行政管理规范

-1-第一章总则第一条为规范公司各项行政管理，做到有据可依、有章可循，特制定本规范。第二条本规范是公司日常生产经营管理运作的基础性文件，各部门必须按条款要求开展工作，公司通过对规范执行情况的监督检查进行考核奖惩。第二章行政事务第一节文件和记录第三条本公司文件分：管理手册、管理规范（合并程序文件）、外来文件三大类。第四条文件分为受控文件和非受控文件，受控文件主要涉及公司有关人员使用的由公司内部形成并且控制管理的文件，在其封面的适当位置加盖“受控”印章并注发文号，其余为非受控文件，不受公司管理控制。第五条文件审批权限：审批权限文件及记录制定/更改审核批准文控管理手册管理部/各部门管理者代表总经理管理部管理规范各职能部门管理者代表总经理管理部规范附属文件使用部门部门经理总经理管理部第六条文件的编码：QM/JB××-××××：表示公司第几年份发布的第几版本管理手册文件，QPG/JB××-××××：表示公司第几年份发布的第几份管理规范；QPG/JB××．××-××××：表示公司第几年份发布的此管理规范附属文件。-2-第七条文件的编制，通过“发文稿”形式由各使用部门拟稿、按第五条权限核稿、经相关部门会签、批准。第八条文件的发放由管理部文控人员按“发文稿”中的文件发放范围打印发放，领用人或代领人在“文件/记录发放回收登记表“上签名，每份文件应设不同发文号，便于追溯。第九条管理部编制受控文件清单，记录文件的名称、编号、版本、发行日期等内容，以识别文件的现行状态。第十条各部门在领取相关文件后，应根据文件管理涉及范围组织有关人员进行传阅或会议培训等方式进行宣贯，理顺接口、配备资源，保证文件从实施之日起在本部门有效运行。第十一条在每次管理审计后，使用部门对文件的充分性、适用性进行评审，对不适当之处提出更改申请。文件需要更改时，应由文件更改提出人填写“文件更改申请表”，说明更改理由和修改内容，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据。文件更改批准后，由管理部文件管理员实施更改，可采用划改、插入和换页等方式，并在更改处加盖“更改”印章，签注更改日期。大幅度更改时应进行换版。第十二条各部门应指定人员，负责本部门文件的收文、传阅、登记、整理及归档保管工作。文件应在适宜的环境中保管，要做到防潮、防火、不丢失。第十三条所有失效或作废的文件由文件管理员从所有使用场所撤出，加盖“作废”印章，要销毁作废文件应填写“文件/记录销毁清单”，经管理者代表核准予以处理。第十四条外来文件收文后由管理部文件管理员，填写《来文处理单》交公司领导批示，并按批示进行传阅、发放、保管。第十五条各部门自行建立的电子文件最终稿应由部门专人分类存档于指定电脑硬盘中，以便于今后调用。各类光盘、软盘等电子文件由接受人员转交给部门文管员归档、保存。软盘中的内容应分类复制存-3-档于电脑硬盘中。通过E-mail发送过来的电子文件，由各接收人分类存档指定硬盘，根据需要可通过局域网将资料传送给相关部门。公司级电子文件由管理部文件管理员分类存档于指定电脑中，作好备份。电子文件应及时更新，只保存最新版本。过期版本一经确认立即删除。第十六条记录表式要求与程序、管理规范配套设计、制订，管理部须对公司范围流通的记录进行控制，编制“记录一览表”。记录的更改方法同文件更改要求。第十七条记录由各岗位记录人员负责填写和维护，要求真实、清晰、准确和完整，记录及时，签名齐全，不得擅自涂改，修改用“=”划掉重写。记录完毕及时送交相关部门保存。第十八条各部门文件管理员视需要进行整理记录，保持资料的清晰和干净，按月、季、年进行分类装订存档保管，具体保管期限按照“记录一览表”执行。记录由各部门保存在适宜的环境中（专用文件柜），以做到防火、防潮，防遗失。记录保存期满后，由记录保管人填写“文件/记录销毁清单”，须经所在部门经理核实后方能处置。第十九条记录表式编号规定：QPG/JB××-××：表示某个管理规范的第几个记录表格。第二节会议第二十条公司日常会议有：总经理办公会议、部门月度工作例会、周例会及临时性专题会议。第二十一条会议主持部门可采用短信、电话或“会议通知单”的形式，一般提前一天传递到相关部门和人员，公司年度制定的会议不再另行通知。第二十二条参加会议的人员应至少提前5分钟到会场。会议期间应关闭手机或保持在振动状态，会场禁止走动和相互闲谈。第二十三条会议应有“签到表”必要时形成“会议记录”或“会-4-议纪要”，会后下发至相关部门。会上提倡使用普通话。第二十四条部门会议需使用公司会议室时应提前通知管理部，避免各种会议使用冲突。会议需要水果的，由使用部门填写“会议使用申请单”经总经理审批后交管理部后勤主管办理。第三节值班第二十五条公司值班类型分：日常行政值班、原辅仓库物资领用值班、节假日和公司应急值班四类。第二十六条日常行政值班每夜安排一人，值班时间从当天下班始至次日上班止，可在指定值班室休息，值班费20元/夜。第二十七条原辅仓库物资领用值班人数、时间和要求同第二十六条，值班费20元/夜。第二十八条节假日值班每夜安排四人，不安排睡班，时间一天一夜共24小时，值班费每人100元。第二十九条应急值班由公司管理部临时通知，原则上安排在夜间从当天下班始至次日上班止，不安排睡班，值班费每人80元/夜。第三十条各类值班人员必须按公司要求履行好职责，认真填写“值班记录”，由企管收集处理反映的值班问题。对违职人员公司将进行批评教育或作出相应惩罚。第四节小车第三十一条公司车辆除总经理为专车外，其余小车统一由管理部后勤安全管理员调度，业务员配车按《销售管理规范》执行。第三十二条公司车辆加油使用IC卡，主卡由管理部采购员保管并负责充值，副卡平时由驾驶员保管。第三十三条各专、兼职驾驶员，平常应做好维护保养工作，定期-5-调换机油，保持车况良好、整洁。车辆修理（除补胎外）原则上在公司指定修理厂修理。第三十四条驾驶员应严格遵守交通规则，不得酒后开车，凡违反交通规则的各种处罚，由驾驶员自行承担。第三十五条车辆外借须先征得管理部经理同意。对驾驶员擅自出车或借车给他人使用所造成的事故损失，设备损坏等一切费用自负，并处以1000~5000元的罚金。第三十六条月度产生的交通费用和修理费用，管理部根据车辆运行记录应以严格审查并制作费用报表。第三十七条部门申请用车应提前一天通知管理部，便于车辆调度。凡涉及外叫车辆的情况以“公司车辆派远、外叫车辆派近”的原则，结合实际情况合理调配。在公司车辆空闲的情况下，承包业务员申请用车的应负担过桥过路停车费及油费（1.00元/公里）。第三十八条驾驶员必须严格按管理部“出车单”出车，遇特殊情况因故无法出车时应主动向管理部解释情况，未经管理部允许擅自不出车者，第一次罚款100元，第二次罚款300元，第三次作辞退处理。休息日、节假日、夜间出车加班以管理部调度为准，其余不作加班。小车在外发生交通事故的，驾驶员应及时通知管理部确定事故处理办法。第五节接待第三十九条本节所指的重要来访者指上级领导、销售客户单位领导、及行业领导；一般来访者指：货物推销员、与本公司无重大关系的其他人员。第四十条重要来访者部门有预约的应提前通知门卫，必要的在门卫室等候；一般来访者先由门卫登记，然后电话联系接待部门。-6-第四十一条视来访者的人数由部门决定在办公室、会客室、还是会议室接待，在会议室接待的应提前30分钟通知管理部后勤做好会场准备。第四十二条进入生产现场参观的，必须有接待部门派员陪同。谢绝来宾在参观时未经允许就拍摄照片或录像，谢绝来宾在现场查阅相关技术和管理资料。第四十三条对擅自进入公司参观的人员及主要责任者，按公司规定视情节轻重加以处罚。第四十四条员工亲友私事来访，除特殊情况经部门主管核准外，不得在上班时间内会客。第四十五条纸板客户不允许进入印刷车间，特殊情况经销售副总批准。第六节办公用品及办公设施第四十六条本节所指的办公用品为：签字笔、圆珠笔、铅笔、笔芯、笔记薄、橡皮、回形针、大头针、订书机、订书钉、胶水、印泥、文件夹、计算器、信笺、档案袋、复写纸、软盘、打印机/复印机耗材等。第四十七条本节所指的办公实施为：办公桌、办公椅、文件柜、空调、复印机、电话机、传真机、照相机、投影仪、电脑、打印机、白板等及行政后勤设施。第四十八条根据“合理、必须、节约”的原则，办公用品由管理部人事工资主管统一采购，部门指定人员负责本部门办公用品的申领、发放。第四十九条办公设施由各部门按实际工作需要，填写“办公设施购买申请单”，由部门经理签字证明，价格500元以下由管理部经理审批，价格500元以上的由总经理审批。管理部主管人员负责采购。第五十条员工离职时由部门经理负责或委托人员对办公用品及-7-办公设施办理移交手续，若非正常损失或遗失的，应由当事人酌情赔偿，赔偿由管理部门办公室执行。第五十一条办公设施报废由使用部门主管填写“办公设施报废申请单”，经管理部审核，公司总经理审批。第七节保密第五十二条为保守公司秘密，保护公司的安全和利益，公司员工在任职期间负有保密责任，重要岗位员工聘用时若有必要在劳动合同中进行保密约定。第五十三条公司秘密分为机密和保密两种。机密为公司的重要秘密。保密为公司内部的一般秘密。第五十四条公司机密资料指公司股东、董事会资料、经营分析会和总经理办公会议记录、人事任免、奖惩决定、财务报表、缴纳税款、销售报表、生产报表、仓库报表、销售业务资料、供应商信息、技术资料和竞争策略等。第五十五条公司保密资料指受控文件、公司各部门人员编制、调整、未公布计划、员工福利待遇，公司员工违法违纪的检举、投诉，公司法人代表的印章，营业执照、财务印章、合同协议等。第五十六条公司员工本人工作所持有的各种文件、资料、电脑复印件、软件，当本人离开办公室时，须存入文件柜或抽屉，不得随意乱放。第五十七条未经公司领导批准，不得向外界提供公司的任何保密资料。第五十八条凡需保密的文件资料必须在左上角注明。第五十九条凡涉及公司内部秘密资料的报废处理应采用碎纸方法，不准随意丢弃。第六十条公司中层以上领导要自觉带头遵守保密制度，部门草拟-8-文件、制作统计报表以及上级重要指示等严把保密关。第六十一条全体员工自觉遵守保密基准，做到：不该说的机密绝对不说；不该看的机密绝对不看（含超越自己职责、业务范围的文件、电脑资料）。第六十二条对不遵守公司规定造成泄密事件者，按照公司的考核奖惩规定加以处理。第八节档案第六十三条公司因规模和条件限制，没有建立专业的档案室，由各主管部门负责保管，但必须符合防潮、防火、防盗、防尘、防虫害等要求。第六十四条管理部为公文和档案管理的职能部门，负责指导或检查公文和档案管理的执行情况，各部门指定兼职公文与档案管理员负责本部门的档案保管。第六十五条公司所涉及的档案分：政府部门或行业资料、集团公司资料、公司资料、部门资料。第六十六条对外来资料管理部收文后由总经理批示传阅范围，管理部按批示传阅。第六十七条管理部负责企业资料、文件及人事等档案、采购资料等的保管，销售部负责合同、客户资料的保管，品管负责产品标准、检验记录的保管，生产部负责设备资料、技术档案的保管，财务部负责财务凭证等档案的保管。档案的管理按照国家有关档案管理的规定执行。第九节商标第六十八条公司目前使用的注册商标为总公司注册的“景兴”，核定使用该商标的类别是：“纸、白板纸、箱纸板、瓦楞原纸（纸板）、纸箱、硬纸管、牛皮箱板纸、提花纸板、扑克牌芯纸“等产品。-9-第六十九条严禁自行改变公司注册商标、注册人、地址或其他注册事项。公司发展需要变更注册商标、注册人、地址或其他注册事项的，可由公司授权的部门或个人向有关商标局提出申请，并经有关商标局核准、公告之后，与《商标注册证》一并使用。第七十条注册商标的印刷，先由使用注册商标的相关部门根据实际使节用需要，向公司管理部提出书面的印刷申请，经公司管理部同意后，由人事工资主管负责比价，监督印刷单位按期、按质、按量印制。印制的注册商标由公司原辅仓库统一保管，按规定领用。使用部门应正确使用，不得擅自挪作它用，同时做好相关统计工作。第十节合理化建议第七十一条“合理化建议”是倡导员工向公司献计献