浅谈信息化背景下的会计建账

龙源期刊网浅谈信息化背景下的会计建账作者：肖春来源：《中小企业管理与科技·下旬》2010年第11期摘要:随着我国信息化程度日益增强,手工建账与计算机建账并行,我们便引出一个问题:在信息化背景下,哪种方式的建账更好呢?由此,我们需要了解手工建账与计算机建账的步骤,从而对手工建账与计算机建账进行分析,明确手工建账与计算机建账的共同点与不同点,最后根据社会的大背景、企业的实际情况、工作的实际需要,合理使用手工建账或计算机建账。关键词:信息化计算机建账手工建账共同点不同点1会计建账的重要性在新的年度开始时,无论是新企业还是老企业,都要根据会计核算的需要,建立会计账簿。我国相关法律规定:“各单位按照国家统一会计制度的规定设置会计科目和会计账簿”。由此可见,无论是企事业单位,还是个体工商户,在企业成立时、新的会计年度开始时,都必须设立账簿,而建账又是会计工作得以开展的基础环节。2会计建账的共同点2.1与企业相适应会计建账要与企业相适应,工业企业对应工业账,商业企业对应商业账,服务业对应服务业,因此,建账时要分清企业性质。2.2人员分工明确任何一家企业都至少有一名出纳、一名会计,因此,在建账时,出纳建立银行存款日记账和现金日记账,会计建立其他账簿,无论是手工建账还是计算机建账,建账人员都要各行其职,分工明确,建立好自己的账。2.3单位基本信息的填制录入计算机建账下,创建账套时需要录入单位的基本信息,手工建账下,账簿的首页都要填写单位的信息,即经管人员一览表,需要填写的内容包括单位名称、启用日期,领导人签章等。但无论以什么形式建账,单位的基本信息是必不可少的内容。2.4会计科目的设置手工建账和计算机建账所采用的一级会计科目必须符合国家会计制度的规定,而明细科目,可根据各单位实际情况,在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上,自行设置。所以,建账时,一级会计科目都要符合国家的规定。2.5期初余额的录入在新的年度开始时,尽管手工建账期初余额是根据试算平衡表填制,计算机建账期初余额的录入是依据上年结转的余额,虽然期初余额填制的依据不同,但都需要录入本期的期初余额,只有期初余额的录入,才能进行后续的日常业务处理。龙源期刊网启用账簿。手工建账首先要启用账簿。启用会计账簿时,应当在账簿封面上写明单位名称,在账簿扉页上附启用表,按规定编排页码并编制账簿目录。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时,应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名,并由交接双方人员签名或盖章。3.1.2建立账簿。账簿启用后,就要开始建立账簿,需要建立账簿有三类,分别是总分类账、日记账卡片式以及三栏式、数量金额式、多栏式等明细账。3.1.3整理账簿。账簿建立完成后,还需要进行账簿整理工作。整理工作包括两个方面:编排账户目录和粘贴口取纸。3.2计算机建账的步骤计算机建账包括两个部分,分别是建立账套与权限管理和初始设置。3.2.1建立账套。建立账套与权限管理是会计工作的基础,也是计算机建账的奠基。主要包括以下几个方面:①启动系统管理。②设置操作员。③建立账套。④系统启用。⑤设置操作员权限。3.2.2初始设置。①启动并注册系统。②定义总账系统启用参数。③设置基础档案。设置基础档案主要包括以下几个方面:a.部门档案。b.职员档案。c.客户分类。d.客户档案。e.供应商档案。④设置凭证类别。⑤设置结算方式。3.2.3设置会计科目。设置会计科目是会计工作的重要内容之一,是用户在总账系统中将在会计核算和会计管理中所需要的会计科目进行设置。3.2.4最后录入期初余额。4手工建账与计算机建账的区别4.1建账费用不同以中型企业作为参考,以用友软件ERP-U8为例(如表)。由此可见,若单纯考虑费用问题,使用手工建账要比计算机建账费用低廉,但由于建账费用最终都计入管理费用,冲减收入,费用多未必不好。4.2建账费用计入的会计科目不同计算机建账所需的费用,即购买财务软件的费用计入无形资产。而手工建账所需的费用,即购买凭证、账簿、报表等所需的费用计入管理费用。龙源期刊网印花税不同印花税是对经济活动和经济交往中书立、使用、领受具有法律效力的凭证的单位和个人征收的一种税。印花税是一种具有行为税性质的凭证税,凡发生书立、使用、领受应税凭证的行为,就必须依照印花税法的有关规定履行纳税义务。因此只有手工建账时,记载资金的账簿,按实收资本和资本公积的合计金额0.5‰贴花,其他账簿按件贴花5元。计算机建账,没有发生书立、使用、领受应税凭证的行为,无须粘贴印花税。4.4数据安全性不同手工建账下,虽然每名财务人员各有分工,但还是便于数据的修改。而计算机建账下,系统提供操作员设置功能,便于计算机系统中进行操作分工及权限控制。系统还提供了操作员权限设置功能,保证权责清晰和企业经营数据的安全与保密。4.5分类编码级次及长度设置不同手工建账下,可根据需要建立多级次,多编码的分类,级次和编码可根据需要随时更改。而计算机建账下,分类编码方案虽然可根据需要设置,但只有在系统未使用前,可以进行修改。4.6基础档案录入不同基础档案录入不同。计算机建账下,需要设置基础档案,包括部门档案、职员档案、客户分类、客户档案、供应商档案、凭证类别以及结算方式。基础档案录入,必须遵循分类编码方案中的级次和长度。在手工建账下,可以不设置基础档案,根据企业业务发生情况再设立基础档案,需要多少设置多少,设置的级次和长度决定了分类编码的级次和长度。4.7会计科目设置不同计算机建账下提供了预置会计科目功能,如果用户所使用的会计科目基本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致,则可以在建立账套时选择预置会计科目,这样,在会计科目初始设置时,只需对不同的会计科目进行修改,并对缺少的会计科目进行增加处理即可。而手工建账,会计人员根据企业的需要,设置全部的会计科目。没有任何一本账簿预先设置了会计科目,都需要用户自行设置。计算机建账,会计科目的删除需要从末级删除,而手工建账,会计科目的删除可以从一级删除,也可以从末级删除,不仅要将总账上的会计科目删除,还要将各个明细账的会计科目删除。4.8期初余额录入不同计算机建账,先要录入各个会计科目的期初余额,然后进行试算平衡,期初余额试算不平衡,可以填制凭证但不能记账,已经记过账,则不能再录入和修改期初余额,也不能执行“结转上年余额”的功能。而手工建账,则要先编制期初余额试算平衡表,平衡表试算平衡后,再根据平衡表,填写各个账簿的期初余额,手工环境下,记过账的期初余额可以进行修改。4.9总账和明细账设置不同计算机建账,只需要设置会计科目,不需要再重复设置总账和明细账,而手工建账,需要根据会计科目建立总账和明细账,增加了工作量,重复性高。4.10数据保管不同计算机建账,数据的保管是以电子版本保存,占用空间小,易于查阅,但安全性差,数据极其容易泄露。手工建账,数据的保管是以纸张形式保存,占用空间大,不易于查阅,但安全性高,不容易丢失泄露。龙源期刊网结束语由此可见,手工建账比计算机建账费用低,灵活性强,但工作量大,内部控制性低。计算机建账与手工建账相比,虽然费用高,灵活性低,但工作量小,内部控制性高。我们不可以单纯的认为手工建账好或计算机建账好。要根据社会的大背景、企业的实际情况、工作的实际需要,合理使用手工建账或计算机建账。参考文献:[1]中华人民共和国会计法.2006年.[2]中华人民共和国税收征收管理法.2001年.[3]中华人民共和国税收征收管理法实施细则.2002年.[4]孙万军.《会计岗位综合实训(第二版)》.高等教育出版社.2009年.[5]孙莲香.《财务软件使用教程》.清华大学出版社.2008年.[6]用友软件ERP-U890产品最新报价单.年.[7]中华人民共和国企业所得税法实施条例.2007年.[8]中国注册会计师协会.《税法》.经济科学出版社.2008年.[9]中华人民共和国印花税暂行条例.1988年.