基础会计-第5章-会计账簿

广州康大职业技术学院会计系第五章会计账簿本章预览【内容提示】阐述：设置和登记会计账簿的基础知识学习要求：⑴了解设置和登记会计账簿的意义和种类，⑵明确各类账簿的格式和内容，⑶掌握和运用登记账簿的方法和规则及对账和结账的要求和方法等方面的知识和技能。第一节设置和登记会计账簿的意义和种类第二节会计账簿的设置和登记第三节会计账簿的规则第四节对账和结账第一节设置和登记会计账簿的意义和种类一、设置和登记会计账簿的意义1.会计账簿簿：记事、记账的册子账簿：是以会计凭证为依据，对全部经济业务进行全面、系统、连续、分类地记录和核算的簿籍，是由专门格式并以一定形式联结在一起的账页所组成。2.意义：(1)通过设置和登记账簿，可以系统地归纳和积累会计核算资料，为改善企业经营管理，合理使用资金提供资料。(2)通过设置和登记账簿，可以为计算财务成果编制会计报表提供依据。(3)通过设置和登记账簿，利用账簿的核算资料，为开展财务分析和会计检查提供依据。会计语言载体会计凭证会计账簿会计报表二、会计账簿的种类(一)账簿按用途分类1．总账：总账也称总分类账按总分类账户开设，用以分类核算与监督各项资产、负债、所有者权益、费用、成本和收入成本等总括核算资料的账簿。2．明细账：也称明细分类账，按明细分类账户开设，是分类登记某类经济业务详细情况，用来提供明细核算资料的账簿。总分类账明细分类账。分类账3．日记账⑴日记账：（序时账）是按经济业务发生和完成时间的先后顺序进行登记的账簿。⑵登记方法：逐日按照记账凭证(或记账凭证所附的原始凭证)逐笔进行登记。⑶种类：①普通日记账（分录簿）把每天发生的经济业务所编制的会计分录，全部按时间顺序逐笔登记，这种日记账也叫普通日记账。②特种日记账如设置现金日记账；银行存款日记账等。4．辅助账⑴辅助账（备查簿）是对在序时账和分类账中未能反映和记录的事项进行补充登记的账簿。⑵用途：记录一些供日后查考的有关经济事项。⑶例如：“代销商品登记簿”、“租人固定资产登记簿”(二)账簿按外表形式分类1.订本账(1)订本账：是在启用前进行顺序编号并固定装订成册的账簿。⑵用途：用于现金日记账、银行日记账和总分类账。⑶特点①优点：可以防止账页的散失和非法抽换；②缺点：账页固定后，不便于分工记账，也不能根据记账需要增减账页。2.活页账⑴活页账是把账页装订在账夹内，可以随时增添或取出账页的账簿。⑵特点①优点：是可以根据需要增添或重新排列账页，并且可以组织同时分工记账；②缺点：是账页容易丢失和被抽换。⑶使用方法：①平时应按账页顺序编号，②在会计期末装订成册，应按实际账页数顺序编号，并加目录。⑷用途：用于一般的明细分类账。3.卡片账⑴卡片账是由专门格式、分散的卡片作为账页组成的账簿。⑵形式：用卡片箱装置，可以随取随放，它实际上也是一种活页账。⑶特点：卡片账具有一般活页账的优缺点外，它不需每年更换，可以跨年度使用。⑷例如：“固定资产明细账”、“低值易耗品明细账”第二节会计账簿的设置和登记确定账簿的种类会计账簿的设置设计账页的格式、内容规定账簿登记的方法一、日记账的设置和登记(一)普通日记账（分录簿)1.普通日记账：是逐日序时登记特种日记账以外经济业务的账簿。2.格式：3.特点：账簿不结余额，分为“借方金额”和“贷方金额”两栏。普通日记账第页年会计科目摘要借方金额贷方金额过账月日(二)特种日记账1．现金日记账⑴现金日记账：是由出纳人员根据审核无误的现金收、付凭证，序时逐笔登记的账簿。⑵格式，⑶基本结构：为“收入”、“付出”和“结余”三栏。（三栏式）现金日记账第页年凭证号码对方科目摘要收入付出结余月日现收现付⑷种类（采用多栏式）①“现金收入日记账”：结构要点：现金收入要按对应科目，将金额记入有关的“贷方科目”栏内，同时加计收入合计栏；②“现金付出日记账”：结构要点：现金支出要按对应科目，将金额记入有关的“借方科目”栏内，同时加计支出合计栏；每日终了要将现金付出日记账的支出合计登入现金收入日记账的“支出合计”栏，并结出余额，填入余额栏。现金收入日记账第页年收款凭证摘要贷方科目收入合计支出合计余额月日字号现金付出日记账第页年付款凭证摘要结算凭证借方科目月日字号种类号数支出合计2．银行存款日记账⑴银行存款日记账由出纳人员根据审核无误的银行存款收、付凭证序时逐笔登记的账簿。⑵种类①“银行存款收入日记账”②“银行存款付出日记账”。⑶格式：与现金日记账相同，①三栏式②多栏式，⑷设置：①按存款种类：“结算户存款”、“信用证存款”等账簿。②对外币银行存款：应按不同的币种和开户银行分别设置日记账。二、分类账的设置和登记(一)总分类账1、总分类账(总账)按总分类账户(会计科目)进行分类登记的账簿。2、格式：⑴一般采用三栏式账页⑵业务简单可采用按全部账户开设账页。3、登记：⑴按记账凭证汇总表进行登记，⑵按转账凭证汇总表和多栏式现金、银行存款日记账在月末时汇总登记。总分类账会计科目第页年凭证号码对方科目摘要借方贷方借或贷余额月日(二)明细分类账明细分类账(明细账)是按明细分类账户(子目或细目)进行分类登记的账簿。明细账的格式1、三栏式明细分类账：只设借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。2、数量金额式明细账：它在收入、发出、结存三栏内，再分别设置“数量”、“单价”、“金额”等栏目明细分类账(数量金额式账页)会计科目’第页年凭证号码摘要收入发出结存月日数量单价金额数量单价金额数最单价金额3．多栏式明细分类账⑴结构：它在一张账页上，按明细科目分设若干专栏，集中反映有关明细项目的核算资料。⑵格式：制造费用明细账明细科日第页年凭证号码摘要借方贷方余额月日工资和福利费折旧费修理费办公费水电费4．平行式明细分类账⑴平行式明细分类账也称横线登记式明细分类账。⑵账页结构特点：将前后密切相关的经济业务在同一横行内进行详细登记，以检查每笔经济业务完成及变动情况。⑶格式物资采购明细分类账物资名称或类别第页年凭证号码摘要借方金额贷方金额结余金额月日买价采购费用合计第三节会计账簿的规则一、会计账簿的启用规则1、启用新的会计账簿时：⑴应在账簿的扉页上填制“账簿启用表”和“经管账簿人员一览表”(有的合称“账簿启用及交接表”)。⑵详细填明：企业名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数(如为活页账应在装订成册后写明页数)和启用日期等。⑶填明会计主管人员、记账人员姓名、加盖公章，由会计主管人员和记账人员签章。2、记账人员更换时：⑴应在主管会计监督下办理交接手续。⑵在表内注明交接日期。⑶移交人和接管人双方都应签章，以明确责任。二、记账规则(1)为了保证账簿记录的准确性，必须根据审核无误的会计凭证，及时地登记各种账簿。登记账簿时，应将会计凭证的日期、编号、摘要、金额等逐项登记入账，做到数字准确、摘要简明清楚、登记及时。(2)账簿登记完毕，应在“过账”栏内注明账簿的页数或作出“√”符号，表示已登记入账，以免重登、漏登，也便于查阅、核对，并在记账凭证上签名或盖章。(3)为了使账簿记录清晰，防止涂改，记账时必须用钢笔和蓝、黑墨水或规定使用的圆珠笔书写，不能使用铅笔或不合规定的圆珠笔登账，红色墨水只能在结账划线、改错和冲账时使用。(4)各种账簿必须按事先编写的页码，逐页、逐行顺序连续登记，不得隔页、缺号、跳行，如不慎发生此种情况，应在空页或空行处用红色墨水对角划线注销，并注明“作废”字样，同时由经手人员会计机构负责人(会计主管人员)在更正处盖章。对各种账簿的账页不得任意抽换和撕毁，以防舞弊。(5)“摘要”栏内的说明，应简明扼要，文字要规范，“金额”栏的数字应与账页上标明的位数对准，各账户结出余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”。没有余额的账户在“借或贷”栏内写“平”字，在“余额”栏内写“0”。(6)每一账页登记完毕，应在账页的最末一行加计本页发生额及余额，并在摘要栏内注明“过次页”，同时在新账页的首行记入上页加计的发生额和余额，并在摘要栏内注明“承前页”，以便对账和结账。(7)账簿记录发生错误时，不得括、擦、挖补，随意涂改或用退色药水更改字迹，应根据错误的情况，按规定的方法进行更正。三、更正错账规则(一)划线更正法(二)红字更正法(三)补充登记法(一)划线更正法适用范围：在结账之前，发现账簿记录有文字或数字错误，而记账凭证无错误。更正方法第一步：将错误的文字或数字划一条红线注销，但必须使原有字迹仍可辨认；第二步：在划线上方用蓝字填写正确的文字或数字，并由记账人员在更正处盖章。注意：对于错误的数字，应当全部划红线更正，不得只更正其中的错误数字。对于文字错误，可只划去错误的部分。例：将8700误记为7800更正：87007800陶郎（二）红字更正法适用范围:登记账簿后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目或者金额上有错误。更正方法:1、记账以后，发现记账凭证的会计科目和记账方向有错误，金额无错误。更正：第一步：用红字填制一份与原来科目、借贷方向和金额相同的记账凭证，据以登记账簿，冲销原有错误的账簿记录；第二步：用蓝字重新填制一份正确的记账凭证，登记账簿。例：生产车间领用甲材料780元，填制凭证时将应借科目误记为管理费用，并已登记入账。已登记的记账凭证为：转字第12号借：管理费用780贷：原材料—甲材料780记账凭证更正如下：（1）转字第62号借：管理费用780贷：原材料－甲材料780（2）转字第63号借：制造费用780贷：原材料－甲材料780账簿记录更正如下：原材料管理费用制造费用（1）780（1）780（3）780（2）780（2）780（3）7802、记账以后，发现记账凭证和账簿记录的金额有错误，而且所记金额大于应记金额，但记账凭证中应借应贷科目并无错误。更正：按照正确金额与错误金额之间的差额，用红字金额填制一张记账凭证，据以登记入账，冲销其多记部分的金额。例：某企业以银行存款购买厂部办公用品2000元，填制凭证时误记为20000元，并已登记入账。已编记账凭证如下：（1）银付字第23号借：管理费用20000贷：银行存款20000账簿记录如下：管理费用银行存款（1）20000（1）20000记账凭证更正如下：（2）银付字第67号借：管理费用18000贷：银行存款18000账簿记录更正如下：管理费用银行存款（1）20000（1）20000（2）18000（2）18000（三）补充登记法适用范围：记账以后，发现记账凭证中应借、应贷科目无错误，但所记金额小于应记金额。更正方法：将应记金额与实记金额之间的差额用蓝字填制一张记账凭证，据以登记入账，加以补充。例：企业收到光明工厂偿还材料款计30000元，填制凭证时误记为3000元，并已登记入账。已编记账凭证如下：（1）银收字第24号借：银行存款3000贷：应收账款3000账簿记录如下：银行存款应收账款30003000更正：再用蓝字编制一张记账凭证银收字第68号借：银行存款27000贷：应收账款27000账簿记录更正如下：银行存款应收账款300030002700027000四、账簿的更换与保管规则(一)账簿的更换(1)总账、日记账和大部分的明细账，要每年更换一次。①年初，将旧账簿中各账户的余额直接记入新账簿中有关账户新账页的第一行“余额”栏内。同时，在“摘要”栏内加盖“上年结转”戳记，②将旧账页最后一行数字下的空格，划一条斜红线注销，并在旧账页最后一行“摘要’’栏内加盖“结转下年”戳记。在新旧账户之间转记余额，可不必填制凭证。2006年凭证摘要借贷借或贷余额月日字号11贷30000总账(新)上年结转2005年凭证摘要借贷借或贷余额月日字号1231贷30000结转下年总账(旧)(2)部分明细账，如固定资产明细账等，因年度内变动不多，年初可不必更换账簿。但在“摘要”栏内，要加盖“结转下年”戳记，以划分新旧年度之间的金额。(二)账簿的保管年末结账后，会计人员应在活页账簿前面加放“账簿启用表”和“经管账簿人员一览表’’装订成册，并加上封面，统一编号后，与各种订本账