浅谈我国中小型企业人才战略与人力资源管理信息化

浅谈我国中小型企业人才战略与人力资源管理信息化[摘要]企业的生存与发展过程中，人才战略已经成为整个企业发展战略的核心，而人力资源管理信息化正是推动这一核心战略出征远航的发动机。我国中小型企业的经营者对吸引、使用、管理和留住人才的问题都非常关注，但对人力资源管理信息化的认识及使用却是相对滞后的。本文通过对我国中小型企业的分析，根据中小企业的特点，比较系统地提出了如何使用人力资源管理信息化为中小企业的人才战略得以顺利实施保驾护航。[关键词]中小型企业；人才战略；人力资源管理信息化；中小型企业在我国的国民经济发展中具有重要的作用。统计资料表明，全国工商注册企业中，不论在数量上，还是在产值、利润、提供城镇就业机会以及出口总额所占比重上，中小企业都占有巨大的份额；此外，中小企业在满足人们的多样化需求、培养企业家、进行技术创新、参与专业协作等方面都具有重要的作用。中小企业在一定程度上影响地区乃至整个国家经济的繁荣和社会的稳定。目前全球金融危机影响还未完全消退，但各企业也正通过努力逐步走出困境，重新扬帆起航，中小企业如何抓住这个机遇，获得长期生存与持续发展的动力和能力，是中小企业在竞争中面临的严峻课题。虽然，中小企业的成功依赖于企业多方面的因素，但人才战略是整个企业发展战略的核心，而人力资源管理信息化正是推动这一核心战略出征远航的发动机。21世纪企业管理的重心将由物资资源的管理转向人力资源的管理，知识将成为企业的关键性资源，人才将成为企业竞争的基础。怎样吸引和培养优秀的人才、激发员工的创造性、挖掘员工潜力，从而提高组织效率，是各国、各类企业都在研究的重要课题。配备合适的人员、从事合理的工作设计、改进工作管理和工作报酬、变传统人工管理方式为现代信息化管理是人力资源管理的关键内容，必须结合企业的实际加以科学化、规范化和信息化。我国的中小型企业更应根据自身的特点，扬长避短，在日趋激烈的市场竞争中量体裁衣，开辟出一条切实有效的人才战略发展之路。一、我国中小企业人力资源管理信息化的现状与存在的主要问题现在，许多中小企业已经借助不同的人力资源管理信息系统实现了人力资源管理信息化。但就整体而言，目前我国中小企业人力资源管理信息化的现状是滞后的，主要存在以下几个问题：（一）中小型企业人力资源管理信息化缺乏管理者的支持与资金投入在企业的资金、技术、市场和人才等诸多经营要素中，中小企业管理者对人力资源的经营是最为模糊的。很多企业往往将人力资源视为一种不得已的成本开销，中小企业管理者对人力资源管理及人力资源管理信息化的重视程度比较低，急功近利，不注重其系统建设的长期效应。虽然人力资源管理信息化能降低企业成本，但那只是实施后产生的作用，而在实施过程中需要投入大量资金。不论是自行开发还是购买软件产品，都是一项重大投资。一些企业尤其是规模较小、效益较差的企业，很难将巨额资金用于投资人力资源管理信息化的建设。（二）我国中小型企业人力资源管理信息化的基础薄弱在我国很多中小型企业中，人们的注意力都放在人力资源管理的具体操作层面上，只是简单的将传统的行政人事部门改头换面成人力资源管理部门，这就使得我国很多中小型企业在人力资源的管理与开发上还处于比较基础的阶段。许多企业人力资源管理的基础工作做得不够好，管理流程不顺，缺乏可依据的标准，信息误导现象严重，信息集成层次不高，无法更宏观地利用人力资源数据。对于经营状况相对恶劣和管理环境不善、水平有限的中小型国内企业来说，实现人力资源管理信息化还有一段漫长的路要走。（三）中小型企业对人力资源管理信息化的内容主要集中于事务处理据有关调查发现，虽然绝大部分中小型企业对人力资源管理的电子化、网络化、智能化持肯定态度，然而仍有很多企业还没有引入人力资源管理信息系统。调查还发现，在已实施过人力资源管理信息系统的企业里，有一部分企业需要更换系统。其原因包括系统功能太简单；人力资源管理业务流程需要改善或改变；系统缺乏稳定性和速度慢等。从管理信息系统的功能上看，目前企业使用最多的功能依次是“人事信息管理”、“薪资”、“报表”、“考勤”、“招聘”、“福利”等。据此分析，中国中小型企业目前对功能需求最多的是“事务处理层面”的功能，其次是“业务流程层面”的功能。（四）中小型企业人力资源管理者本身的信息化应用能力较低我国中小型企业人力资源管理信息化存在的一个突出问题是人力资源管理者的IT应用能力一般。企业人力资源管理信息化的实施，使人力资源管理经理IT应用能力受到极大的挑战。二、中小型企业人力资源管理信息化的意义和作用（一）信息化促进中小型企业人力资源管理理念的变革人力资源管理信息化的实现不仅是一种高新技术的应用，更是一种全新的管理理念和管理思想的导入。人力资源管理信息化使中小型企业人力资源管理部门从提供简单的人力资源管理信息转变为提供人力资源管理知识和解决方案，随时随地向管理层提供决策支持，向人力资源管理专家提供分析工具和建议，建立支持人力资源管理部门积累知识和管理经验的体系。（二）实现了中小型企业人力资源管理与主流管理系统的有效衔接人力资源管理信息化是中小型企业整体信息化建设系统的组成部分，相对于当前主流信息管理系统，如ERP、MRP、MIS而言，它更多地是提供信息支持，同时，也可以通过与上述系统的衔接，获得参考数据。中小型企业在经营过程中发生的信息流，通过与经营有关的信息系统进行记录，与人力资源相关的工作信息通过信息化人力资源管理与其衔接获得准确的记录，支持了人力资源管理工作;反过来信息化人力资源管理对现有数据的统计分析又可以为现有经营中工作的合理安排提出相关依据，指导生产安排和工作流程的设计。（三）促进中小型企业管理结构与信息渠道的优化人力资源管理信息化作为一种基于网络结构的全员信息系统，其一大功能优势就是缩短了各级员工的反馈时间，开辟了更加丰富的沟通渠道，员工可以不拘泥于公司传统的层级制度，可跨部门、跨级别表达和传递各种思想。（四）管理方式更加人性化信息系统的投入，使员工与企业之间在根本利益方面的互动成为可能，体现了实时管理的优越性。人力资源管理信息化是管理技术与信息技术之间的完美融合，在消化吸收先进的人力资源管理理念的基础上，可以在系统中体现人力资源管理的全部内容与业务流程，从而使得人力资源管理系统可以被用来定义专业部门的工作内容，优化和规范其业务流程，从而成为中小型企业人力资源部门信息化、职业化、个性化的管理平台，真正实现管理方式的人性化。（五）人力资源管理信息化有助于提高人力资源管理部门的工作效率，从而可以有更多时间思考战略层次的问题影响人力资源管理部门工作效率的因素主要包括：每月的工资计算与处理；员工的考勤休假处理；员工信息管理等业务内容。这些事务往往要持续占据人力资源管理管理人员的大量时间。手工操作不仅效率低下，而且容易出错，信息技术在人力资源管理中的应用，将大大降低例行性工作占用人力资源管理人员时间的比例，使管理人员从日常事务中解脱出来。人力资源管理信息化强调员工的自助服务，如果员工的个人信息发生了变化，他本人就可以去更新自己的信息，经过一定的批准，程序即可生效。同样，对于培训、假期申请、报销等日常的行政事务也可作类似处理。这样不仅减轻了人力资源管理人员用于数据采集、确认和更新的工作量，也较好地保证了数据的质量和数据更新的速度。这无疑极大地提高了人力资源管理部门的工作效率，从而可以有更多时间思考战略层次的问题。（六）人力资源管理信息化有助于规范人力资源管理部门的业务流程当人力资源管理者从繁杂的行政事务中抽身出来之后，就希望规范人力资源运作体系的业务流程。招聘流程、绩效管理流程、员工培训与发展流程、员工职业计划、离职流程等都是人力资源管理者的考虑范围。信息化能将有关人力资源管理的分散信息都紧密集中在一起并进行分析，自动化和优化人力资源管理业务流程，使信息流得到加速且更舒畅，人力资源管理的作业流程跟业务流程以及直线功能结合更紧密。人力资源管理信息系统不仅能将人力资源管理部门的工作职能完全覆盖并划分清楚，而且能将经过优化的业务流程在系统中体现。人力资源管理的日常业务如干部任免、职工退休、调配、辞职等都可以按照规范的工作流程设计相应的模板来完成。查询、统计、制作花名册、统计报表、领导审批等过程也可以在网络上实现。（七）人力资源管理信息化可以有效地降低管理成本中小型企业在实施人力资源管理信息化之后，比如在员工培训方面，员工可以“在线”随时随地接受培训，从而可以节省时间，减少差旅费用，降低培训成本。在评估方面，通过网络，各级主管可以很快看到来自各地下属定期递交的工作述职报告，并进行评估、指导及监督，这样，评估的成本也可以大为降低。（八）人力资源管理信息化能提供各种形式的自助服务对于中小型企业管理者而言，他们可以在网上查看企业人力资源的配置、重要员工的状况、人力资源管理成本的分析、员工绩效等。还能获得各种辅助其进行决策的人力资源经营指标以及直接在网上进行决策等：对于中层经理，即直线经理来讲，人力资源管理信息化是其参与人力资源管理活动的工作平台，通过这个平台，直线经理可以在网上管理自己部门的员工。比如可以在授权范围内在线查看所有下属员工的人事信息，对员工的培训、休假、离职等流程进行在线审批等；一般员工可以在线查看企业规章制度、内部招聘信息、个人当月薪资及薪资历史情况、个人考勤休假情况、注册内部培训课程、提交请假／休假申请、实现在线报销等。（九）人力资源管理信息化还有利于帮助中小型企业留住人才不少中小型企业在不同程度上存在着人才流失现象，人才流失除了因为薪资因素之外，还有很多其他因素，如企业规模小、招聘和培训机制不健全、人力资源管理缺乏规范性、制度性等。中小型企业实施人力资源管理信息化后，利用人力资源管理信息系统对员工进行选拔、任用，可以减少人为的主观性，体现公平原则，从而留住人才。同时，人力资源管理信息化使员工得到充分授权，它所提供的透明、简便易查的信息获取方式将赢得员工对人力资源管理服务和企业管理满意度的提升.员工满意度的提升无疑会增强企业的凝聚力，从而发挥吸引人才、留住人才的作用。三、推进我国中小型企业人力资源管理信息化的基本策略如今，越来越多的中小型企业开始重视人力资源管理信息化问题，可以通过重视科学管理，调整组织结构等措施来改进目前存在的问题，推进我国中小型企业人力资源管理信息化建设。（一）中小型企业管理者要认识到人力资源管理信息化的紧迫性与必要性，大力支持企业人力资源管理信息化建设作为中小型企业的领导者，一方面必须彻底更新观念，树立现代观念和超前意识，充分认识人力资源管理信息化发展的新趋势，不能认为信息服务仅仅是预算中的一项开支而舍不得对其进行人力、物力和财力的投资。另一方面，作为中小型企业的高层领导者，要求其参与到人力资源管理信息化建设中去。并不是说他们只要保证足够的资金供给、人员安排和设备配备就可以了，而是要积极参与人力资源管理信息化的设计、规划和实施过程。应该有一些信息技术的基本知识，运用现代管理学提高自己管理企业的水平。要会用人，会组织队伍，采用科学的方法加强政策宣传，改变中、基层管理者的观念，化解其造成的阻力，充分重视和解决其他非技术因素。亲自负责，参与人力资源管理信息化的设计和规划，使人力资源管理信息化的实施能顺利进行。（二）规范的基础管理，为中小型企业企业实施人力资源管理信息化创造条件中小型企业人力资源管理信息化的实现需要具备两方面的条件：一是企业自身人力资源管理水平的高度；二是企业人力资源管理信息化手段的实现程度。两者之中人力资源管理水平相对现今中国的大多数中小型企业而言更为重要，只有管理水平具有一定高度后，信息化的手段才能真正与之结合，从而进入通过信息化的手段提高企业绩效的阶段。中小型企业管理水平的提高，有赖于做好规范的基础管理工作，规范的基础管理是中小型企业人力资源管理信息化的必备条件。规范的基础管理主要包括：一是基础数据管理。如员工履历、考勤、薪酬等都要准确无误；二是基本业务流程设计及业务事务处理管理，主要是人力资源管理部门的内部业务要程序化。如员工招聘工作，从招聘公告、面试到培训上岗都要按规定的程序进行