注意事项及应急方案

注意事项及应急方案（活动全场所有工作人员需保持各自手机开机以及电源充足，方便随时联系。每组工作人员都需有本组人员的联系方式，每组人员需要每人有其他任何一组人员的一个联系方式。）一、活动前（8：00—9:30）1)学生团体个性化路线展示以及旅游局代表，摄影协会，车协，旅俱展示在开场之前需要走一遍过场。知道自己的展示顺序以及站位。同时也要求旅游局代表在9:00到达会场，在9:00到达会场，（事先安排催场组的人员要有表演者负责人的联系方式，8:55的时候就通知一次他们）而且要保证摄影协会展示的代表在13:30在场，车协和旅俱展示的代表15:40在场。2)剪彩后若有放礼炮环节，展会开始前要指定好两名工作人员，并且教导如何使用礼炮。3)展会开始之前安排好停车引导人员。尽量让参展的嘉宾，旅游局代表等可以把车泊到高场附近，尽量靠近高场。如果真的在校内都无法停车，则选择到龙洞停车场。4)每次需要主持上台（即舞台展示以及抽奖环节）之前半小时，主持人或者礼仪确认因事无法到现场工作,让替补主持人代替其原有工作,替补主持人分别有一男一女。若其中一组礼仪还没准备就绪，及时更换其他班次礼仪代班。5)考虑到天气变化的问题提前准备好防水布，主要用于音响、灯光设备的避雨。所以物资组当天要时刻守住物资并且留意天气等变化。6)若出现桌椅、帐篷、麦克风、红地毯等物资缺少，可向其他机构（北极星校学生会、社联、经贸学生会等)借用。7)若导航牌突然缺少，则安排工作人员为参展人员指明路向8)要在前期准备阶段准备好预备目录牌，数量约为8个，在缺少目录牌的展位换上预备目录牌，并写上该展位的号码。9)清点好剪彩用的剪刀、奖状、领导座位名牌的数目，此外这些物品要比实际要用到的数目备多两份。麦克风要准备好备用电池。预防照相机出现故障，要同时准备多台照相机，开展前要保证电池的通电状态以及准备好充电器，电池等物品。10)预防照相机出现故障，要同时准备多台照相机，开展前要保证电池的通电状态以及准备好充电器，电池等物品。11)检查策划组是否事先准备一份领导和来宾的发言稿，以备不时之需。12)如果展会现场不方便放置扫把等清洁物品，（最好与垃圾桶等一同摆放）。则要事先准备好相当数量的清洁用品放置在一个地方，活动后离开拿过来清洁。13)检查清楚是否准备多个电源插座。14)在会场每两个展示区后面放置一个垃圾桶，展会过程中工作人员要及时提醒丢垃圾的观众并及时进行清理，确保展会通道的整洁。15)检查技术台是否准备备用电脑，电源是否充足等。16)事先准备多几个帐篷，如果突然大雨，引导组需要引导参展观众可以暂时进入帐篷避雨。二、活动中（9:30—16:50）1)主持人开场白时候物资组要再检查一遍嘉宾剪彩的剪刀礼花等是否齐全。2)礼仪组要做好迎宾工作和欢送嘉宾离开舞台工作。3)如果活动当场出现突发状况需要与主持人进行沟通则应由策划者写成纸条并派机动组成员交由礼仪小姐递给主持人。且舞台两侧下方都要各有一名机动组人员待命。4)如果活动开始前观众还没坐满，就要迅速将后面几排的观众调整至前面，保证活动场面效果。或者是：工作人员在观众入席时候就引导观众们尽量往前排位置坐。（有观众席的吧？）5)若现场人数不够，当场暂时没有工作需要的工作人员均需穿便服充当气氛组。同时要求所有工作人员发动亲朋好友过来撑场。6)主持人抽奖环节要注意集中人群的吸引力到舞台上，所以每个区域的负责人也有必要事先和本区域摆摊的摊主沟通好，叫他们这时候配合一下。7)为了确保问答场面不冷场还应该提前准备好相关的问题，如果实在是没有人提问，那就由气氛组（事先set好问题，选定好人员）来提问。现场气氛不活跃，气氛组要时刻地保持工作状态中，力保现场气氛高涨。8)每个区域的跟进人员要即时将摆摊人员的要求和出现的突发情况及时汇报给当场负责人。如果有人出现身体等不适，要及时送到医疗组摊位。9)若校道人流过多，安排4个工作人员于校道两边呐喊欢吸引大家的进场参观，展区人流过多，安排4个工作人员到展区高密度人群区进行指引，把人群引向的人流较少的展区。10)如果出现全校性的停电，则需事先和饭堂商讨好可否租借发电机。如果是插座等问题，则需立刻用备用的插座等等。11)展示分享时，若轮到的参展组未上场，则按顺序由下一组上场，错过的参展组在最后上场。12)抽奖结果公布后,获奖人没上台领奖，则先由工作人员代其领奖,再事后联系获奖人。13)保持整场活动的秩序，舞台活动期间工作人员尽量在观众席后排走动，以防阻挡观众及嘉宾观展。14)主持人善于与观众互动，台下工作人员当好气氛组的角色，音控组播放暖场音乐。15)如果在舞台时间（主持人讲话抽奖，展示等环节）突然下雨，候命在台下的机动组成员需要立刻为台上送上已经开好的雨伞。如果在自由观展期间下雨，需要每个展区增添一名人手协同本区跟进工作的人员一起辅助摊位的防雨以及控场工作。16)中场工作人员休息时间每一班次都应该做好工作交接。要保证场内每个区都有工作人员守候。三、活动后1)展会准备结束时，则需要安排人手去领清洁用品过来。2)展会结束后要立刻清场。每组工作人员均要参与到清场工作。物资组要求配合宣传组收拾物资，清点物资并保持物资的完整性。3)安排四到五名男生，活动后帮助技术组搬运音响等设备。4)礼仪组安排四名成员在活动结束后，应该与负责人一起欢送旅游局代表，嘉宾等重要人物。5)如有可能，可以事先准备好关于本次展会的时候后期反馈调查问卷，在展会将要结束时候派发给离场的同学们。要求其填写，抑或事后几天之内在内校道派发，并且向工作人员相关亲友派发。6)采编组应在展会过程中以及展会结束采访参展的队伍，嘉宾和参观的同学。并且需要发布相关的微博，视频等网络宣传。7)事后根据本次展会组织方开一次总结大会。每个工作部门总结反思和汇报工作。