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办公室公文处理总经理办公室王小珊二〇一一十二月十九日办公室公文处理一、公文的定义二、公文格式三、法定公文文种四、公文处理五、公文管理六、印章管理规定《国家行政机关公文处理办法》第二条：行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。一、公文的定义《国家行政机关公文处理办法》国务院2000年8月24日发布2001年1月1日起施行(一)《国家行政机关公文格式》二、公文格式(二)《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》(三)公文中各要素《国家行政机关公文格式》国务院办公厅秘书局编二000年十一月(国家质量技术监督局1999年12月27日批准)(一)《国家行政机关公文格式》国标：GB/T9704-1999本标准的适用范围：本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行就是可以结合自己的实际执行。(二)《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》①排版规格：②公文用纸：③公文用纸幅面：⑥装订要求：⑤图文颜色：④页边和版心：①排版规格：★每面22行，每行28个字。(Word文档页边距：上下左右均为2.5厘米)★字间距为“标准”字距，指一个汉字所占的空间，即两个字节。以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行，即“段落”中的单倍行距。②公文用纸：★纸张定量：60g/m2-80g/m2的胶版印刷纸或复印；★纸张白度：85%-90%；★横向耐折度：≥15次；★不透明度：≥85%★PH值：7.5-9.5：通常情况是用70克胶版印刷纸或复印纸。③公文用纸幅面：国准中规定用国际标准纸型：A4幅面尺寸为：210mm×297mm④页边和版心：★公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm★公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm★版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）⑤图文颜色：发文机关标识、反线、印章为红色其余部分均为黑色⑥装订要求：★骑马订或平订的订位为：两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处《国家行政机关公文格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。★置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素。★置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。★置于主题词以下的各要素。眉首主体版记(三)公文中各要素眉首眉首的要素包括：1、公文份数序号2、秘密等级和保密期限3、紧急程度4、发文机关标识5、发文字号6、签发人7、反线1、公文份数序号★并不是所有的公文都要编制份数,《国家行政机关公文处理办法》第十条第一款第一项：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。★公文份数序号用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。一般至少编两位，即“01”。如果只编壹位“1”会使人不知其意，以为是误印上去的。2、秘密等级和保密期限“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。①秘密等级包括：绝密、机密、秘密保密期限是对密级公文时效的说明。国家保密机构的要求是在密级程度后标注保密期限，并在秘密等级和保密期限之间用★隔开，此时秘密等级两字之间不空1字距离，以免字段过长。如：绝密★三个月②保密期限秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。3、紧急程度★紧急程度主要是对公文送达时限的要求。《国家行政机关公文处理办法》规定紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。★紧急程度用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如果同时标识秘密等级和紧急程度时，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。4、发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”两字组成。联合行文时，主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。发文机关过多时，必须保证首页显示正文，可采用缩小发文机关字号，缩小行距的办法。★平行文或下行文：发文机关标识上边缘至版心上边缘25mm（约2行），这2行用于标识份数序号、密级、紧急程度，即使这3项要素均不需要标识，也要留出这段空白。因此，在设计文件红头时，发文机关标识位置应自上页边起留出天头：37mm+25mm=62mm的位置。发文机关标识位置★上行文：发文机关标识上边缘至版心上边缘80mm，即要留出80mm-25mm=55mm的空白供上级机关批示文件用。也就是说上行文发文机关标识位置应自上页边起留出天头：37mm+25mm+55mm=117mm5、发文字号发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识。发文字号应尽量简化。发文字号在发文机关标识下空2行，反线之上4mm处用3号仿宋体字居中排布。发文字号位置：★年份要用全称：〔2005〕，不能简化为：“04”、“05”。★年份要用六角括号“〔〕”括起来。注意不要用圆特号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“()”括起。发文字号要求：★序号是发文的流水号，序号不编虚位，即1不编为001，不加“第”、“字”等虚字。6、签发人★上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。★签发人标识仅在上行文中才出现，其目的是让上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的事项负责。7、反线反线位于发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色线条，线宽约2.25磅。主体正文主体包括：1、标题2、主送机关3、正文4、附件6、公文生效标识7、附注红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。注意标题的断行。考虑到许多机器中没有小标宋字体，可变通采用宋体字。省疾控中心公文标题字采用小2号宋体字加粗。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，不用标点符号。1、标题标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体标识，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。标识主送机关时应标明主送机关全称、规范化的简称，同类型的主送机关可标统称，如：各市、县(区)疾病预防控制中心。2、主送机关如果主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移到版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。如果仅差1行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下可不空1行。布告、公告、通告等公布性公文，不写主送机关；非法定公文之外的各种计划、报表、规章、条例等不写主送机关。3、正文位置：主送机关名称下1行，第个自然段左空2字，回行顶格。结构：正文的结构一般由开头(导语)、主体、结语三部分组成。字体字号：3号仿宋。正文中的小标题用3号小标宋体字或黑体字。正文中的数字、年份不能回行。要求文字简练，观点明确，逻辑严密，文理通顺，标点符号准确。4、附件公文正文中有些图表、名单等内容，若穿插在正文中，往往隔断公文前后意思的联系，造成阅读上的不便，此时应从正文中抽出这些内容，作为附件单独表述。附件应在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。如：附件：1、×××××××××××××2、×××××××××××××5、公文生效标识公文生效标识是证明公文效力的表现形式。包括发文机关印章、签署人姓名、生效时间。公文生效标识有两种情况，一种是单一发文，另一种是联合发文。成文日期特殊情况说明印章单一发文联合发文成文日期成文日期是公文生效的时间，是公文的重要内容，公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”。由于印章要盖在成文日期上，所以成文日期要依印章的位置而定。Word文档在菜单栏点击“插入”中的“日期和时间”，选择中文格式。印章印章是公文生效标志，是鉴定公文真伪的重要标志，除会议纪要以外，不加盖印章的公文为无效公文。单一发文单一机关印发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，端正，居中下压成文日期。上距正文1行之内也就是不到1行的空白，这是为了防止变造公文，因为如果空白过大，就容易被人私自加入其他内容。联合发文当联合发文需加盖2个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交、相切，相距不超过3mm。只能采用同种加盖印章方式，要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐、美观。当联合发文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上，印章之间互不相交、相切。每排最多排3个印章，两端不得超出版心。最后一排如余1个或2个印章时，居中排布。在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。如：此件发至县团级、此件可见报等。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。7、附注注意：附注不是对公文内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。版记版记的要素包括：1、主题词2、抄送机关3、印发机关和印发日期4、版记的位置5、版记中的反线6、页码7、表格1、主题词“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。主题词依次以类别词、类属词、文种三部分标注，一般不超过5个，不少于3个。如《国家行政机关公文处理办法》的主题词是：文秘工作、公文、办法、通知，“文秘工作”是类别词，“公文”、“办法”是类属词，“通知”是文种。2、抄送机关主题词之下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识。“抄送”后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。若主送机关过多或使用“会议纪要”文种时，要在主题词之下，抄送之上标识主送机关，标识方法同抄送。3、印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关时在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。4、版记的位置版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。版记各个要素之下均要加一条反线，宽度同版心。加反线的目的一是区别版记中的各要素，二是美观。5、版记中的反线6、页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页以后的页不标识页码。这是为了防止在空白页私加文字。7、表格横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧。单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角；单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。这样放置可保证连续编排的表格可以依次顺序向下看，否则有可能出现单双页表格全部放在钉口一边或切口一边，阅读公文时就要反复颠倒着看，很不方便。公文如需A3型表格，而且是作为公文正文的最后一页时，为避免表格的脱落，应使表格处于封三之前位置，而不应将表格粘贴在封四上。三、法定公文文种疾控机构常用的公文种类：通知、报告、请示、函、通报、会议纪要等。（一）通知（二）报告（三）请示（四）函（五）通报（六）会议纪要通知大多属于下行公文印发、批转、转发性通知：用于印发本级机关，批转下级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。（一）通知发布规章任免、聘用通知：用于任免或聘用工作人员等。事务性通知：用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务。知照性通知：用于告之各有关方面周知的事项。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。批示性通知：上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用通知。（二）报告报告属于上行公文向上级机关汇报工作、反