董事会办公室职能说明书

董事会办公室职能说明书部门名称：董事会办公室上级部门：董事会分管领导：董事长下属部门：无岗位设置：董事会办公室主任（兼董事会秘书）、董事会办公室副主任、董秘助理、部门秘书人员编制：4业务范围（职能简述）：负责公司董事会、监事会、股东大会的召开安排与材料准备；负责公司作为上市公司与监管部门的联系；负责对外信息披露工作；做好投资者关系管理；办理股份公司工商事务。部门使命：协助完善企业法人治理结构，保障公司信息披露的及时准确，树立公司在投资人中良好的形象。本部门业务职能：1、定期组织召开三会1.1按照公司章程、证监会、交易所有关规则规定，定期召开董事会、监事会、股东大会。1.2根据有关法规规定，制定三会召开细则，具体详见各细则；1.3发布三会召开通知，通知到应与会人员；1.4收集、整理、编写各项议案；1.5负责各项会务；1.6负责各项资料的整理与保管；1.7负责会后信息披露事项。2、协助做好监管部门的联系2.1中国证监会及其派属机构浙江证监局、上海证券交易所是公司作为上市公司的上级监管部门，与以上监管机构保持联系；2.2及时将年报、季报及临时重大事项向监管机构汇报；2.3参加监管机构组织的各项培训及会议，完成监管机构布置的调查、数据报送等任务；2.4负责监管机构的巡检、专项督察、稽查等的材料组织、整理和接待等。3、信息披露职责3.1根据上市公司的有关规定，履行法定信息披露义务；3.2详见《公司信息披露管理制度》。4、投资者关系管理职责4.1接听投资者来电，做好投资者来访接待等基础工作，定期下载投资者信息，定期做投资者咨询分析和构成分析；4.2根据需要，组织投资者恳谈会，帮助投资者进一步了解公司；4.3与机构投资者建立长期的联系；4.4关注公司股票走势，定期作走势分析；4.5关注业内上市公司动向，定期下载相关公司的披露信息，向董事会成员通报。4.6根据监管机构的要求，做好其他投资者关系管理的工作。5、办理工商事务5.1负责股份公司和一些子公司的除年检外的工商事务；5.2根据股东大会通过的变更、设立等内容，在一定期限内，办理工商变更等手续；5.3保持与省、市、区各级工商部门的联系；5.4接受公司各部门对公司工商事项的咨询，出具有关证明。各部门通用职能：一、计划职能。按照公司计划管理和三要素管理的要求推动各项工作，保证部门运转的计划性和有序性。二、管理制度贯彻职能。贯彻执行公司和上级部门的各项管理制度，同时根据需要制定相应操作细则，保持本部门与公司方向的一致性。三、协作职能。除本部门的常规职能外，接受上级的例外性指派任务，同时为相关部门的工作提供充分协作。四、公共关系职能。处理与本部门有关的外部公共关系，维护公司利益，树立公司良好形象。五、组织管理职能。根据部门使命和业务职能，设计和优化组织结构、岗位设置、工作流程、责权利分配，保证并提升目标达成的效率和质量。六、人事管理职能。本部门的人员规划、筛选、培训、安置、考核、激励、稳定工作。七、行政保障职能。执行行政管理工作条例，为部门员工提供良好行政保障。八、财务职能。执行财务管理工作条例，严格控制成本，保证资金的高效合理使用。九、发展战略职能。根据公司整体发展战略，明确部门的长期使命和目标，并对目标实现作出相应准备和安排。