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项目四总账管理系统业务处理实验一、填制凭证（1）基本信息凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号。采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期，不能超过业务日期。由于系统默认凭证保存时不按凭证号顺序排列而按日期顺序排列，如不按序时制单将出现“凭证假丢失”现象。如有特殊需要可将其改为按序时制单，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。具体操作步骤如下:操作步骤如下:①在“总账系统”窗口下，在菜单中选择“凭证”，单击“填制凭证”进入“填制凭证”对话框。②如图5-1所示，单击“增加”按钮，在凭证类别框中，点击“”按钮，选择“付款凭证”，输入制单日期“2005-06-28”，输入附单据数。③如图5-2所示，输入摘要“提取现金”，在科目名称处可打开参照钮，选择“1001现金”，单击“确定”，输入借方金额“8000”，按回车键。正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。当前新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。会计科目通过科目编码或科目助记码输入，科目编码必须是末级的科目编码。金额不能为“零”;红字以“-”号表示。项目四总账管理系统业务处理实验一、填制凭证（2）输入辅助核算信息———待核银行账项目选择了支票控制，即该结算方式设为支票管理，银行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。对于实行支票管理的用户，在支票领用时，最好在支票登记簿中予以登记，以便系统能自动勾销未报的支票。若支票登记簿中未登记该支票，则应在支票录入对话框中登记支票借用信息，同时填上报销日期。当输入的科目需要进行部门核算时，要求选择对应的部门名称。具体操作步骤如下:①“100201”科目为银行科目，弹出“辅助项”对话框，参照选择结算方式“现金支票”，输入票号“xj001”，选择发生日期“2005.06.28”，如图5-3所示,单击“确认”返回。②输入贷方金额“8000”后，单击“保存”，在提示对话框中，单击“是”。③回到凭证输入窗口，单击“保存”，系统显示“凭证已成功保存”，单击“确定”。项目四总账管理系统业务处理实验一、填制凭证（3）输入辅助核算信息———部门辅助账科目输入部门名称有三种方法:一是直接输入部门名称;二是输入部门代码;三是参照输入。不管采用哪种方法，都要求在部门目录中预先定义好要输入的部门，否则系统会发出警告，要求先到部门目录中对该部门进行定义后，再进行制单。具体操作步骤如下:如图5-4，完成凭证头部分操作，输入“550305”科目时，该科目为部门辅助账科目，在弹出的“辅助账”对话框中输入辅助信息，参照选择部门“经理办”，单击“确认”返回，继续完成其他输入操作。项目四总账管理系统业务处理实验一、填制凭证（4）输入辅助核算信息———个人往来科目当输入的科目需要登记个人往来账时，要求输入对应的部门和往来个人。当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑该人姓名及其他资料。在录入个人信息时，若不输“部门名称”只输“个人名称”时，系统将根据所输个人名称自动输入其所属部门。具体操作步骤如下:①完成借方信息输入操作后，当输入贷方信息时，119101科目为个人往来科目，需要在“辅助项”对话框中输入辅助信息。②选择部门“市场部”，个人“李宁”，选择发生日期“2005.06.28”，如图5-5所示,单击“确认”。③输入贷方金额“600”，单击“保存”。项目四总账管理系统业务处理实验一、填制凭证（5）输入辅助核算信息———单位往来科目当输入的科目需要登记往来账时，要求输入对应的单位代码和业务员姓名。单位往来包括供应商往来和客户往来。如果往来单位不属于已定义的往来单位，则要正确输入新往来单位的辅助信息，系统会自动追加到往来单位的目录中。具体操作步骤如下:①如图5-6所示，当输入分录贷方科目时，113101科目为单位往来科目，需要在“辅助项”对话框中输入辅助项信息。②选择单位“万科”，业务员“李宁”，发生日期“2005.06.28”，单击“确认”。③输入贷方金额为“30000.00”，单击“保存”即可。项目四总账管理系统业务处理实验一、填制凭证（6）输入辅助核算信息———数量金额核算科目系统根据数量单位自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可将光标移动到贷方后，按空格键即可调整金额方向。若空过辅助信息，软件仍可继续操作，不显示出错警告，但可能导致数量辅助账的对账不平。具体操作步骤如下:①当输入分录的贷方科目时，“510101”科目为数量金额核算科目，需要在“辅助项”对话框中输入辅助信息，如图5-7所示。②输入数量“600”，单价“32”，单击“确认”。项目四总账管理系统业务处理实验一、填制凭证（7）输入辅助核算信息———外币核算科目如果还有其他辅助核算，则先输入其他辅助核算后，再输入外币核算信息。汇率栏中内容是固定的，不能输入或修改。如使用变动汇率，汇率栏中显示最近一次汇率，可以直接在汇率栏中修改。具体操作步骤如下:①如图5-8所示，当输入分录的借方科目时，“100202”科目为外币核算科目，需要在凭证增加的“外币”栏中输入相应的信息。②输入外币“10000”，输入完毕后，系统会自动计算填列金额“81800”，继续完成其他操作步骤。项目四总账管理系统业务处理实验一、填制凭证（8）输入辅助核算信息———项目核算科目当输入的科目是项目核算科目时，屏幕弹出辅助信息输入窗口，要求输入项目核算信息。具体操作步骤如下:如图5-9所示，当输入分录的借方科目时“41010102”科目为项目核算科目，系统要求输入相应的辅助信息，在“项目名称”框中，选择“A1软件产品”，单击“确认”按钮。然后继续完成其他操作步骤。项目四总账管理系统业务处理实验二、凭证修改凭证输入时尽管系统提供了多种控制措施，但错误是在所难免的，记账凭证的错误必然影响系统的核算结果。为更正错误，可以通过系统提供的修改功能对错误凭证进行修改；未经审核的错误凭证可以通过“制单”功能直接修改;已经审核的凭证应先取消审核后，再通过“制单”进行修改。如果采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。如果选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。外部系统传过来的凭证不能在总账系统进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。如果涉及银行存款科目的分录已录入支票信息，并对该支票做报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。具体操作步骤如下:①在“填制凭证”窗口中，通过“查询”功能找到要修改的凭证，将光标定在要修改的地方即可直接修改。②双击要修改的辅助项，如项目，可直接修改“辅助项”对话框中的相关内容。③在当前金额的相反方向，按空格键可直接修改金额方向。④单击“增行”，可在当前分录前增加一条新的分录。⑤若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“=”键即可。⑥单击“保存”，保存当前修改。项目四总账管理系统业务处理实验三、冲销凭证制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常的凭证进行保存和管理。具体操作步骤如下:①如图5-10所示，在“制单”菜单中单击“冲销凭证”。②如图5-11所示，在对话框中选择制单月份“2005.06”，选择凭证类别并输入凭证号，单击“确定”，系统自动生成一张红字冲销凭证。项目四总账管理系统业务处理实验四、作废凭证作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。账簿查询时，查不到作废凭证的数据。若当前凭证已作废，可单击“编辑”菜单下的“作废/恢复”，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。具体操作步骤如下:在“填制凭证”中，找到要作废的凭证，在“制单”菜单中单击“作废”。项目四总账管理系统业务处理实验五、整理凭证如果作废凭证不想保留时，可通过“整理凭证”功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。凭证整理只能对未记账凭证进行整理。已记账凭证作凭证整理时，应先恢复本月月初的记账状态，再作凭证整理。具体操作步骤如下:①如图5-12所示，在“制单”菜单中选择“整理凭证”。②如图5-13所示，选择要整理的月份，如“2005.06”，单击“确定”。③如图5-14所示，单击“全选”后，单击“确定”。④如图5-15所示，单击“是”即删除作废凭证并对凭证号进行了整理。项目四总账管理系统业务处理实验六、查询凭证具体操作步骤如下:①在“填制凭证”界面中，单击“查询”，显示如图5-16。②选择凭证类别:“付款凭证”;输入凭证号，其他栏目可为空。单击“确定”，即可找到符合查询条件的凭证。③在各个会计分录间移动光标，备注栏将动态显示出该分录的辅助信息。④单击凭证右下方相应图标，显示当前分录是第几条分录。⑤单击“余额”，显示当前光标所在科目包含所有已保存的记账凭证的最新余额。⑥当光标定在凭证的某条分录上时，在“查看”菜单中单击“联查明细账”，显示该笔业务发生科目的明细账。项目四总账管理系统业务处理实验七、凭证汇总记账凭证全部输入完毕并进行审核签字后，可以进行汇总并同时生成一张“记账凭证汇总表”。进行汇总的凭证可以是已记账的凭证，也可以是未记账的凭证，因此，财务人员可以在凭证未记账前，随时查看企业当前的经营状况和其他财务信息。在凭证汇总表中，系统提供快速定位功能和查询光标所在行专项明细账功能，如果要查询其他条件的科目汇总表，可再调用查询功能。具体操作步骤如下:①在“总账系统”窗口中选择“凭证”，单击“科目汇总”，出现凭证汇总条件窗口，输入月份“2005.06”，输入凭证类别“全部”，选择范围“未记账凭证”，其他条件为空，单击“汇总”，可得如图5-59所示界面。②如图5-17所示，显示2005年06月份所有未记账凭证的汇总表。项目四总账管理系统业务处理实验八、签字审核1、出纳签字会计凭证填制完成之后，如果该凭证是出纳凭证，且在系统“选项”中选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则应由出纳核对签字。出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可以通过“出纳签字”功能对制单员填制的带有现金或银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。出纳签字是为了加强企业现金收入和支出的管理。具体操作步骤如下:①如图5-17所示，以出纳身份进入总账系统，在“凭证”菜单中，单击“出纳签字”，输入月份“2005.06”，单击“全部”复选按钮，单击“确认”。②如图5-18所示，在“出纳签字”对话框中，双击某一待签字凭证或者选中后单击“确定”。③如图5-19所示，在出现的一张凭证中单击“签字”按钮，凭证底部“出纳”处自动签上出纳人姓名，单击“退出”。项目四总账管理系统业务处理实验八、签字审核2、审核凭证按照会计制度规定，凭证的填制与审核不能为同一人，因此在进行审核之前，需要更换用户。具体操作步骤如下:①更换用户“张悦”，单击“确定”。②以张悦的身份进入总账系统后，在“凭证”菜单中，单击“审核凭证”，单击“确定”;③如图5-20所示，选择“全部”单选按钮，单击“确认”。④如图5-21所示，选择要审核的凭证，单击“确定”;如果不选择，单击“确定”即审核全部凭证。⑤如图5-22所示，检查后，单击“审核”，凭证底部“审核”处自动签上审核人姓名，单击“退出”。项目四总账管理系统业务处理实验八、签字审核3、主管签字为了加强对会计人员制单的管理，系统提供“主管签字”功能，会计人员填制的凭证必须经主管签字才能记账。具体步骤如下：①在“系统”菜单中，单击“重新注册”，更换账套主管“张山”，单击“确定”。②以张山的身份进入总账系统后，在“凭证”菜单中，单击“主管签