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用友通院校师资培训用友软件股份有限公司常攀2010年4月1日总账模块主要内容•初始设置•期初余额•凭证操作•辅助核算•数量（外币）核算•记账•转账生成•账表查询•结账重点和难点重点：•会计科目辅助核算的设置•期初余额录入•凭证操作•期间损益结转•记账和反记账、结账和反结账难点：•出纳签字•转账定义•多栏账定义学习目标•会计科目的设置；•期初余额的录入；•填制凭证、作废凭证、出纳签字、审核凭证；•期间损益结转；•记账；•结账。重点掌握：总账模块是整个财务模块的重中之重，这个模块的内容都必须掌握。内容1：初始设置•其它设置：凭证类别、结算方式、外币种类•科目设置（重点）：增加、删除、修改（账页格式、辅助核算）1.1科目设置（重点）总账的初始设置主要是指会计科目的准备。包括增加、删除一级科目或者明细科目：•步骤：基础设置——财务——会计科目——增加（删除）——确定•说明：1、删除科目必须从末级科目开始删除；2、已经使用过的科目不允许删除。修改会计科目：主要是会计科目名称、账页格式、辅助核算•步骤：基础设置——财务——会计科目——选择需修改科目单击[修改]或双击该科目一打开修改会计科目窗口一‘修改’按钮激活修改内容一进行修改一确定一返回•说明：如果某个科目设置了辅助核算，就不用再增加很多的明细科目了。1.2其它设置凭证类别：基础设置——财务——凭证类别•可以根据自己的需要，选择合适的凭证分类方式，如选择“收付转”方式。•为了确保凭证的正确性，还可以设置“限制科目”。如上图所示，设置完限制科目后，如填制收款凭证，借方没有“1001”或者“1002”两个科目，则报错。•没有使用的凭证类别，可以删除。结算方式：基础设置——收付结算——结算方式——增加现金结算、现金支票、转账支票、电汇、信汇等结算方式——保存内容2：期初余额（重点）•注意事项（重点）•例子说明•例子操作2.1注意事项（重点）注意：•1、余额应由末级科目录入，上级科目自动累加金额；•2、红字余额应以负号表示；•3、辅助核算的科目应双击该科目期初余额栏进入相应的辅助核算余额窗口进行录入；•4、如果是年初启用总账，则期初余额界面只有“期初余额”一栏；如果是年中启用总账，则显示四栏，年初余额由“累计借方”、“累计贷方”、“期初余额”三列计算得出，不能录入。•5、年中启用总账的话，要把损益类科目的累计借方和累计贷方数录入。•6、余额录入完毕应点击“试算”和“对账”按钮，确认金额是否正确。试算保证试算平衡，即所有期初借方余额=所有期初贷方余额。对账是总账和明细账、总账和辅助账对账。试算包括期初余额试算和年初余额试算。•7、在没有新的凭证记账之前，即期初余额界面没有“浏览、只读”字样时，双击金额栏可修改录入的金额。•8、期初余额录入界面没有“记账”，如果期初试算或者对账不平衡，则不允许新的凭证记账2.2期初余额例子北京科技公司7月份启用总账，期初余额如下（为方便操作，除损益类科目外，不录入累计发生数）：1、现金借方100，银行存款——中国银行借方2000元，2、应收账款借方1000元，分别是a客户400元，b客户600元，把应收账款设置为客户往来辅助核算。3、固定资产借方10000，累计折旧贷方633.334、应付工资贷方5200，应交税金——应交增值税——进项税额借方200元。本年利润贷方7466.675、主营业务收入本年累计发生10466.67，主营业务成本发生3000元。从上述的分析看，在录入期初余额之前，要先对科目进行设置：1、增加银行存款科目的明细科目“中国银行”，编码为100201，金额式账页格式。2、把应收账款科目修改为“客户往来”辅助核算的。增加和修改科目参照“初始设置”——科目设置的步骤。2.3期初余额操作1、录入现金100元，年初余额变为100元2、录入银行存款——中国银行2000元，银行存款科目自动变为2000元，一级科目和明细科目年初数也变为2000元。3、应收账款科目栏显示为绿色，双击“期初余额”单元格，弹出“客户往来期初”界面，点击“增加”，录入a客户，摘要，金额400，录入完成a客户。再点击“增加”,录入b客户，600元。4、固定资产录入10000元，累计折旧录入633.33元。5、应付工资录入5200，应交税金——应交增值税——进项税额-2006、本年利润7466.677、主营业务收入贷方累计和借方累计录入10466.67，主营业务成本借方累计和贷方累计录入3000。录入完成以后，分别进行年初和期初余额试算，并且对账。步骤：总账——设置——期初余额内容3：凭证操作（重点）•填制凭证（重点）•查询凭证•修改凭证•作废凭证（重点）•出纳签字（难点）•审核凭证•例子3.1填制凭证（重点）增加凭证的方法：总账—凭证—填制凭证—[增加]—选择凭证类别—修改制单日期—录入或调用摘要—录入科目代码(或参照)—录入借方金额—回车—录入科目代码(或参照)—录入贷方金额(或用“=”号键自动平衡借贷差额)——保存常用摘要：在填制凭证时，经常会发生同样的业务，即凭证摘要会一样。为了减少反复录入工作量。可以设置“常用摘要”。•常用摘要的定义：在摘要栏中单击参照按钮一进入常用摘要窗口一[增加]一录入常用摘要编码一常用摘要内容一[退出]；•常用摘要的调用：在摘要栏中单击参照钮或者按F2键一进入常用摘要窗口一选中所需的摘要一[选入]一将常用摘要送至摘要栏中；或在摘要栏中直接录入已定义的常用摘要编码'回车填制凭证前，要先设置“凭证类别”。3.2查询凭证步骤：总账——凭证——查询凭证——选择查询条件——确认如果这里的查询条件不完整，可以点击“辅助条件”进行条件过滤。3.3修改凭证凭证的增行、删行：A、使用[增行]可在当前光标所在分录前插入一条或多条分录B、使用[删行]可将当前光标所在分录行删除修改他人制单：首先总账——设置——选项——凭证页签下有一个选项“允许修改、作废他人填制的单据”，选中这个选项后重新注册——更换正确的制单人——进入总账——填制凭证——查找到制单人错误的凭证——使用“空格”键——系统提示“是否修改他人填制的凭证”——是——观察制单人的变化如果没有选择这个选项，则上述操作会提示“不能修改他人填制的凭证”。应注意的问题：A、系统自动编制的凭证号不可修改B、其余内容可直接在相应错误处修改3.4作废凭证（重点）对于完全错误的凭证，即不想再要的凭证可以先“作废”，再通过“凭证整理”整理掉。作废：填制凭证窗口——制单——作废／恢复，凭证上会显示“作废”二字。如果发现操作有误，可以再点击“作废/恢复”，恢复回来。删除整理：先将凭证作废——填制凭证窗口——制单——整理凭证——选择作废凭证所在的会计期间——进入作废凭证表——选择需删除的凭证（双击该凭证的“删除?”）——确定——系统提示“是否整理凭证断号?”——根据实际情况决定是否整理注意：•1、只有在凭证没有审核、没有出纳签字、没有记账的情况下，才能“作废”。如果已经记账，则只能“冲销凭证”或者“取消凭证记账”来处理。•2、凭证作废后，可以恢复；凭证整理后不能恢复。步骤：3.5出纳签字（难点）步骤：更换操作员为出纳员（该操作员至少在系统管理中增加了“出纳签字”的权限）——进入总账——凭证——出纳签字——选择会计期间——确定——出纳凭证列表——确定——[签字]或“签字”菜单下的“成批出纳签字”(取消或者“成批取消”的步骤相同)注意：1、签字人员可以和制单人可以同一个人。指定会计科目：账套主管登陆用友通——基础设置——财务——会计科目窗口——编辑菜单——指定科目——现金总账科目——待选科目栏中选1001现金——送至已选科目栏（科目档案中现金科目界面上右下角显示“日记账”）银行存款总账科目——待选科目栏中选1002银行存款——送至已选科目栏——确定（科目档案中银行存款科目界面上右下角显示“日记账”和“银行账”）2、如果没有“指定会计科目”，则出纳签字的时候，提示“没有符合条件的记录”3.6审核凭证步骤：更换操作员为审核人（该操作员至少在系统管理中增加权限为“审核凭证”）——进入总账——凭证——审核凭证——选择会计期间——确定——所有凭证列表——确定——[审核]或审核菜单下“成批审核”。[取消]和[成批取消]的的操作步骤相同注意：1、审核人和制单人不能是一个人。2、如果在这个界面上，点击“标错”按钮，则凭证上打上“有错”标志。这样的凭证不能记账。标错的凭证可以作废。3.7凭证操作例子例子：凭证类别为“收付转”分类方式，提取现金500元。摘要“提取现金”，借方“现金”科目500，贷方“银行存款——中国银行”科目500。结算方式为“现金支票”，票号01操作：1、增加结算方式“现金支票”，设置凭证类别，指定会计科目；2、张会计在总账中增加该凭证，并把“提取现金”作为“常用摘要”；3、对刚才增加的提取现金的凭证作废并整理掉；4、再增加一张新的同样的凭证；5、让李会计审核该凭证；6、让赵出纳出纳签字。内容4：带辅助核算凭证（重点）•辅助核算说明（重点）•例子4.1辅助核算说明系统提供了五种辅助核算方式：个人、部门、客户、供应商、项目。可以两两组合。其组合方式为部门供应商项目客户客户项目部门个人供应商辅助核算数据的查询：个人和部门辅助数据可以在总账——“辅助账簿”中查询；客户和供应商辅助数据可以在“往来管理”模块查询；项目辅助核算数据可以在“项目管理”模块查询注意：如果对已经有余额或者发生数的科目修改为辅助核算，则月末对账的时候会总账和辅助明细账对账不平。4.2辅助核算例子例子：假定把“管理费用”科目设置为“部门辅助核算”的。本月“财务部”发生管理费用100元，现金支付。步骤：1、基础设置——财务——会计科目——双击“管理费用”科目——修改按钮——把“部门辅助核算”选上。2、增加“部门档案”：基础设置——机构设置——部门档案3、增加一张凭证，录入“管理费用”，会弹出对话框，选择“部门”4、选择部门，确认后，录入金额；贷方走“现金”科目，金额为100。保存。5、查询总账中的辅助查询中的部门账（可以随时查询，包含未记账凭证）对于部门档案中不存在的部门，也可以在部门参照界面，点击“编辑”，进入部门档案增加界面。注意：如果一笔费用对应2个部门，则必须录入两条分录，如借：管理费用（财务部60元），借：管理费用（销售一部40元），贷现金100元。内容5：数量（外币）核算•数量核算例子•外币核算步骤5.1数量核算例子设置会计科目：如把“原材料”科目设置“数量金额式”，设置核算单位：吨填制凭证，如采购入库10吨，单价20元。原材料金额200元，贷方现金200元，凭证保存。注意：查询账表时，默认的是“金额式”账页格式，要从菜单栏后的下拉框中选择“数量金额式”账页格式。步骤：5.2外币核算步骤1、建立账套的时候，要“启用外币核算”；2、增加外币，如美元$：基础设置——财务——外币种类——币符、币名、折算方式——增加——选择固定汇率，设置7月的记账汇率为8.21。步骤：3、增加明细科目、设置科目：如银行存款科目下增加明细科目“美元”。把美元的明细科目设置为“外币金额式”的账页格式，核算外币选择“美元”。4、填制凭证、审核、记账5、月末利用转账生成中的“汇兑损益结转”，结转由于调整汇率和记账汇率之间的差额形成的汇兑损益内容6：记账和反记账（重点）•记账步骤和注意事项（重点）•反记账步骤和注意事项（重点）6.1记账（重点）步骤：更换操作员为记账人——进入总账——凭证——记账——选择记账范围或[[下一步]]——[记账]——账套启用月系统将自动试算期初余额是否平衡——若平衡——[确定]——系统开始记账（把凭证上的数据登记到到总账、明细账、日记账等账簿中）。注意：如果在总账的设置选项中，选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则出纳凭证没签字的时候，不允许记账。如果在总账的设置选项中，选择“未审核的凭证允许记账”，则凭证没审核，也允许记账。上月未结账本月不能记账。启用月的期初余额试算不平衡不能记账。凭证记账后，在填制凭证中看不到凭证