公文处理工作基本规范

1公文处理工作基本规范（2016年8月）2一、概论（一）什么是公文？•公文是一个单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。3概论（续）（二）什么是公文处理？原则和要求公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。•公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。•应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。•各单位办公室主管本机关的公文处理工作，并对下级单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。4二、公文种类及其功能常见常用的15种公文公文：•（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。•（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。•（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。•（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。•（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。5公文种类及其功能（续1）•（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。•（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。•（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。•（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。•（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。6公文种类及其功能（续2）•（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。•（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。•（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。•（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。•（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。7三、公文格式•公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。8公文格式（续1）•（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。•（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。•（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。9公文格式（续2）•（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。•（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。•（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。•（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。10公文格式（续3）•（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。•（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。•（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。•（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。11公文格式（续4）（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。（十八）页码。公文页数顺序号。12公文格式（续5）•公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。•公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。•公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。13四、行文规则（一）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。（三）向上级行文（上行文），应当遵循以下规则：1、原则上主送一个上级机关、单位，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2、党委、政府的部门向上级主管部门请示、14行文规则（续1*上行文）报告重大事项，应当经本单位同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。3、下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。4、请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。5、除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。6、受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。15行文规则（续2*下行文1）（四）向下级行文（下行文），应当遵循以下规则：1、主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2、办公室根据本单位授权，可以向下级（如分公司）行文，其他部门和单位不得向下级发布指令性公文或者在公文中向下级提出指令性要求。需经（总公司）审批的具体事项，经单位（总公司）同意后可以由职能部门行文，文中须注明已经单位（总公司）同意。16行文规则（续3*下行文2）3、单位（总公司）的部门在各自职权范围内可以向下级单位的相关部门行文。4、涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。5、上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。17行文规则（续4*其他）1、联合行文同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。2、平行行文党委、政府的部门依据职权可以相互行文。3、部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。18五、公文拟制(一)公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。（二）公文起草的要求1、符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。2、一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。3、内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。4、文种正确，格式规范。5、深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。6、公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，19公文拟制(续1*起草1)（二）公文起草的要求1、符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。2、一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。3、内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。4、文种正确，格式规范。5、深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。20公文拟制(续2*起草2)6、公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。7、机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。21公文拟制（续3*审核1）（三）公文审核公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：1、行文理由是否充分，行文依据是否准确。2、内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否是否切实可行。3、涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。22公文拟制（续5*签发）（三）公文的签发公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。23公文拟制（续4*审核2）4、文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。5、其他内容是否符合公文起草的有关要求。审核注意事项：1、需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。2、经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。24六、公文办理公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。（一）收文办理主要程序：1、签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。2、登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。3、初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。25公文办理（续1）4、承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。5、传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。6、催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。7、答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。26公文办理（续2*发文办理1）（二）发文办理主要程序：1、复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。2、登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。3、印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。4、核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。27公文办理（续3*发文办理2）发文办理注意事项：涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。28公文办理（续4*整理归档）（三）整理归档需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。29七、公文管理（一）应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。（二）公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。（三）公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。（四）公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。30公文管理（续1）（五）公文的印发