集团费用管理制度

集团费用管理制度第一章总则第一条为加强公司费用管理，控制费用合理开支，提高经济效益，实现费用管理的规范化和程序化，特制定本制度。第二条本制度中的费用主要指企业为组织和管理企业生产经营所发生的管理费用、经营费用及财务费用。第三条公司费用采用归口管理、预算管理和额度管理相结合的办法进行管理。公共费用实行“谁使用，谁负担”的原则在使用部门分摊。费用开支严格执行先审批，后报销的原则。第四条费用的管辖范围及标准将随着公司组织机构、管理职能及人员增减情况的变化而适时调整。第五条本制度适用于集团公司及在京下属公司。外埠下属公司可根据本公司实际情况制定费用管理制度，报集团公司审批后方可执行。第二章费用的归口管理第六条为便于费用的日常控制和考核，公司根据组织管理结构实行归口管理制度。根据费用性质及业务发生情况，公司授权有关部门为费用的归口管理部门。费用管理归口部门明细:部门费用种类办公室办公用品、办公耗材、印刷费、办公租赁费、公办设施修理费、汽车费（油费、路桥停车费、各种规费、年检费、保养维修费等）、差旅费、财产保险费（不含房产）、商标注册费、公司注册登记费、公司年检费、通讯费、会议费、招待费等。人力资源部管理人员工资、奖金、职工福利、职工失业保险、职工养老保险、医疗保险、职工招聘及培训经费、劳保费等。商业发展部宣传广告费、印刷费等。财务部折旧费、各类税金、低值易耗品摊销、无形资产摊销、审计费等。企业管理部诉讼费、咨询费等。资金部银行顾问费、银行服务费、资产评估费、利息、房产保险费等。物业公司物业管理费（水电费、取暖费、绿化费、保安费、保洁费等）、设备维保费、消防费、绿化租摆费等。招商部库房费用、招商费用等。项目发展部项目前期调研、评估、设计费用、外埠工程管理费等。第七条公司对管理费用建立各级、各部门的归口管理责任制。1.费用发生部门的职责：1.1根据公司年度工作计划、本部门工作计划、公司费用开支标准，参照本部门上年实际，编制本部门费用预算报归口管理部门。1.2按照审批后的费用预算进行预算分解，建立费用支出台账，合理控制费用开支。1.3定期向归口管理部门提交预算执行情况及差异原因分析报告。2.费用归口管理部门的职责：2.1汇总并审查各费用发生部门编制的费用预算，综合平衡后提出费用预算建议。2.2制定公司归口费用管理的相应管理实施细则，并监督执行。2.3搜集、综合各类相关信息，比较费用开支与预算的差异并分析原因，制定或调整所管费用的开支标准。3.公司财务部门的职责：3.1准确进行费用的核算和分析，按月公布费用的开支情况。3.2按照预算批复和相关费用管理制度对费用的开支进行监督、检查和控制。3.3收集、汇总公司各部门费用发生情况，分析实际发生与预算的差异原因，提出改进措施。第三章费用的预算管理第八条公司费用开支均列入预算管理范畴，实行预算总额控制，且各单位所属可控费用为本单位业绩考核指标。第九条预算管理具体实施：1.费用使用部门定期编制年度费用总预算，并将各项指标逐月分解，控制使用。2.财务部在已核准的费用预算内办理报销业务。任何无预算或超预算的费用均不得在未授权变更预算的前提下继续开支。如因工作需要变更预算时，应按规定程序取得预算变更的批准。3.预算外费用应先在年度总预算内的各项费用间进行调整，并向财务部提交《预算外费用调整表》。4.新增重大项目，或预算外费用金额较大，超过年度总预算范畴需追加预算的，需向预算管理部门提交《追加预算审批表》，按年度预算审批程序进行审批。5.财务部建立统一格式的《费用报销台账》，对报支的费用逐笔登记，以便各部门查询本部门的费用使用情况。6.月末财务部需将各单位费用预算执行情况进行汇总分析，通报各费用管理部门。一个考核期结束后，将各项费用的预算执行情况报企业管理部和人力资源部，作为考核依据。第四章费用的额度管理第十条费用的额度是指某些费用所规定的可以使用的数量范围，超过额度部分不予报销。第十一条额度管理的费用及标准：1.差旅费。包括外埠出差、市内出差、工作外派和境外出差时所发生的在途交通费、出差生活补贴、住宿费、出差城市的市内交通费等费用支出。额度标准与具体实施详见《差旅费支出标准的规定》。2.业务招待费。是指接待客人而产生的支出，包括餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等。额度标准与具体实施详见《业务招待费支出标准的规定》。3.办公费。是指因日常工作需要而购买的办公用品及其他办公性消耗材料。如购纸笔产生的费用、打印耗材费、印刷费、邮寄费、书报费、办公室清洁用品费等。额度标准：扣除打印机、复印机、传真机专用的硒鼓、墨盒、色带等电子设备耗材费，扣除购买会计专用凭证、账薄、收据及发票的费用和邮寄费、印刷费之后，各部门文职人员办公费用额度为每人每月不超过30元，非文职人员办公费额度每人每月不超过10元。各部门的人数及职位以人力资源部批准为准。4.旅游费。是指为丰富职工业余文化生活，调减工作压力而组织的旅行、郊游等活动而产生的费用。额度标准：每人每年不超过1000元。各部门的人数及职位以人力资源部批准为准。（优秀员工旅游费用不适用本标准，另据人力资源部年度预算和支出申请批准的额度进行报销）5.培训费。是指为了提高职工管理和工作技能，单位组织或自发参加的各种职业培训的支出。额度标准：培训费用按培训性质分为管理能力培训和岗位技术培训两类。管理培训指公司为了提高管理人员管理水平而组织的管理知识和管理技能培训，费用额度不超过人力资源部年度总预算金额。岗位技术培训是指员工为了提高个人职业技能和操作水平而参加的各类技术等级评定、继续教育等费用支出。岗位技术培训每人每年不超过1000元，各部门的人数及职位以人力资源部批准的人数和职位为准。第五章费用的审核及报销程序第十二条费用支出报销主要区分为：预算内费用报销与预算外费用报销，额度内报销与额度外报销。第十三条费用报销的步骤和流程：1.签批人最高审批权限：1.1集团总裁（董事长）：新增预算事项；集团副总裁及各下属公司总经理级别个人报销。1.2主管副总裁：分管业务范围内预算内资金额度50万元（含）以上事项，预算内业务招待费1万元（含）以上；预算外不突破年度总预算的调整事项。1.3集团部门总经理，下属公司总经理：分管业务范围内预算内资金额度50万元（不含）以下事项；预算内业务招待费1万元（不含）。2.报销准备的材料：2.1按报销项目分类粘贴完整的报销原始发票，包括发票、收据。2.2各类审批单。2.3各类附件，如计算表、明细表、事项说明、证明材料、文件等。2.4填写规范的《费用报销单》《差旅费报销单》。2.5有合同（协议）的需同时提供合同（协议）原件给财务部。3.费用审核步骤：3.1判断所发生的费用有无预算，无预算或超预算的，并且没有办理“预算外费用调整”或“追加预算审批”手续的，不予报销。3.2判断所发生的费用是否附合公司制度规定标准，若超标准不予报销。3.3判断是否执行费用报销单填列规范、签批是否齐全、票据是否真实等，若不符合规定不予报销。4.审批流程：4.1集团职能部门4.1.1预算内资金额度50万元（不含）以下事项，预算内业务招待费1万元（不含）以下。4.1.2预算内资金额度50万元（含）以上，预算内业务招待费1万元（不含）以上，及追加预算事项。4.2下属公司4.2.1预算内资金额度50万元（不含）以下事项；预算内业务招待费1万元（不含）以下。4.2.2预算内资金额度50万元（含）以上，预算内业务招待费1万元（不含）以上。4.2.3追加预算事项。4.4预算外费用不超过年度总预算额度的，可以在费用类别、支出月份间调整，填写《预算调整申请单》按流程进行审批后报财务部。费用支出时审批程序同预算内。4.5追加预算需先填写《追加预算申请单》，按流程批准后报财务部。费用支出时审批程序同预算内。4.6低值易耗品、办公用品、礼品等实物采购由公司采购部门办理。如有特殊情况需要自购的，须经主管领导批准，并必须通过采购部门办理入库、领用手续后，方可办理报销。第十四条费用报销单填列规范：1.费用报销单据须使用黑色或黑蓝色墨水，用公司统一规定的单据填写。2.报销的原始发票要求是正规发票（或财政收据），发票复印件、虚假发票、白条均不能报销；超部门预算、超报销标准亦不能报销。发票须是盖有“xx税务局发票监制章”和制票单位公章的正式发票，收据须是盖有“xx财政局行政事业性收费收款收据专用章”的规范收据。3.原始凭证背后须签经办人的姓名，如有特殊事项需要说明请另外以附件形式加以说明，不要在原始凭证上书写。4.需事前申请的业务事项报销时须将业务申请单同发票一起交财务部审核。如报差旅费时须同时交送《出差申请单》；报销业务招待费时须同时交送《餐费使用申请单》或《礼品费使用申请单》，等等。5.报销单上要写明报销日期、原始附件张数、费用项目、类别及金额（大小写）、报销人的签名及相关领导的审核签字等。此外，原始单据要按规定粘贴，不同性质、不同部门的单据分类粘贴，要求粘贴整齐、有序，符合凭证装订的要求。6.偿还或冲销借款时财务人员需开具冲账收据，原始借据不再退回。7.对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担，报销单应由经办部门填写，并经委托部门负责人签字确认，无委托部门负责人签字的，费用记入经办部门。8.报销单据使用说明：单据名称使用说明《差旅费申请单》出差事项申请（出差原因、目的地、时间、人数等）。出差前填写，随《差旅费报销单》一起报销。《差旅费报销单》差旅费报销（车、船、飞机票，住宿票、生活补贴等）。《费用报销单》各类费用的支付和非差旅费的日常费用报销。《原始凭证粘贴单》小票较多时，按类分别分层次粘贴，附在前两种报销单后面。《餐费使用申请单》招待事项申请（标准、陪同人数等）。事前填写，随《费用报销单》一起报销。《礼品费使用申请单》招待事项申请（事由、礼品标准等）。事前填写，随《费用报销单》一起报销。第十五条会计人员在审核报销凭单时，对于不准确、不完整的原始凭证予以退回，要求按有关规定进行更正、补充；对于不真实、不合法和违反公司有关规定的支出不予受理，并向有关领导如实报告。第十六条出纳人员凭签批完整的费用报销单，办理费用报销事项，不得擅自办理签批不完整的报销事项。第十七条报销时间为每周一、三、五，特殊紧急报销事项可随时办理。第六章费用的考核与监督第十八条费用的支付、监督和分析部门为财务部。财务部门应建立费用明细账簿，分项目、部门等对报销金额按月进行统计整理，比较分析实际发生与预算指标的差异及原因，定期将预算执行结果及差异原因反馈给费用发生部门、归口管理部门和绩效考核部门。第十九条各费用使用部门建立费用支出台账，定期与财务部门进行核对。第二十条在京下属公司费用的考核部门为企业管理部。每个考核期结束后，企业管理部根据财务部提供的数据，对照与各考核单位签订的目标责任书，对其费用使用情况进行评价和考核。第二十一条集团公司各部门费用的考核部门为人力资源部。每个考核期结束后，人力资源部根据财务部提供的数据，对照与各考核部门签订的目标责任书，对其费用使用情况进行评价和考核。第二十二条依据与各单位签订的目标责任书的规定，企业管理部和人力资源部兑现奖惩措施。第七章附则第二十三条为满足费用管理的需要，公司有关管理部门可陆续制定有关费用管理实施细则，与之配套执行。第二十四条本制度由集团财务部负责解释和修订。第二十五条本制度自下发之日起生效，公司原有费用管理制度同时失效。