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第十四讲应用文写作基础及行政公文主讲内容一、应用文写作基础二、行政公文：报告与请示三、行政公文：通知与通告一、应用文写作基础应用文及其写作，已经成为现代社会的人们应对工作和生活需要的一种基本技能和本领，成为21世纪人类生活的行为能力的部分。提高应用写作能力是当代大学生的当务之急。1.应用文的涵义、性质涵义：应用文是指同记叙文、说明文、议论文相并列的一种文体。它是党政机关、企事业单位、社会团体以及人民群众在日常工作、生产和学习中为处理公私事物、沟通信息而使用的具有直接使用价值和惯用格式的一种文书。性质：随着社会的发展和进步，应用文成了管理国家、处理政务、传递信息、组织生产、推广成果、发展科学，以及人们在社会交往、思想交流中使用的重要工具。应用文的性质就是实用,使用范围极其广泛,使用频率很高,小到个人间的交往，大到国与国之间的友好合作，都要用到应用文，它同每个社会成员的生活、生产、学习、工作等都有着直接而密切的关系。a实用性——所谓实用性就是解决实际问题。记叙文是“以事感人”，议论文是“以理服人”，应用文则是“以实告人”。它内容务实，对象具体，要求明确。叙述情况有一说一，阐述观点要言不繁，提出措施切实具体，做到联系实际，有的放矢。b程式性——应用文在长期的使用过程中，逐步形成了较为固定的、被人们所认可和接受的结构格式和语言特色。c时效性——应用文是为了处理事务、交流信息、解决问题而写的，而事物又是在不断变化的，要充分发挥应用文的功能和作用，就必须在一定的时间内解决问题。应用文的时效性主要表现在三方面：快写、快发、快办。2.应用文的主要特征d简明性——应用文要求简洁明了、干净利落，不能模棱两可、含糊其辞。叙述直陈其中，明白晓畅；说明简单明了，要言不繁；议论画龙点睛，切中要害。尤其是指示、合同等，必须字斟句酌，标点符号也要准确无误。一定要避免滥用形容词和比拟夸张等修辞手法。e逻辑性——应用文大多数文体上讲，是以具体的事件为中心，需要把观点陈述清楚，把前因后果交代清楚，把本质和现象分析清楚，所采用的是逻辑思维方法。例如：写请示，要讲清楚请求事项和请求批准的原因；写总结，则因应在具体的成绩和存在的问题的基础上，分析说明成绩取得和问题存在的原因。逻辑性体现在文章的结构上，要条理清楚，段落之间具有明显的逻辑关系；陈述的事项界限清晰，不交叉；内容前后讲究因果，材料能够证明观点。3.应用文的作用刘半农在《应用文之教授》一文中把它和文学文做了一个生动而深刻的对比，说“应用文是青菜黄米的家常便饭，文学文是个肥鱼大肉；应用文是‘无事三十里’的随便走路，文学文是运动场上出风头的一英里赛跑。”前者虽然平凡，却是生活中不可缺少的。应用文最基本的作用，主要有以下几点：a宣传和教育作用——应用文具有宣传和教育作用。党和政府经常通过应用文，向有关单位和人民群众广泛宣传路线、方针、政策，指导并推动各项工作开展，以便使各部门按照客观规律办事，从而推动现代化建设。如若是法规性文件，对人们行为起着规范和准绳作用。b联系交流作用——应用文中的每一文种，只要一经成文发布，就是一种信息，及时捕捉、利用这种信息，在激烈的竞争中就有主动权，就能创造和把握更好的机遇发展自己、壮大自己。应用文既有信息的告知作用，又有信息的交流作用。c依据、凭证作用——一是上级机关在制定方针、政策或做出决定、规定、计划时，一个重要的方面，就是依据下级机关上报的总结、报告、纪要、简报和秘书部门撰写的调查报告等应用文来进行决策的。二是下级机关开展工作、处理问题、解决矛盾时，上级机关发布的有关“决定”、“决议”、“条例”、“办法”等应用文，不仅成了他们办事的重要依据，而且成为他们解决矛盾、判断是非的凭证。公务应用文：一切法定社会组织在处理公共事务时所采用的具有特定程式的文字材料。行政公文。私务应用文：个人或宗族在处理自身事务过程中所形成的文字材料。事务文书。4.应用文分类二、行政公文：报告与请示行政公文行政公文是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。也是用于处理公务的一类文章的总称。(一)命令(令)；(二)决定；(三)公告；(四)通告；(五)通知；(六)通报；(七)议案；(八)报告；(九)请示；(十)批复；(十一)意见；(十二)函。(十三)会议纪要。共计13种。2001年1月1日起实行的《国家行政机关公文处理办法》:这13种公文，按不同的标准可作多角度划分：（1）按行文方向可分为：上行文：下级向上级单位传递的公文，如报告、请示等。下行文：向下级单位传递的公文，如命令、决定、批复等。平行文：向平级单位传递的公文，如函、通知、通报等。（2）按秘密程度可分为：公开级、国内级、内部级、秘密级、机密级、绝密级。（3）按紧急程度可分为：特急件、急件、普通件。（4）按来源可分为：收文、发文和内部公文。（5）按性质和作用，可分为：指挥性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。报告报告的主要功能是向上级机关汇报工作和答复上级机关的询问，让上级机关及时了解情况。1.报告的特点１.汇报性：报告是下级机关将情况反映给上级机关的主要形式，它的主要功能就是向上级汇报工作。以便于于上级机关更及时、更全面、更深入、更具体、更准确地了解情况，掌握全局，指挥工作。因此，定期或不定期的制发报告，是下级机关的工作职责。２.陈述性。“下情上传”是制发报告的主要目的，所以报告的内容以摆事实为主，要客观地向上级反映具体情况，表达方式以叙述为主，不要过多地采用议论和说明。2.报告的分类报告的分类情况比较复杂，从不同的角度分有不同的种类。按行文目的分有：呈报性、呈转性报告。按性质划分有：综合报告、专题报告。按时限可分为：例行报告和不定期报告两种。按内容分有：情况报告、工作报告、答复报告、和报送报告四种。3.报告的写作要求1．要遵循实事求是的原则；2．要注意突出中心，抓住重点；3．要注意实效。写作格式1．标题：（1）采用发文机关、事由、文种三者齐全的标准式标题；（2）省略发文机关，只有事由、文种构成的标题。标题评改《关于我校工会干部有关待遇的情况报告》评议：文种前不能加修饰性的词语“情况”，应删除，或者调到“有关待遇”之后。改为：《关于我校工会干部有关待遇的报告》《关于我校工会干部有关待遇情况的报告》标题评改《XX市人民政府批转农业局关于进一步做好“三农”工作的报告》评议：①缺文种，批转下级机关的公文，应用“通知”行文；②原公文（被批转的公文）的发文机关，应在前面加上“市”字，以表明其所属。改为：《XX市人民政府批转市农业局关于进一步做好“三农”工作的报告的通知》2．主送机关：即发文机关的直属上级机关。3．正文：（1）缘由：交代报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨。（2）事项：写明主要情况、措施与结果、成效与存在问题、教训、意见、打算。（3）结尾：用惯用结语，如“特此报告”、“以上报告，如有不当，请指正”等。工作报告的写作工作报告旨在向上级单位统一协调和掌握下属工作情况，实行有针对性的指导。如：《关于全省抗旱工作情况的报告》工作报告的主要内容有：概述基本情况（报告的主体）；主要成绩的经验；存在的问题；今后的设想与措施等。情况报告的写作情况报告一般用来汇报本地区、本单位发生的重大性、特殊性、突发性事件，如重大的灾害、事故、案情以及重大的活动、会议等。其内容多不确定。情况报告的内容主要包括：情况发生的背景及经过；效果或后果；有关方面作了哪些工作；经验或教训；建议或措施等。答复报告的写作答复报告内容单纯，针对性强。针对领导的询问，给予实事求是、清晰明了的回答即可。XX中学关于XXX同志职称评定的报告市教委：接到你们三月六日对我中学XXX同志职称评定情况的查询，我们立即进行了调查，现将有关情况汇报如下：XXX同志是我中学语文教员。该同志与1963年下半年至1966年上半年在XX大学受过三年函授教育，学习了有关课程。因“文化大革命”到来，未能取得学历证明。今年上半年评定职称时，根据上级有关文件精神，因缺乏学历证明，决定暂缓评定日的高级教师职称，待取得证明后补办。该同志认为这是刁难，故向市教委写了申诉。接到市教委的查询后，我们立即派人去XX大学查到了有关材料，他们已出具了该同志的学历证明。现在，我校已为XXX同志补办了评定高级教师的手续，并向本人说明了情况，他表示满意。特此报告XX中学二OO五年八月十七日报送报告的写作向上级机关报送文件或物件用这类报告。报送报告写法简单，写清楚报送的材料（或物件）的名称、数量，结尾用“请审阅”或“请查收”等。兴宁县商业局（报告）兴商[1988]54号____________________________________关于报送一九八八年上半年工作总结的报告县人民政府：随文报送《一九八八年上半年兴宁县商业工作总结》一份，请审阅。兴宁县商业局一九八八年七月二十日主题词：商业工作总结报送报告—————————————————————————————————————抄送：梅州市商业局、县财办—————————————————————————————————————兴宁县商业局办公室一九八八年七月二十日印————————————————————————————————————报告评改关于建议单独组织机电、双电专业班四、五级工等级考核的报告XX市劳动局：根据部、省、市劳动部门的部署，我校从2001年起试办机电一体化和电子、电工复合专业班，并自编教学大纲，进行理论教学和实习教学。现在两个班的课程都已基本结束。鉴于目前劳动部尚未颁布复合工种考核等级标准，因此我校这两个班不打算参加全市的单一工种的等级考核。建议由市劳动局所属技工考核办公室另行组织复合工种四、五级工等级考核。妥否，请批示。XX技工学校二00三年六月五日评议：①“事由”概括不准确；②文种用错，这是一份请求批准的公文（行文目的是请求批准），不是提出建议的报告（行文目的不是提出建议）；③正文同标题中的专业名称不一致；④“并自编……实习教学”与请示事项无关，且“实习教学”不合语言规范；⑤结语与请示事项不一致。改为：关于单独组织我校机电和“双电”两个专业班四、五级工等级考核的请示XX市劳动局：根据部、省、市劳动部门的部署，我校从2001年起试办机电一体化和“双电”（电子、电工）复合专业班。现两个班的课程都已基本结束。鉴于目前劳动部尚未颁布复合工种考核等级标准，我市目前亦无复合工种等级考核，故我校这两个班拟不参加全市单一工种等级考核。建议由市劳动局所属技工考核办公室单独组织我校机电和双电两个复合专业班进行复合工种四、五级工等级考核。请批准。XX技工学校二00三年六月五日请示《办法》规定：请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。请示是下级机关、企事业单位向上级机关或业务主管部门请求指示、批准、审核、答复有关事宜的报请性公文。1.请示的特点1．行文内容的请求性。请示是向上级机关请求指示和批准的公文，具有请求性质。2．行文目的的求复性。请示的目的是请求上级指示、批准，解决具体问题，要求做出明确批复。3．行文时间的超前性。请示必须在事前行文，上级作了批复之后才能付诸实施。4．请求事项的单一性。请示要求一文一请示。相同点：同属于报请性的上行公文。不同点：（1）含义不同。请示是“请求指示、批准”，带有紧迫性；而报告是“汇报工作，反映情况，提出意见或者建议”，重点在反映情况上。（2）性质不同。报告是陈述性的文件；请示是请求性文件。（3）行文时间不同。报告是在事件前、事情进行过程中和事件后都可以行文；而请示是事先行文。（4）表述要求不同。报告陈述工作情况，涉及内容广泛，可以一文一事，也可以一文多事。请示必须一文一事。（5）惯用语不同。报告多用“特此报告”、“以上报告，如有不当，请指正”等；请示多用“以上请示当否，请批复”。2.请示与报告的异同根据行文的目的，可将请示分为请求指示、请求批准和请求批转三类。3.请示的分类4.请示的写作1．标题（1）发文机关、事由、文种组成；例：