合同管理办法

-1-合同管理办法四川****有限公司管理体系文件编号：****合同管理办法版号：C/0页码：共11页编制：合同管理2013年03月14日审核：总经理办公室主任2013年03月19日批准：总经理2013年04月27日1.目的1.1为进一步规范公司合同管理，预防和减少合同纠纷，切实维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》和集团公司合同管理的相关规定，结合公司生产经营实际和管理要求，特制定本办法。2.适用范围2.1本办法所称合同是指除劳动合同、财务合同以外的约定当事人各方权利和义务的法律文书，包括各类合同、协议、备忘录、意向书等。劳动合同是指公司与员工确定劳动关系、明确双方权力和义务的协议。财务合同是指公司与金融机构确定借贷、担保、抵押、质押关系，明确各方权力和义务的协议。如借款合同、担保合同、抵押合同、质押合同等。3.管理机构及职责3.1公司总经理办公室是公司合同管理的综合职能管理部门，负责公司合同管理办法的制定、合同的法律审查、合同印-2-章管理及合同备案等。3.2公司财务处负责合同资金的监督。3.3公司各处室和二级单位负责本部门、单位授权范围内合同的承办。4.合同的订立4.1合同订立的原则：4.1.1符合《中华人民共和国合同法》及相关法规规定的原则。4.1.2最大程度维护公司合法权益的原则。4.1.3单项或单次金额在2万元以上（含2万元）的经济业务都必须签订合同，单项或单次金额在2万元以下的经济业务是否签订合同，可视其对安全、环保和其他法律法规的敏感性由承办部门、单位报经公司分管领导同意后确定（如建设工程业务、技术业务、劳务业务、运输业务、租赁业务等就必须签订合同）。凡30万元以上的重大合同，须经公司财务负责人审查。4.1.4产品销售合同：在赊销的情况下，不管单次或单项金额大小和履行期限的长短都必须签订合同；在现金交易的情况下，由公司分管领导视其情况决定是否签订合同。4.2合同订立的程序：4.2.1办理相关授权委托手续；4.2..2与对方当事人谈判；-3-4.2.3草拟合同，并按合同的审核、审批权限送交相关领导审核、审批。4.2.4送总经理办公室评审通过的加盖印章，凡应纳入招投标范围的应附中标通知书等招投标资料，否则退回承办部门、单位修改完善。4.3合同对当事人的权利义务的规定必须明确、具体，文字表述要清楚、准确、规范，有标准示范合同文本的应当采用标准文本，不能采用标准合同示范文本的，合同承办人员应根据合同的性质及双方约定拟制合同。4.4合同一般应具备以下条款：4.4.1当事人的名称、住所；4.4.2合同签订日期、地点；4.4.3标的；4.4.4数量、规格、型号、单价；4.4.5质量、技术标准，包括要求、验收方法及提出异议期限；4.4.6价款或报酬及付款方法；4.4.7履行期限、地点和方式；4.4.8违约责任；4.4.9解决争议的方式；4.4.10生效条件。4.5签订涉外合同一般应包括以下条款-4-4.5.1当事人的名称或姓名、国籍、住所地；4.5.2合同签订的日期；4.5.3合同的类型和合同的标的种类、范围；4.5.4合同标的技术条件、质量、标准、规格和数量；4.5.5履行的期限、地点和方式；4.5.6价格条件、支付金额、支付方式、币种及各种附带的费用；4.5.7合同能否转让或者转让的条件；4.5.8违反合同约定的赔偿和其它责任；4.5.9合同发生争议时的解决方法；4.5.10合同使用的文字及效力。4.6签订合同的注意事项：4.6.1核查对方的身份，如果是代理人签订合同，应审查授权委托书及其真实有效性；4.6.2核查对方当事人的主体资格、资信情况及履约能力；4.6.3核查合同中有无违反或规避法律、法规、损害公共利益及公司利益的内容；4.6.4订立合同应当采用书面形式；4.6.5订立合同原则上一年一签，特殊情况订立合同的期限须超过一年的，应事先报公司总经理同意；重大合同需办公会和董事长审定。4.6.6对方合同专用章是否真实有效；-5-4.6.7违约责任应明确细化；4.6.8约定纠纷解决方式时应尽可能地将纠纷纳入我公司所在地仲裁委员会或人民法院管辖；4.6.9合同应由法定代表人或委托代理人签字并应加盖公司合同专用章；4.6.10采购合同、广告合同及其它需询价的合同应附询价表作为合同附件；4.6.11公司技术部门负责审查相关合同的技术标准，有权拒绝不合技术要求的合同的签订；4.6.12除备忘录和意向书可加盖公司行政章外，签订合同不得加盖部门印章、公司行政章、业务章或财务专用章。5.合同的审查、审批及备案5.1合同承办部门、单位在草拟合同后，应送公司分管领导签署审查意见，经同意后送公司评审。5.2合同的审批权限。10万元（含10万元）以下的合同由公司分管领导审批；10万元～30万元（含30万元）的合同由总经理审批；凡30万元以上的重大合同，须经公司相关领导汇签后，报公司董事长审批。5.3公司签订法律关系、经济关系复杂的重大合同，签订前应送集团公司法律事务管理部门进行法律审查。5.4合同的审查意见不得向对方当事人泄露。5.5公司订立的合同，至少应存留三份，一份由合同承办-6-部门使用，一份由财务处办理结算，一份交总经理办公室存档、备案。6.合同的履行6.1履行合同，应根据合同约定严格执行。合同履行部门、单位或人员应本着诚实信用的原则认真履行和监督对方履行合同。6.2合同履行过程中所有记录、资料，合同承办人员应妥善保管，合同履行完毕后作为合同履行依据存档备查。6.3合同签订、履行部门、单位负责人及合同承办人员应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时汇报、协调和处理。总经理办公室要定期对合同履行情况进行监督检查。7.合同的变更、终止7.1合同在履行过程中需变更或终止的，经双方当事人协商一致方可变更或终止。7.2变更、终止合同，一律采用书面形式，并加盖合同当事人印章方可有效，书面资料送总经理办公室备案，变更、终止的内部审批程序同合同签订审批程序。8.合同纠纷的处理8.1合同纠纷处理的原则8.1.1以事实为依据，以法律为准绳的原则；8.1.2充分维护公司利益的原则；8.1.3事实求是的原则；-7-8.1.4先协商后仲裁或司法程序的原则；8.1.5及时有效的原则；8.1.6相互配合，内部统一，不得相互推诿的原则。8.2合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，经办部门、单位应及时处理，并同时上报公司领导和向总经理办公室通报，按《合同法》及相关法律、法规的规定以及合同约定妥善处理。8.3协商不成的合同纠纷，承办部门、单位应及时准备好合同的相关资料，依法申请仲裁或提出诉讼，并确保法律时效。9.合同专用章的管理9.1公司合同专用章共四枚，其中四川久大蓬莱盐化有限公司合同专用章（1）、四川久大蓬莱盐化有限公司合同专用章（2）由总经理办公室管理，四川省大鹰密封件有限公司合同专用章由川密公司管理，四川久大蓬莱新能源开发有限公司合同专用章由新能源公司管理。9.2合同专用章管理部门、单位必须设专人管理，使用应登记；需携带外出的，必须经总经理办公室负责人、本单位负责人同意方可带出，印章管理人员应载明外出事由及带出带回时间。9.3加盖印章应做到清晰明了，有两页以上的合同应加盖骑缝章。9.4合同专用章管理人员应本着高度负责的态度妥善保-8-管、使用合同专用章。10.合同的保管10.1合同履行过程中的相关凭证，由签订合同的单位、部门交公司合同管理部门审核后存档。合同管理部门应定期地对公司合同执行情况进行抽查，发现问题及时纠正。10.2总经理办公室每年底将当年度的合同资料进行清理编册送公司档案室，公司档案室按合同编号规则统一编号、存档。10.3借阅合同及相关资料，应向总经理办公室或公司档案室提出书面申请，并办理相关手续后方可借阅，阅后立即归还，并确保合同及相关资料的完整性。11.合同编号规则11.1合同统一由公司合同管理人员进行编号。11.2合同编号由四部分组成：11.2.1第一部分为公司代码，英文大写字母JDPY表示；11.2.2第二部分为合同分类代码，分别为：X代表买卖合同、C代表采购合同、JK代表借款合同、ZL代表租赁合同、CL代表承揽、JS代表建设工程合同、YS代表运输合同、JS代表技术合同、BG代表保管合同、CC代表仓储合同、WT代表委托合同、QT代表其它类别合同；11.2.3第三部分为年月日代码，用六位阿拉伯数字表示合同送审时的日期，如2011年1月1日代表为110101；-9-11.2.4第四部分为合同顺序代码，用三位阿拉伯数字表示；11.2.5每部分之间以“－”分隔。排列如下：公司代码－合同分类代码－年月日代码－合同顺序代码如：JDPY-JK-110101-0112.合同管理的实施12.1本办法解释权归总经理办公室。12.2本办法从发文之日起施行。13.相关/支持性文件13.1公司《管理问责实施办法》。14.管理工具14.1合同审批表。14.2合同管理台账。14.3合同档案管理。附件1：公司合同审批表附件2：合同管理台帐-10-附件1：****有限公司合同审批表合同名称：合同编号：合同标的：合同当事人：承办单位审查：总经理办公室意见：分管领导审查或审批：授权委托代理人：合同管理人员评审：汇签部门负责人及分管总监审查：总经理审查或审批：法定代表人审批：年月日11附件2：合同管理台帐公司名称：****有限公司时间：年月日序号合同名称合同当事人签订时间合同期限合同编号合同金额（万元）12