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Page:1商务公文写作基础知识常用商务公文写作商务计划、总结写作商务写作原则与技巧第一章商务通用文书Page:2、了解公文的概念、公文的特点、功能，充分认识公文在机关工作中的重要性。2、请示与函；报告与请示等区别。3、掌握常用文书商务会议纪要、计划、总结的写作。Page:3第一节商务公文写作基础知识一、公文的定义二、公文的特点三、公文的种类四、公文常用格式五、公文结构用语Page:4一、公文定义公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面文书。集团发布的《公文管理办法》中的定义：集团公司实施管理和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是贯彻集团发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。Page:5公文概述一、公文的含义公务文书（包括电报）的简称。行政机关公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。Page:6二、公文特点1、权威性首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据。2、规范性公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。3、工具性公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。Page:7公文的制发者，一般都以法定组织（机关团体、企事业单位）的名义行文，但在某些特殊情况下，亦以该组织领导人的名义行文。例如：国务院发布行政法规，由总理个人签署的发布令。1988年9月20日中国人民银行《关于发行新版人民币拾元、伍元和壹角券的通告》，则是由行长签署公布的。Page:8文体格式的规范性公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。1、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。主要有：叙述、议论、说明兼用。2、公文的语言特点：1)准确(是公文语言的主要特征和基本要求)2)简明：用最少的文字表达尽可能多的内容。3)庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。4)得体：得体的基本要求：是发适应行文的语体风格；是要分清上下级关系，掌握好分寸；是要多运用公文的专用语。Page:9三、公文种类从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。上行文下行文平行文Page:10:12三、公文种类从具体的文种来看，根据2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，有下列13个文种：命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。Page:13按行文方向可分为公文上行文下行文平行文意见请示报告会议纪要函议案（部分通知）意见批复通报通知通告公告决定命令（令）Page:14三、公文种类根据2008年集团公司发布的《公文管理办法》，公司目前涉及到的商务公文为九种：1、决定，适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。2、意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。3、通知，适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免人员。Page:15三、公文种类4、通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或者情况。5、报告，适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。6、请示，适用于向上级单位请求指示、批准的事项。7、批复，适用于答复下级单位请示事项。8、函，不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等。请求批准和答复审批事项。9、会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。Page:16四、公文格式发文机关发文字号标题主送机关落款主题词抄送机关Page:17:19:21:23:25:27:29:31:33:35:37:39:41:43:45:47:49:51:53:55:57:59:61:63五、公文结构用语一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该；等等。Page:65第二节常用商务公文写作一、请示二、批复三、报告四、函五、会议纪要Page:66一、请示本章节教学目的要求了解请示的特点、分类。学习请示的知识并转化为写作能力。掌握请示写作的要求Page:67（一）请示的含义什么是请示？向上级机关请求指示、批准。Page:68（二）请示的特点1、期复性。即期待回复之意。2、单一性。请示的内容必须体现“一文一事”的特点，一份请示只能就一个问题或一个事项请求上级机关的答复。3、事先行文。Page:69（三）请示的种类1、请求批准型用于事项的审批权限不属于本机关，需报上级机关批准、审定，如项目立项、机构设置、人事安排、城市规划等，缺少一定的财力、物力、人力，需要报请上级机关予以审核批拨或调配使用。××省财政厅关于解决××县广播电视设备问题的请示Page:70必经审核上级机关明确规定必须请示批准才能办理的事项。例：中国银行××省分行关于要求设立××营业部的请示民政部关于要求增加人员编制的请示Page:71某某公司第三分公司关于招聘新员工的请示人事部：由于本分公司业务的发展．急需增聘副经理1名，具有专科以上学所的业务员3名(其中女生2名)。副经理拟刊登广告向社会公开招聘，业务员从今年应届毕业生中招聘。可否，请批复。第三分公司二00八年三月二日Page:72、解决疑难型工作中出现新问题，无章可循，请求上级机关给予指示。××省财政厅关于企业库存涤棉布调整价格差额大于国家流动资金部分能否增拨的请示Page:73:75请示的格式标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）正文请示缘由+请示事项（一文一事）结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷）单位成文时间Page:76:78:80:82:84:86:88二、批复本章节教学目的要求了解批复的特点、分类。学习批复的知识并转化为写作能力。掌握批复写作的要求。Page:89二、批复（一）含义批复适用于答复下级机关的请示事项的公文，（二）特点1、针对性。批复是请示的对应文种；下级有请示，上级才有针对该请示的批复。2、指示性。因为上级的批复是下级办事的依据，对下级具有明显的约束力。批复除给下级指示或批准外，还往往概括地讲明若干政策规定，使批复更具可行性。Page:90、指示性批复是对下级机关求示性请示的答复。这种批复，不仅回复下级机关的请示，而且就请示事项的重要意义、如何落实执行及具体要求提出指示性意见，对下级机关工作具有明确的指示作用。2、批准性批复是对下级机关求批性请示的答复。对提请批准的事项，无论同意与否，都应该以批复行文，作出答复。例文国务院关于深圳市城市总体规划的批复Page:92（四）批复的