office办公软件培训课件

PowerPoint主讲:谢省伟Word电脑常见故障排除办公软件操作技巧officeExcel10%10%70%TheAlexanderGroup,Incorporated,excelword全程培训计划培训说明时间占用百分比本次培训全程6H08:30-14:30每隔过一课时休息5分钟课时PowerPoint10%电脑基本知识培训的方法讲解1演练2每讲结束小结3复述上节重点4第一讲EXCEL篇第一章EXCEL中综合性精华小技巧的应用本章内容皆选自网络论谈精华篇及微软Office技巧大赛获奖作品空白单元格中输入50，选定此单元格，选择“编辑”＼“复制”。选取想修改的单元格区域，例如从E2到E150。然后选择：“编辑”\“选择性粘贴”\“加”运算\“确定”最后删除空白单元格中输入的50。如何快速地批量修改数据？“选择性粘贴”命令的应用?例如:你希望将批量数字取负!空单元格中输入“-1”，并点击“编辑→复制”命令，选择目标单元格。点击“编辑→选择性粘贴”选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘确定，所有数字将与-1相乘。亦可用该方法将数值缩小或放大任何倍数将批量数据完成一个处理结果“选择性粘贴”命令的应用1问题在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事答案在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了巧变文本为数字2“选择性粘贴”命令的应用快速输入数据小技巧1、快速输入前面带0的数字3、另有妙用的‘号4、一次输入多个单元格以字符2、快速输入分数用“设置单元格格式”，把属性改为“文本”太慢啦！在带0的数字前加单引号如“‘001”即可“03/4”（注意：中间有一个空格）无空格结果是日期（3月4日）输入“3/4”该怎么办？？？在输入11位及以上数字，在数字前面加上一个英文状态下的“'”，即能正常显示，反之以科学计数法显示。此时，该单元格格式为文本形式，其“数值”只能排序，不能用于函数计算按住Ctrl键，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入文本（如※），然后按下“Ctrl+Enter”键，可将该文本同时输入上述选定的单元格中快速输入特殊符号ALT+41420√ALT+41409×ALT+178M²ALT+179M³！必需使用小键盘输入数字自动打开工作簿将某个需要自动打开的工作簿的快捷方式放到C:\PrograrnFiles\MicrosoftOffice\Office10\XLStart文件夹中，以后每次启动时，Excel都会自动打开相应工作簿变为变为变为椭圆形Shift在绘制线段及图形中的作用直线圆形正方形矩形斜线Shift键的应用若要将距离较远的两列数据(如A列与Z列)进行对比，只能不停地移动表格窗内的水平滚动条来分别查看，这样的操作非常麻烦而且容易出错问题点查看Excel中相距较远的两列数据把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上指针便会变成双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，则工作表被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内容。这样你便可以让一个数据框中显示A列数据，另一个数据框中显示Z列数据解决方法按住Shift键拖滚动条,数据列会快速滚动直到定位你想要看的数据列Excel中快速定位鲜为人知的EXCEL快捷键1、快速定位到单元格按F52、Ctrl＋**的功用根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域3、不同单元格中快速输入同一内容Ctrl+entet4、右键拖动填充柄出现菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充……5、快速重复上一次操作按F4数据的排序1、对数据清单进行排序2、创建自定义排序如何设置输入信息的有效性用户在制作表格时可能基于现实的考虑，想要对某些单元格中的信息设定限制，此时就需要进行数据有效性的设置。其具体的步骤如下。①选中要设置数据有效性的区域，单击【数据】|【有效性】菜单项，打开【数据有效性】对话框。②切换到【设置】选项卡中，分别在【允许】、【数据】下拉列表中选择【任何值】和【介于】选项，在【最小值】、【最大值】文本框中分别输入“2”和“100”。③单击按钮返回到工作表中。当用户在输入过程中输入了不合要求的数据时，就会弹出【MicrosoftExcel】对话框，提示所输入的信息有误如何在同一个窗口中打开多个表格当用户想要在同一窗口中看到两个或者多个表格，以便进行数据比较和交换时，可以采用以下方法来实现。①打开当前工作簿中的一个工作表，单击【窗口】|【新建窗口】菜单项，此时打开一个新的工作簿，此工作簿是在已打开工作簿的基础上建立的。②单击【窗口】|【重排窗口】菜单项弹出【重排窗口】对话框，在【排列方式】组合框中选中【垂直排列】复选框。③单击按钮，此时工作表便以垂直排列形式显示出来，若想继续添加则重复上述操作即可。用户可以切换任意一个工作簿中的工作表，以方便对照。ABC如何导入外部数据①选择【数据】|【导入外部数据】|【导入数据】菜单项。②随即会弹出【选取数据源】对话框，然后在【查找范围】下拉列表中选择导入数据所在的路径或者文件夹，然后在列表框中选择需要导入的文件。③单击”打开”按钮弹出【文本导入向导－3步骤之1】对话框，然后选中【原始数据类型】组合框中的【固定宽度】单选按钮。D④单击”下一步”按钮弹出【文本导入向导－3步骤之2】对话框，此时在【数据预览】列表框中显示出预览效果。EFG⑤单击”下一步”按钮弹出【文本导入向导－3步骤之3】对话框。⑥单击”完成”按钮弹出【导入数据】对话框，然后选中【数据的放置位置】组合框中的【新建工作表】单选按钮⑦单击”确定”按钮即可在当前工作簿中插入一个工作表，此工作表中显示出导入的外部数据。如何打印批注如果用户需要打印工作表中的批注，则必须将批注显示出来，然后对其进行打印。选择【文件】|【页面设置】菜单项，弹出【页面设置】对话框，切换到【工作表】选项卡中，然后在【批注】下拉列表中选择【如同工作表的显示】选项即可如何将不相邻的列打印到相邻的位置上①选中不需要打印的列，然后选择【格式】|【列】|【隐藏】菜单项将其隐藏。②设置一个包含所有列的打印区域，其中也包含隐藏的列，然后执行选定区域的打印操作即可。用EXCEL做工资表头在工资汇总表里，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.......)，想输出成工资条的形式。怎么做？先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。Excel中双击格式刷的妙用提出问题:如何点选一次格式刷,实现多次应用答案:双击格式刷即可,不用时按”ESC”退出即可首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编辑→复制”命令，进入Excel中，按住Shift键，单击“编辑→粘贴图片”命令，即可将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表格中，而且在该图片上双击，还可进行文字修改。利用这种方法也可以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。Word内容以图片形式插入到Excel以此法亦可将Word中的内容作为图片链接插入Excel第二章图表篇05010015020025030035001234567设备维修费学习培训费工装改造费文具办公费劳保用品费图表背景的处理为了使图表看起来清晰、明朗容易读懂我们可以利用辅助数据对其进行处理如下图示：010203040506070A11B11S11T11S21B14销量赶奇瑞汽车年销量表创建动态图表1、自动筛选的方法2、利用函数创建?绘制多斜线单元格利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线该怎么做呢?!“直线”-“绘图”绘制多斜线表头只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置。或是适当调整单元格属性也可达到目的!@@快速创建图表通过一次按键创建一个Excel图表这是一个非常老套的Excel窍门。要想使用键盘快速创建一个图表，选择你需要绘制的数据并按下F11键。Excel将自动为你创建图表。另外，在选好单元格后按下“Alt+F1”，你将得到相同的结果。数据透视表•创建数据透视表•编辑数据透视表认识函数:函数——Excel预先定义好的特殊公式SUM(number1,number2,......)公式——用户自行设计对工作表进行计算和处理的计算式=SUM(E1:H1)*A1+26第三章函数篇•查找引用函数简介第一章——函数学习目录•基础概念认识单元格引用认识数组•常用引用函数OFFSET函数INDEX函数•函数综合应用基础概念——引用•认识工作表区域•单元格引用方式相对引用、绝对引用入混合引用•单元格引用的分类一维引用：A1：A10、A2：G2二维引用：A1：C5三维引用：sheel1:sheel3!A1基础概念——数组•数组的概念由文本、数值、日期、逻辑值等元素组成的集合常量数组和内存数组•数组的分类一维数组：行数组，列数组［1，2，3］［“A”；“B”；“C”］二维数组：多行多列数组｛0，“差”；60，“中”；80，“良”；90，“优”｝•内存数组引用函数语法介绍•OFFSET函数中文解释:偏移量将源引用根据指定的行、列偏移来产生新的单元格引用•OFFSET函数语法OFFSET（基点，行数，列数，［高度］，［宽度］）•函数特征“引用基点”只能是单元格引用而不能是数组［高度］，［宽度］用于指定目标单元格尺寸大小，如不指定则目标单元格与源引用相同［高度］，［宽度］允许用户使用负数来表示表示参数（左负右正，上负下正）演示实例应用之求平均值演示INDEX函数语法:INDEX(数据表,行号,［列号］,［区域序号］)说明:1、数据表为引用时，结果返回为单元格引用2、当数据表使用联合区域时，还可以通过区域号返回子区域3、INDEX（数组，行号，［列号］）4、数据表为数组时，结果返回为数组中的具体值注意事项：1、通常情况下，行号、列号参数不支持使用数组INDEX中文释意:索引MATCH函数简介定位函数——MATCH中文释意:相配\匹配•MATCH（查找值，查找范围，［匹配条件］•［匹配条件］有三个参数，-1=降序排列，0=无序排列，1=升序排列•比起VLOOKUP它可以实现从右向左查找演示2.计算条件用Sheet1的D8单元格的内容乘以40％，再加上Sheet2的B8单元格内容乘以60％1.准备条件设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的3张工作表3.显示位置将2的计算结果显示在Sheet3的A8单元格中4.输入公式则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。跨表操作数据查找函数——LOOKUPLOOKUP（查找值，查找范围，［目标范围］）通常情况下，查找范围的首列或首行要求升序排列——VLOOKUPVLOOKUP（查找值，数据表，列序号，［匹配条件］）可用0或1代替FALSE和TRUE，0=精确查找，支持无序查找。1=近似查找，首列必需是升序排列支持通配符进行查找演示统计函数——单元格引用单元格引用方式：相对引用、绝对引用、混合引用使用“$”号来锁定引用“F4”变相对引用为绝对引用”F9”定义一个区域为数组引用实例相对引用:A1、B5绝对引用：$A$5、$C$2混合引用：$A2、D$1单元格引用实例演示字段截取与计算函数MID(text,start_num,num_chars)FluidFlow公式说明=MID(A2,1,5)上面字符串中的5个字符，从第一个字符开始(Fluid)=MID(A2,7