搜索
第八章常用办公设备的使用与维护第一节打印机的使用第二节传真机的使用第三节复印机的使用第四节扫描仪的使用第五节常用办公自动化存储设备第六节上机训练本章小结习题八第一节打印机的使用打印机是计算机的主要输出设备之一，使用它可以打印各种公文、表格、照片等。在打印机的使用过程中，还要注意打印机的维护及保养，以延长其使用寿命。一、打印机的分类目前市场上的打印机品牌齐全、种类繁多，按照打印机工作原理的不同可将打印机分为针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种，如图8.1.1所示。图8.1.1打印机1．针式打印机针式打印机又称点阵打印机，是一种以点阵式排列的钢针敲击色带，从而使色带另一侧的纸张印上油墨的技术。目前常见的针式打印机的打印针数为24针，早期的针式打印机有采用9针的，其打印效果和打印速度与24针相比非常逊色。针式打印机具有打印成本低、打印耗材便宜、容易维修、价格低、打印介质广泛等特点，同时适合有一定厚度的介质打印，比如银行专用存折的打印等。它的缺点主要是打印速度慢、分辨率低，而且在打印过程中会产生很大的噪声。由于其特有的打印特性，现在主要用于商业金融领域打印票据、学校打印考卷等。2．喷墨打印机喷墨打印机是继针式打印机后的另一种打印机，与针式打印机相比它的分辨率有很大的提高，打印色调也越加细腻。喷墨打印机在近几年发展得特别快，随着技术的日益成熟，其制造工艺和打印效果都有明显进步。喷墨打印机有价格低、打印质量好、打印噪声小、体积小等优点。但喷墨打印机对打印纸张的要求比较严格，而其打印出来的页面遇水会褪色。喷墨打印机主要用于一般的办公和家庭。3．激光打印机激光打印机是近来发展较快的一种输出设备。它具有打印精度高、速度快、噪声低等优点，将成为今后打印机的主流产品。由于价格较高，大多数用于办公自动化、计算机辅助设计等系统领域。激光打印机比喷墨打印机要贵得多，但单页打印成本要低一些，打印精度更高。激光打印机又分为黑白激光打印机和彩色激光打印机，其中彩色激光打印机价格更贵，10000多元的价格不是普通用户所能承受的。二、安装打印机及其驱动程序只要将打印机与计算机连接，才能通过打印机输出文本和图像。安装打印机的过程分为硬件连接和软件安装两个部分。硬件连接是指将打印机的数据线通过对应的接口方式连接到计算机主机上，软件安装则是指安装打印机驱动程序。1．打印机的硬件连接计算机上的打印机接口有SCSI接口、EPP接口和USB接口3种，常用的是EPP接口和USB接口。如果是USB接口，只要将打印机的数据线与计算机的USB接口相连，然后接通电源就行。如果是EPP接口，可以按照以下操作步骤进行连接：（1）找出打印机的电源线和数据线。（2）把数据线的一端插入打印机端口并拧紧螺钉，把数据线的另一端插入计算机的数据线端口并拧紧螺钉。（3）将电源线插入打印机的电源接口，将电源线的另一端插入交流电插座中。此时即可将打印机连接到计算机上。2．安装打印机驱动程序将打印机和计算机连接好之后，此时的打印机还不能使用，必须在计算机中安装打印机的驱动程序后，才能像使用其他外设一样使用打印机。安装打印机驱动程序的具体操作如下：（1）选择“开始”→“打印机和传真”命令，打开“打印机”窗口。在“打印机任务”选项区中选择“添加打印机”选项，弹出“添加打印机向导”对话框，如图8.1.2所示。（2）用户可根据向导的提示，通过单击“下一步”按钮来完成打印机驱动程序的安装。安装完成后，选择“开始”→“打印机和传真”命令，即可查看新安装的打印机，如图8.1.3所示。图8.1.2“添加打印机向导”对话框图8.1.3新添加的打印机三、管理打印任务打印管理器是管理打印的Windows应用程序，用户可使用它来查看和控制文档的打印。当用户在Windows应用程序中打印文档时应用程序将打印机、字体和文档信息传送给打印机管理器，由打印机管理器控制文档的打印工作，直到打印结束或发生错误时为止，且它会将发生的错误提示给用户。1．激活打印机窗口要打印任何文件，无论是图像、文字或表格，都要用一个软件来启动打印设置对话框。一般的软件都有打印命令，选择该命令，即可激活“打印机管理器”窗口，如图8.1.4所示。2．暂停打印在打印文件时，如果遇到某些意外情况，如打印纸用完或打印纸没有放好等情况时，用户可以先暂停要打印的文件，当这些问题解决后再恢复打印即可。在打印机窗口中选中要暂停打印的文档，然后再选择“文档”→“暂停打印”命令，即可将选中的打印文档暂停，如图8.1.5所示。图8.1.4“打印机管理器”窗口图8.1.5暂停打印文档如果要恢复被暂停的打印文档，选择“文档”→“继续”命令即可。3．清除打印如果将某个文档发送到打印机之后出现了错误或要将某项打印任务取消，可在打印队列中选择要取消打印的文档，选择“文档”→“取消”命令即可。4．更改打印顺序当以后台方式打印文件时，打印文件以作业的形式按提交时间依次排列在队列中，且通常按照打印的先后顺序排列。如果用户要将某个文档提前或推后，选中该任务后将其拖至打印队列的前方或后方即可改变其打印顺序。四、打印机的日常维护在使用打印机的过程中，要注意其维护及保养，才能在日常使用中减少问题出现的概率以及延长打印机的使用寿命。通常，要注意以下几点：（1）使用打印机时，应使用符合标准的打印介质。在放纸时，应将纸放平整，将左右卡纸片分别卡到纸的两边。（2）在打印过程中不要打开打印机盖，以免造成卡纸。如果遇到卡纸，应轻轻将卡纸取出或将打印机送至专业维修部门检修。（3）如果打印的页面产生白线时，可将硒鼓取出轻轻晃动，再放入打印机内，如果打印正常，说明炭粉不多，如果还有白线，则需要更换新的硒鼓。（4）当缺纸灯不停闪烁时，表示进纸区有问题。应先将电源关闭，从进纸架上将纸张取出，如果有纸张卡在打印机内，应小心将其慢慢拉出。（5）如果要移动打印机或与其他计算机重新连接时，应先关闭打印机电源，然后再移动或重连。（6）如果要更换喷墨打印机的墨盒，应先按下机箱上的Reset键3s左右，让墨盒自动移动到墨盒架的换墨位置处，然后再取出旧墨盒，装上新墨盒。（7）使用喷墨打印机打印图像文件时，必须确保该图像尺寸不能太大，否则很容易在打印的过程中出现死机或乱码现象。第二节传真机的使用传真机是一种机电一体化的现代办公设备，它在日常办公事务中发挥着非常重要的作用，成为许多公司传递信息的重要工具，如图8.2.1所示。图8.2.1传真机传真是一种传送静止图像的通信方式。随着科学技术的发展，传真机的功能也在不断地变化。现在越来越多的传真机都带有液晶显示（中/英文），并具有多页自动进纸、自动切纸、录音电话、无纸接收、来电显示、呼叫转移等功能。一、传真机的分类传真机从功能上大致可分为低档型、中档型、中高档型和高档型4类。（1）低档型。必须使用热敏纸，只具有简单的收发功能，不能自动切纸，也没有录音功能。（2）中档型。与低档型一样，也必须使用热敏纸，带有液晶显示（中/英文），而且能够自动切纸、进纸，允许无纸接收，支持呼叫转移、电话录音和来电显示，并带有外置式计算机接口。（3）中高档型。可以使用像喷墨打印机用纸和热转印纸这样的普通纸，带有液晶显示，能够自动进纸，允许无纸接收，支持来电显示、呼叫转移和电话录音，并带有内/外置式计算机接口。（4）高档型。可以使用像激光打印机用纸这样的普通纸，具有多合一功能，带有计算机接口。二、安装传真机传真机作为一种方便的通信工具，它的功能非常强大，但它同时又是一种很精密的仪器，所以在安装时要特别小心。具体的安装过程如下：（1）将电话受话器软线插入受话器插座（HANDEST插座）。（2）用附带的电话软线将电话线路与电话线插座连接好（LINE插座）。（3）将传真机的电缆插入电源插座。（4）将其他外接电话或应答机器的可用电话软线连接在传真机的外接电源插座（EXT.TEL插座）上即可。安装传真机时要注意以下事项：（1）使用前要仔细阅读使用说明书，按照说明书的步骤正确安装机器。（2）要注意电话线的连接，注意2芯线和4芯线的区别。（3）线路通信质量的简单判断。如果线路质量较差，则在传真机工作时会引起文件内容丢失、通信线路中断等情况。用户通过可摘机后听拨号音是否有异常杂音来进行判断。（4）常用的传真纸有热敏纸和普通纸两种纸。热敏纸是在基纸上涂上一层化学涂料，常温下无色，受热后变为黑色，所以热敏纸有正反面之分，因此，安装时要按照说明书或传真机内的指示图将其安装正确。三、收发传真将传真机安装完成，并且在其中安装了传真纸之后，就可以使用传真机收发传真。发送和接收传真可分为手动、自动和定时等多种方式，下面将简单介绍其中几种常用的方式。1．手动传送手动传送就是先拨通对方的传真号，当对方传来传真提示音后才开始发送传真。其具体操作如下：（1）将传真稿放置于传真机的进纸口处。（2）拨打对方的传真号码，当传来传真提示音后即可自动进行传送。2．自动传送自动传送就是拨通传真号码后直接传送传真，其具体操作如下：（1）将传真稿放置于传真机的进纸口处。（2）拨打对方的传真号码，当电话拨通后可自动进行传送。3．定时传送用户可以设置定时发送传真，定时的开始时间可设置在未来24小时以内。其具体操作如下：（1）将传真稿放置于传真机的进纸口处。（2）按传真机上的“功能”键3次，再按“设置”键。（3）用数字键输入预定的开始时间。按“设置”键，输入传真号码。（4）按“设置”键，直至响起一个连续的信号，则表示已经设置完成。4．手动接收手动接收传真就是指当有电话拨入时，当用户按传真机上的“开始”键给对方一个传真信号时，才能接收到对方传送的传真的方式。5．自动接收自动接收传真就是当有电话拨入时，无须用户接收电话，就直接将其转入传真模式时的方式。在该方式下，只要电话接通，就可以接收到对方发送的传真。四、传真机的日常维护传真机在使用过程中，也应该经常进行擦拭，保持传真机的整洁干净；应该养成良好的操作习惯，以延长传真机的使用寿命。在平常的使用过程中，应注意以下事项：（1）不要频繁地开关传真机，因为这样能促使传真机内电子元件的老化，以致缩短传真机的使用寿命。（2）使用标准的传真纸。如果传真机的粗糙度不够，可能会造成热敏头和输纸棍磨损。（3）不宜在高温、强磁或强腐蚀气体环境中使用传真机，因为这样会影响传真机记录的印字质量，或对电子线路造成不良影响，干扰通话等现象产生。（4）不要传真带有装订针、大头针之类的文件以及墨迹或胶水未干的稿件，因为类似的硬物质会引起传真机发生故障；稿件上的墨迹或胶水易弄脏扫描玻璃，导致传真的质量下降。（5）不宜在打雷下雨时使用传真机，因为雷电容易通过电话线损坏传真机。因此，在打雷下雨时，应关掉传真机的电源，将电话线插头拔掉。第三节复印机的使用复印机是常用的办公设备之一，它主要用于复印大量的文件以及不能使用打印机打印的文件（如签过字盖过章的合同、证件等），其外观如图8.3.1所示。图8.3.1复印机一、复印机的分类从复印机的工作原理来划分，可以将复印机分为模拟复印机和数码复印机。1．模拟复印机模拟复印机诞生应用的时间已经比较长，其原理就是通过曝光、扫描将原稿的光学模拟图像通过光学系统直接投射到已被充电的感光鼓上产生静电潜像，再经过显影、转印、定影等步骤来完成复印。2．数码复印机数码复印机是近几年来兴起的数字化办公潮流所带来的必然结果，理光、佳能、施乐等多家厂商都已经推出了多种型号的数码复印机。由于数码复印机采用了数字图像处理技术，使其可以进行复杂的图文编辑，可大大提高复印机的工作效率和复印质量，降低使用时发生故障的概率。数码复印机实际就是一台扫描仪和一台激光打印机的组合体，首先通过CCD传感器对通过曝光、扫描产生的原稿的光学模拟图像信号进行光电转换，然后将经过数字技术处理的图像信号输入到激光调制器，调制后的激光束对被充电的感光鼓进行扫描，在感光鼓上产生由点组成的静电潜像，再经过显影、转印、定影等步骤来完成复印过程。目前从市场上销售的复印机型上可以将复印机进一步划分为：家用复印机、办公复印机、便携复印机和工程图纸复印机。（1）家用型复印机。家