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第二讲公文写作基础本讲内容•一、公文的定义和种类•二、公文的格式•三、公文正文基本内容模块及结构模式•四、公文写作的语言要求一、公文的定义和种类1、法定公文的定义（53页）《中国共产党机关公文处理条例》（中共中央办公厅1996年5月3日发布并施行，以下简称“《条例》”）规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发布、自2001年1月1日起施行，以下简称“《办法》”）规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”2、法定公文的种类《条例》规定：党的机关公文种类主要有：（一）决议（二）决定（三）指示（四）意见（五）通知（六）通报（七）公报（八）报告（九）请示（十）批复（十一）条例（十二）规定（十三）函（十四）会议纪要《办法》规定：行政机关的公文种类主要有：（1）命令（令）（2）决定（3）公告（4）通告（5）通知（6）通报（7）议案（8）报告（9）请示（10）批复（11）意见（12）函（13）会议纪要国家行政机关党的机关军队行政机关1.命令（令）1.决议1、命令2.决定2.决定2、通令3.公告4.通告3.指示3、决定5.通知4.意见4、指示6.通报5.通知5、通知7.议案6.通报6、通报8.报告7.公报7、报告9.请示8.报告9.请示8、请示10.批复10.批复9、批复11.意见11.条例10、函12.函12.规定13.函11、通告13.会议纪要14.会议纪要12、会议纪要党政机关共同使用的公文种类有：（一）决定（二）通知（三）通报（四）报告（五）请示（六）批复（七）意见（八）函（九）会议纪要党的机关单独使用的公文种类有：（一）决议（二）指示（三）公报（四）条例（五）规定行政机关单独使用的公文种类有：（一）命令（令）（二）公告（三）通告（四）议案二、公文的格式（一）何为公文的格式（重点内容）公文格式指公文的规格样式，包括公文的组成项目及其标识位置，公文的书写、字体、用纸的规格和样式等。（二）公文文面格式组成1、眉首：份号、密级和期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线。2、主体：标题、主送机关、正文、附件、署名、成文日期、印章、附注。3、版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。二、公文的格式《办法》规定：行政机关“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成”。一份完整的公文由文头（眉首）、主体、文尾（版记）三部分组成。（三）公文格式各要素具体说明•000000001机密★×年•特急••××××文件•×××〔××××〕×号（眉首）•————————————————————————————————————————•××××关于××××××工作的请示•×××××（主送机关名称）：•××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××（正文）。•附件：•1．××××ו2．××××ו•（机关印章）（机关印章）•二×××年×月×日•（附注：×××××）•主题词：××××（版记）•————————————————————————————————————————•抄送：×××××，×××××。•————————————————————————————————————————•×××××（印发单位）2008年×月×日印发1、份数序号含义：“公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”（《格式》），可简称份号。标注份号的目的是为了加强对涉密公文的管理，防止失密。规则：“绝密”、“机密”级公文“应当标明份数序号”（《办法》）。“用阿拉伯数码”（《格式》）。编几位数，未定。一般编6位数，从“000001”号起编；至少应不少于2位数，即从“01”号起编。位置：“顶格标识在版心左上角第1行”（《格式》）。2、秘密等级和保密期限含义：秘密等级是根据公文涉及国家秘密的情况而划分的等级，可简称密级。密级分“绝密”、“机密”和“秘密”三级。保密期限是对涉密公文进行保密的时间要求。规则：“涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限”（《办法》）。保密期限在1年及1年以上的，标注为“机密★5年”；保密期限在1年以内的，标注为“秘密★6个月”；保密期限未作规定的，标注为“×密”。位置：如需标识秘密等级，“顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字”；如需同时标识秘密等级和保密期限，“顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开”（《格式》。秘密等级两字之间不需空1字，以使该字段不致过长。字号字体：“用3号黑体字”（《格式》）。3、紧急程度（急度）含义：紧急程度是对公文办理时限的要求。规则：“紧急公文应当根据紧急程度分别标明‘特急’、‘急件’。其中电报应当分别标明‘特提’、‘特急’、‘加急’、‘平急’”（《办法》）。特急件要求收文机关随时收到随时办理，不得超过24小时。急件要求3日内送达和办理。位置：若需同时标识秘密等级与紧急程度，“秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行”（《格式》）。字号字体：“用3号黑体字”（《格式》）。4、发文机关标识含义：发文机关标识是显示公文法定作者的部分。构成：“由发文机关全称或规范化简称后加‘文件’组成”（《格式》）如广东省人民政府文件、广州市商业局文件。规则：一般来说，重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字。“行政机关联合行文，主办机关排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列”。“‘文件’二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布”；“如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文；“用红色标识”（《格式》）。如中共广东省委文件广东省人民政府位置：位于首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5。字号字体：“推荐使用小标宋体字”，“字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm”（“国务院文件”的字号即是22mm×15mm。以此为高限，就是要求除“国务院文件”以外，其他各级行政机关的发文机关标识的字号要小于“国务院文件”，以显示国务院作为最高国家行政机关的地位）。（《格式》）5、发文字号含义：又称文号、是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。标注文号的目的是便于公文的收发、引用、查询和管理。构成：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”（《办法》）。如：粤科院字﹝2004﹞20号，表示广东省科学院在2004年度内发的第20号文。规则：“行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；“×政”、“×政办”，用于上行文；“×政发”、“×政办发”，用于普发性下行文；“×政函”、“×政办函”，用于部分（或个别）机关受文的下行文或平行文；“×政干”，用于任免干部通知。发文机关代字要规范，尽量选用能反映职能特征且与其他机关不重复的字，长期固定使用，字数不宜过多，不必加“字”字。“年份、序号用阿拉伯数码标识”。“年份应标全称，用六角括号‘〔〕’括入”，不要用圆括号“（）”、方括号“[]”或方头括号“【】”括入（因为这涉及文号的引用问题）。“序号不编虚位（即1不编为001），不加‘第’字”（《格式》）。位置：一般排在版头下方，如无版头，则排在标题下方。字号字体：使用与正文相同的字体，即3号仿宋字体。6、签发人含义：签发人是签发公文的行政机关负责人。规则：“上行文应当注明签发人、会签人姓名”（《办法》）。在上行文中标识签发人姓名，主要目的是为上级机关的领导人了解下级机关谁对上报事项负责。写成“签发人：×××”，签发人后标全角冒号。位置：“平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字”。“如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之相距4mm”（《格式》）。字号字体：“签发人用3号仿宋体字”，“用3号楷体字标识签发人姓名”（《格式》）。这样规定是使签发人(会签人)的姓名突出、醒目。7、红色线红色线的作用在于把眉首部分和主体部分分隔开。公文文头和主文部分用一条较粗的红色横线间隔线分开。党内文件的间隔线正中印一颗红色五角星，行政机关公文不印五角星。以上1---7是眉首部分8、公文标题含义：标题是公文的题目。规则：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关”（《办法》）。有发文机关标识的非重要公文，可省略发文机关。公文的主要内容一般由“关于……的”构成。公文种类前，可根据需要加“若干”、“补充”、“紧急”、“实施”、“暂行”等词语；公文种类后，可根据需要括注“试行”等词语。“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”（《办法》）。位置：位置居中，在版头横线下方、正文上方。“可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当”（《格式》）。字号字体：“用2号小标宋体字”（《格式》）。公文标题形式有两种：•一是发文机关、事由、文种三要素齐全地完全式标题。如《国务院关于在全国建立城市居民最低生活保障制度的通知》。•二是省略式，省略发文机关如《关于加强行政事业单位国有资产管理的请示》；省略事由如《中华人民共和国令》；省略发文机关、事由，如《通告》。省略部分应由文种而定，不是无条件的、随意的。•若由两个以上机关联合发文，发文机关中列出联合发文的所有机关名称，如《中共中央、国务院关于制止乱砍滥伐森林的紧急指示》，也可在标题中用“联合”字样，如《中共广东省委宣传部、广东省教育委员会关于加强学校思想政治工作的联合通知》•9、主送机关含义：主送机关是“公文的主要受理机关”（《办法》）。•规则：“应当使用全称或者规范化简称、统称”（《办法》）。同类主送机关名称之间标全角顿号，不同类主送机关名称之间标全角逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号。普发性公文、法规性公文、会议通过的公文等，不标主送机关。如主送机关不止一个时，应按性质、级别或惯例依次排列，中间用顿号（类间用逗号）断开。如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”•普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校直属单位”；上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。•位置：“标题下左侧顶格”，“回行时仍顶格”。•10、公文正文•含义：正文是记述公文内容的部分。•规则：一般由原由、事项和结尾三部分组成。“每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行”（《格式》）。第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。一般每面排22行，每行28个字。•位置：“主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。”（《格式》）。•字号字体：“用3号仿宋体字”（《格式》）。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。•11、附件•含义：附件是附在正文后面的公文。正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在正文中，往往隔断前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从正文中抽出而作为公文的附件单独表述。附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。附件，有的对正文起补充作用，有的对正文起佐证作用，有的表面看起来像附件而实际上是正文（如公布令、转发批转印发通知）。•位置：在正文之后下空1行左空2字标出。•规则：“附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识‘附件’，有序号时标识