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南京至高淳城际快速轨道南京南站至禄口机场段工程建设工程档案管理办法（试行稿）南京元平建设发展有限公司二〇一一年六月1目录第一章总则.....................................2第二章基本规定...................................4第三章归档文件的质量要求.........................6第四章归档文件的范围与目录编制...................9第五章案卷的编目与装订..........................17第六章归档文件的管理、验收、移交................20第七章附则....................................23第八章汇表与附件................................242第一章总则一、为加强南京至高淳城际快速轨道南京南站至禄口机场段工程BT项目（以下简称“本项目”）建设工程归档文件的管理工作，明确工程资料管理的相关规定，统一工程档案的验收标准，建立完整、准确、系统的工程档案，本项目建设单位南京元平建设发展有限公司（以下简称“建设单位”）特制定《南京至高淳城际快速轨道南京南站至禄口机场段工程建设工程档案管理办法》（以下简称“本办法”）。二、本办法是根据国家档案局、国家发展和改革委员会、住建部以及南京市档案局、南京地铁等有关建设工程档案验收管理的有关规定，并结合本项目的特点和实际情况而制定的。三、本办法适用于本项目所有工程文件的编制、管理、验收和归档。四、工程文件的编制要及时、有效，要与施工建设同步；工程文件的管理要一丝不苟，能真实而全面地反映工程建设状况；文件的验收要系统、规范，服务于工程的验收；文件的归档要有序、完整，要便于运营管理、维修养护、改扩建和城市建设阶段的查阅。五、名词解释：1.“南京地铁”指南京地下铁道有限责任公司或取得该当事人资格的合法继承人，及其依法指定的委托管理单位。2．“建设单位”指南京元平建设发展有限公司33.“监理单位”指南京地铁委托的参加本项目工程监理并取得相应工程监理资质等级证书的单位。4.“总承包商”指由合同确定的与建设单位签订总承包协议并承担本项目工程主要建设内容的当事人。5.“承包商”指为完成本项目工程的除总承包商以外的其它承包商。4第二章基本规定一、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程归档文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。二、在工程文件的编制、管理、验收和归档工作中，建设单位各职能部门应履行下列职责：1、各职能部门负责各自管理职责范围内资料的收集、整理和移交工作。职责分工如下：综合部：负责综合性文件的收集和归档；合约部：负责本项目招投标类文件、合同类文件、概预算类文件、决算类文件等的收集和归档；负责地铁工程、经济、会计等科研类文件的收集和归档；财务部：负责本项目合同、资金类文件的收集和归档，以及财务决算类文件的收集和归档；技术部：负责初步设计文件、工程施工图设计文件、施工方案和批复、设计变更类文件、地质勘察文件等勘察、测绘、设计、概预算类文件的收集和归档；建设管理部：负责本项目建设征地、拆迁类文件、工程立项类文件、开工审批类文件、监理、施工类文件、竣工图纸、全线竣工验收、交工验收类文件的收集和归档。2、监理单位负责日常组织、监督和检查施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷工作，并负责收集和汇总施工、监理等单位立卷移交的工程档案。建设单位的建设管理部按阶段对全线工程文件进5行检查、考核，督促施工、监理等单位及时完成工程文件。3、在组织工程竣工验收前，由建设管理部邀请南京地铁总师室及市档案局对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。三、在工程文件的编制、管理、验收和归档工作中，勘察、设计、施工、监理等单位应履行下列职责：1、勘察、设计、施工、监理等单位应指派专人负责工程文件的收集和整理，人员要求固定，并能掌握本办法的相关规定，根据工程进度及时编制工程文件。2、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案；各分包单位应将本单位形成的工程文件管理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件。3、监理单位要监督、检查施工单位工程文件的编制工作，确保工程文件的及时性、真实性、规范性、有效性。配合建设单位对工程文件进行阶段性检查、评比和竣工验收。4、各单位形成的工程文件经过验收并整理立卷后，要及时向建设单位移交。四、建设单位将与南京地铁共同开展劳动竞赛等评比活动，各单位档案人员的调换和归档文件的质量将直接影响竞赛活动的评比。6第三章归档文件的质量要求一、一般编制要求1、归档的工程文件一式四套，分别由南京地铁项目管理分公司、南京地铁运营分公司、建设单位、市档案馆存档。四套文件中至少有一套原件，其他三套尽可能采用原件，原件不足可以用复印件。竣工图四套（消防、人防等验收用竣工图由承包单位另行准备）,必须为蓝图，不可用复印件和白图。2、工程文件应完整齐全，内容必须真实、准确、有效，与工程实际相符合。工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。3、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4、工程文件中文字材料的纸张宜采用A4幅面（297mm×210mm）、80克重的白色书写纸；页边与文字区空隙：装订边30mm，翻口边20mm，天头边20～25mm，地角边20～25mm。5、图纸宜采用国家标准图幅，图纸一般采用蓝图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。6、不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏应外露（在右下角），厚度一般不超过4厘米。7、所有竣工图均应加盖竣工图章。a)竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制7人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。b)竣工图章尺寸为：50mm×80mm。c)竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处（或右下角空白处）。d)竣工图章示例如下：竣工图总监监理单位技术负责人编制人施工单位现场监理审核人编制日期二、竣工图编制的要求1、竣工图必须编制各专业竣工图的图纸目录，绘制的竣工图必须准确、清楚、完整、规范，修改必须到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。2、施工图施工没有变动的，可在施工图图签附近空白处加盖并签署竣工图章后作为竣工图。3、凡一般性图纸变更，可根据设计变更依据在施工图上直接改绘，在所修改处标上变更依据编号，并加盖及签署竣工图章后作为竣工图。84、凡结构形式、工艺、平面布置、项目等有重大改变，或变更部分超过1/3的，应重新绘制竣工图，注明设计变更依据（建设单位工作通知单和设计单位的技术工作联系单）以及施工说明，加盖并签字竣工图章。重新绘制的图纸必须有图名和图号，图号可按原图编号。5、施工图被取消，包括设计变更或现场未施工的，不需要编制竣工图，但应在原图纸目录中注明“取消”，并将取消的依据标注。6、特殊情况下，按施工单位上报的施工方案（白图）进行实施的项目，必须经设计单位确认，作为修改依据。设计单位确认后，要出蓝图，以便施工单位制作竣工图。9第四章归档文件的范围与目录编制一、归档范围与本项目有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体，均属于建设工程文件归档的范围。归档文件应包括工程建设全寿命期的文件，包括前期准备、设计、施工、竣工验收和运营调试等阶段。二、目录编制本项目工程归档文件由九部分组成：总体卷：全线总体文件（主要由建设单位相关部门收集、整理）第Ⅰ卷：综合文件（主要由各施工单位和建设单位相关部门收集、整理）；第Ⅱ卷：合同管理及竣工决算（主要由建设单位合约部和施工单位收集、整理）第Ⅲ卷：竣工图（主要由各施工单位收集、整理）；第Ⅳ卷：勘察设计文件（主要由建设单位技术部收集、整理）；第Ⅴ卷：施工文件（主要由各施工单位收集、整理）；第Ⅵ卷：监理文件（主要由各监理单位收集、整理）；第Ⅶ卷：科研项目文件（主要由各施工单位和建设单位技术部收集、整理）；第Ⅷ卷：运营调试和管理文件（主要由各施工单位和建设单位相关部门收集、整理）。10三、“南京地铁（项目）工程归档文件目录”详见附件。工程归档文件结构表工程归档文件全线总体文件工程前期文件征地拆迁文件综合资料全线竣工验收文件综合文件交工验收文件工程总结质量、安全监督文件竣工图缩图合同管理及竣工决算招投标文件合同及协议工程支付报表工程决算文件竣工图勘测设计文件地质勘察文件测绘文件初步设计文件工程施工图设计文件设计变更及有关文件施工文件进度控制文件工程质量验收文件测量资料原材料检测资料试验和检测资料监测资料施工原始记录施工日记声像资料监理文件监理管理文件监理旁站记录资料测量抽检资料监理平行检验资料第三方抽检资料监理日志及声像资料科研项目文件运营调试和管理文件11四、归档范围与主要内容1、全线总体文件⑴工程前期文件主要包括：前期设计文件和地质、地震、环评等各专项文件。⑵征地拆迁文件征地拆迁文件主要包括：征地拆迁文件、红线图等。⑶综合资料综合资料主要包括：上级批准文件及与各有关单位往来文件、财务决算资料、竣工审计报告、环保、消防、人防、档案、劳动、安全、卫生等报告。⑷全线竣工验收文件全线竣工验收文件主要包括：初步验收文件和竣工验收文件。2、综合文件⑴交工验收文件验收文件主要包括：土建、装饰装修、设备等子单位以上工程的质量验收文件。工程交接文件主要包括“工程交接表”及相关的附件，交工、接受单位都要进行归档。⑵工程总结工程总结主要包括：设计总结、勘察总结、施工总结、监理总结、施工大事记等。施工单位总结主要包括：工程概况表，工程竣工总结以及施工单位档案总结（包括案卷目录、工程档案编制说明、档案案卷目录、档案移交清单、特殊载体档案目录、档案总结）。工程竣工总结是施工单位对工程施工的全面总结，由总承包商编12制并统稿，各分包单位的总结可附在后面，施工总结应包括以下主要内容：A、施工基本情况：包括工程范围；主要内容和技术难点；开工时间和竣工时间；工程完成情况。B、计划管理：工程进度情况（包括与合同工期．计划工期的对比情况）；提前和滞后的工程项目及原因分析；计划管理方面的经验。C、质量管理：质量保证体系及运行情况；工程质量情况自我评价；质量管理的经验及其教训；质量评定情况。D、技术管理：施工组织设计与指导施工情况；主要施工方案比选与执行情况；新技术、新材料、新工艺、新设备的使用情况及技术攻关情况；技术管理工作方面的经验；安全生产情况等。工程档案编制说明包括：工程项目简介(开工、竣工日期、项目的设计、施工、安装单位，工程内容、工艺及设备情况等)、工程项目档案简介(分部工程的名称和档案的卷数)、文件材料立卷过程中须说明的问题。监理总结主要包括：专题总结，月报总结，工程竣工总结，质量评价意见报告以及监理单位档案总结（包括移交档案的总目录、工程档案编制说明、档案案卷目录、档案移交清单、特殊载体档案目录）。工程竣工总结应包括以下主要内容：工程规模及主要工程量；质量、进度和投资控制情况；对完成工程以及施工单位的总体评价；技术管理以及监理工作方面的经验和主要做法。⑶质量、安全监督文件质量、安全监督文件：质量报监资料，质量监督总结，安全监督13总结等文件。⑷竣工图缩图竣工图缩图包括施工范围内的平面图（标出控制点的座标和高程），完成工程的立面图（含地质柱状图）。竣工图缩图在原图纸大小的基础上适当缩小，缩小比例以图纸的清晰为准。3、合同管理及竣工决算⑴招标、投标文件（包括资格预审文件）⑵合同、协议文件⑶土建、装饰装修、设备等支付报表⑷工程决算文件4、竣工图竣工图包括竣工说明和竣工图表竣工说明应包括以下基本内容：⑴主要工程数量、技术经济指标