件齐全完整情况检查建设项目档案目录（案卷级和文件级）；了解项目建设管理行政审批程序；结合工程质量验收评定标准。三、建设项目档案验收的重点（二）关于如何把握归档文件材料的准确性1、内容真实可靠，签证手续完备抽查核对施工测量放样复核记录、沉降观测记录、隐蔽工程验收记录、工程质量评定记录、竣工图章等的签证盖章情况。三、建设项目档案验收的重点（二）关于如何把握归档文件材料的准确性2、数据表达一致举例1：对某座房屋、某段道路或某段防汛墙等工程档案检查，通过对照查阅施工总结、竣工报告、监理评估、建设单位工程管理总结、竣工图、工程决算等文件，看所描述的建设内容与实物工程量是否一致。举例2：通过对照查阅某段工程的桩基制作材料、原始打桩记录、打桩汇总表、桩位偏差图、结构竣工图中涉及桩位的部分图纸、桩基测试记录等文件，看打桩情况描述是否一致。三、建设项目档案验收的重点（二）关于如何把握归档文件材料的准确性3、竣工图反映工程实况，符合制图规范，签署手续完备（1）了解竣工图编制途径：利用施工蓝图修改标准而成；重新出图，即设计单位根据最终的工程实施情况出具升版至最终版的施工图，或者由施工单位根据最终的工程实施情况自行（或委托）重新绘制竣工图。上述两种情况均须由施工单位和监理单位在图纸上分别签署确认。施工单位重新出图必须有设计单位确认的依据性文件。三、建设项目档案验收的重点（二）关于如何把握归档文件材料的准确性3、竣工图反映工程实况，符合制图规范，签署手续完备（2）检查相关的竣工图图纸目录及其所登录的图纸是否齐全。三、建设项目档案验收的重点（二）关于如何把握归档文件材料的准确性3、竣工图反映工程实况，符合制图规范，签署手续完备（3）检查设计变更依据性文件（设计变更修改通知单、技术交底、图纸会审纪要、技术核定单、业务联系单、洽商函件、备忘录等）是否齐全。要求填写设计变更依据性文件汇总表（该表格目前尚无法定格式）。该表格中设置序号、文件名称（主要内容）、编号、张数、被修改的相关图号、备注等栏目，并经施工单位技术负责人和监理单位总监审核签名。三、建设项目档案验收的重点（二）关于如何把握归档文件材料的准确性3、竣工图反映工程实况，符合制图规范，签署手续完备（4）检查设计变更依据性文件所涉及的相关图纸、相关部位是否都已经修改到位并标明依据。竣工图修改的具体要求参见DA/T28-2002中6.2至6.7的规定操作。三、建设项目档案验收的重点（三）关于如何把握归档文件材料的系统性1、按照文件材料形成规律，保持各部分文件之间有机联系，分类科学，组卷合理（1）建设项目档案可分为项目前期文件（含立项审批、招投标、勘察、设计及工程准备等）、项目竣工文件（含项目施工文件、监理文件、竣工图）和项目竣工验收文件（含竣工验收报告、质量备案验收、环保、消防、卫生、劳动安全、规划、档案验收证书、审计报告、工程决算等）三大类；也可分为项目前期立项、设计、施工（含施工文件、监理文件、竣工图）和竣工验收文件四大类；或按照工程建设内容或行业管理特点将建设项目档案分为若干大类，但一个地区或一个系统内做法必须统一。三、建设项目档案验收的重点（三）关于如何把握归档文件材料的系统性1、按照文件材料形成规律，保持各部分文件之间有机联系，分类科学，组卷合理（2）建设单位管理类文件按建设程序、文件种类、文件产生时间等排列。三、建设项目档案验收的重点（三）关于如何把握归档文件材料的系统性1、按照文件材料形成规律，保持各部分文件之间有机联系，分类科学，组卷合理（3）施工单位、监理单位文件按合同标段、单位工程和工程质量检验评定标准规范对技术文件材料的编排要求排列。竣工图按专业、图号排列。三、建设项目档案验收的重点（三）关于如何把握归档文件材料的系统性1、按照文件材料形成规律，保持各部分文件之间有机联系，分类科学，组卷合理（4）具体的组卷、目录编写等参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）操作。三、建设项目档案验收的重点（三）关于如何把握归档文件材料的系统性2、要求施工、监理单位编写《单位工程（单项工程、标段工程）档案的汇总整理说明》并加盖公章。三、建设项目档案验收的重点（三）关于如何把握归档文件材料的系统性3、要求项目建设单位（代建单位）编写《建设项目档案的汇总整理说明》并加盖公章。其主要内容有：项目概况（包括工程概述、可行性研究报告、初步设计、建设工程规划许可证等批准单位名称和文号、工程总投资、总占地面积、总建筑面积、主要工艺设备、主要生产能力、开竣工日期、建设、设计、施工、监理单位名称，单项工程、合同标段工程划分情况，主要设计变更内容，单位工程划分和工程质量评定验收情况等）。建设项目档案汇总整理工作依据性文件名称、档案分类原则及档号编写说明等。建设项目档案数量构成，总卷数（包括各单项工程、各合同标段工程档案卷数分布情况）、文字材料卷数（页数）、图纸卷数（张数）、照片卷数（张数）、工程录像盒数、光盘数等。档案收集和汇总整理过程中需要说明的其他问题，如根据基建程序和批准的工程初步设计，项目尚未完成部分的文字材料的形成与归档情况，又如某些文件材料的实体排列组卷与检索方法。档案套数以及档案移交单位情况，汇总整理人员名单。三、建设项目档案验收的重点（三）关于如何把握归档文件材料的系统性4、建设项目档案目录卷（俗称“零零卷”）的构成档案汇总整理说明（俗称“编制说明”）全部案卷目录全部卷内目录（卷内目录一式两份，一份置于案卷内，另一份装订在不编卷号的建设项目档案目录卷内）四、建设项目档案验收（一）单位工程（单项工程、标段工程）竣工档案验收（二）项目档案验收课程完毕，谢谢！