高效率会议的技术

高效率会议的技术病症1：没人把开会当一回事。大家迟到、早退，在会议上最常做的事，就是在文件上涂鸦。病症2：开会开到天荒地老，实际的开会时间总是比预期多出两倍。病症3：开会时，讨论内容离题后就像泼出去的水，再也没有回来过。病症4：开会后，决而不行的程度犹如透过水无痕，像没开过会一样。病症5：会议里，大家都说了很多话，但说的都不是真话。病症6：大家总是忘了带最重要的资料和数据进会议室，让决策一廷再廷。病症7：会议的无聊程度一路一路走来，始终如一。大家重复犯同样的错误，没人想做任何改变。要想成为一家成功企业，不能不学会如何开会。50%的时间，浪费在无效会议上学会如何开会，启动企业改革开端一会议6角色：会议中的6种角色定位如果你是会议主持人如果你是提报人或与会者会议6角色角色1召集人角色2主持人角色3与会者角色4提报人角色5计时员角色6记录员如果你是会议主持人……主持人会议的5项技巧会议前技巧1期望明确会议中技巧2营造气氛、保持中立会议中技巧3资询可视化会议中技巧4归纳结论会议后技巧5继续追踪如果你是提报人或与会者……有效参与会议的4项技巧技巧1提案具体技巧21分钟演讲术技巧3建立体系技巧4引用提案二会议4步骤（高效率会议4步骤）Step1确认开会目的Step2：确定开会形式Step3：慎选出席者Step4：完美结束会议确认开会目的让与会者有备而来以明确目的决定会议形式1、决策与执行2、解决问题3、创意发想4、凝聚向心力“确立会议目的，决定一场会议的好坏，也决定会议的生死。确定开会形式选对开会方法方法，对症下药、解决问题慎选出席者控管出席者的质与量，会议快又有效1.出席者的权限：出席者必须对于议题握有决策权2.出席人数：人数过多将导致会议冗长3.出席者的能力：具备相关知识、沟通技巧与决策力完美结束会议确实记录会议内容，利于追踪检讨三会议整理5图表：鱼骨图；关联图亲和图逻辑树状图SWOT表矩阵图四会议必备4能力：聆听力发问力回答力决策力开会必备能力一聆听力如何成为积极的聆听者？排除内外障碍主动了解他人听出议题和动机的差异分辨理性和情绪提供适当的回馈注意肢体语言开会必备能力2发问力如何问对问题？让听者投入，思考并参与看看对方说那句话是否真有那个意思查清楚别人知道多少搜集情报重新掌握谈话的主控权回答力如何从容回答问题？站在批评者的角度想问题试着将问题及答案写下来不要临阵磨枪重复问题的结尾用限定法陈述意见当你真的不知道答案的时候，就说：不知道。决策力如何提升会议决策品质？目标设定运用理性决策模式找寻与信念矛盾的讯息思考局外人会如何看事情尽量增加你的选择勇于面对风险五会议12种形式（高效率会议12种形式）：站着开会、禁带电子产品、时间限制、主管离场、视觉会议、世界咖啡馆、开放空间科技、头脑风暴、环境引导、创新激荡、午餐会议、移地会议1、决策与执行站着开会所需时间：15分钟以内适合频率：每日尤佳少人数5-10人同一时间、地点，15分钟内结束会议缩短开会时间，追踪进度快、狠、准禁带电子用品所需时间：1小时为主，最多不超过4小时少人数30人以下干扰会议进行的事物，全留在会议室外收起电脑、手机，专注做决策、想创意时间限制所需时间：1-1.5小时适合频率：一星期1-2次左右，甚至是每一次开会都采用这个方法多人数30人以上设定详细议程，严格控管开始与结束时间减少开会次数与长度，提升工作效率主管离场所需时间：1小时-1天不等，不可超过一天。适合频率：不定。适合已有明确议题，征求（大量）提案并做出决策时。采用企业：日产汽车多人数10人以上（需提出多种提案）讨论议题、产生提案（主管离场）决定提案实行与否（主管进场）区分“提案权”与“决策权”不害怕禁忌、不揣测上意，做最该做的决定2、解决问题视觉会议所需道具：白板和大海报适合时机：解说抽象概念或条列式流程适合搭配：头脑风暴、开放空间科技少人数30人以下整合文字与图像，厘清事物间的关联性抽象议题具体化，加速讨论、提升创意世界咖啡馆所需时间：至少90分钟，2小时更理想适合频率：不限采用企业：惠普（HP）多人数12人以上到数千人不等透过集体对话，让想法发芽凝聚有质量的观点，促成有效行动开放空间科技所需时间：1-3天不等适合频率：半年-1年/次采用企业：各大企业、非营利组织多人数5-3000人自由选择议题，自主参与会议解放僵固议程，释出与会者的想象3、创意发想头脑风暴所需时间：60-90分钟适合频率：每天（例如IDEO公司）或视需求与目的不定期举行采用企业：适用于所有企业或组织少人数5-10人先产出最大量的构想，再权衡优劣集合众人智能，搭乘别人创意的便车环境引导采用企业：奥美集团、日本甲肯文少人数5-8人打造创意会议空间4原则改造环境气氛，多出44%的好创意创新激荡所需时间：72小时适合频率：约两年1次多人数30人-上万人精淮设定题目、搜集多元意见从最大量的原创观点，找出最有价值的创新提案4、凝聚向心力午餐会议法所需时间：1-1.5小时适合频率：一个月2次少有数3-20人事先设定软性议题，约定时间一边吃饭一边开会，节省时间、提升效率移地会议所需时间：1小时-二、三天不等适合频率：两个月—一年/次适合地点：咖啡馆、饭店等任何可以忘掉办公室的地方多人数3-100人走出办公室、改变会议气氛暂时抛开烦琐公务，专心面对问题案例篇：日本黛安芬：每日例行营销早会日产汽车：价值优先会议英特尔：高效会议IDEO:头脑风暴奥美：创意发想会议三星：目标指向型会议