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1通报东海航海保障中心、局机关各相关处室、基层各相关单位、局志联络员、撰稿人：2015年的局志编纂工作进入了志书初稿编写阶段，请各位局志联络员、撰稿人从局志的资料长编文档卡片提练本篇、本章节主业管理或综合管理的发展内容，编写志书初稿，并形成规范化文稿、图表。为此，局志编纂室组织印发《志书初稿总纂、分纂规范化修改实操要点》，请认真贯彻。局办公室、局志编纂室2015/2/17志书初稿总纂、分纂规范化修改实操要点20150214一、书写形式用字、用词须遵循的规定。通假字、异体字、自造字以及已经淘汰的旧字形、计量单位的旧译名用字，只有在引文和特殊需要加以注释的地方使用。标点符号使用。（2）特别要注意引号的使用。词语用引号常常带有比喻意和贬义，如“大跃进”、“文化大革命”等，而中共十一届三中全会、中共十六大、改革开放不加引号。引2用整句而且包括冒号的，最后的标点符号放在引号内；不是引用整句，而且无冒号的，最后的标点符号放在引号外。（3）注意使用连接号，“～”浪线连接号用在阿拉伯数字、代表数量的字母之间表示数值范围的，如“10％～30％”,“10℃～32℃”,“300km～600km”,“10～50”，等，两个连用的数值之间不能省略单位，如“300公里～500公里”不能写为“300～500公里”；占一格的一字线“一”是用来连接时间起止的，如“1978-2005年”，年份起讫也可写为1978年一2005年”，但为了全志统一，行文均省略前一“年”字。相同月份时间省略方法同年份，如“2003年1月2-5日”，但不同月的不能省略，如须写成“2002年1月12日一2月18日”。占一格的一字线“一”还可以表示产品型号，如“TPC-3”。占两格的一字线“—”是连接地名方位的，如“北京—上海”、“人民广场—松江大学城”等。（4）分号、逗号、顿号使用。分号表示复句内部并列分句的停顿。逗号表示一般性停顿，顿号表示并列性停顿，如果并列词语内部又有并列词的，则该词语的前后词语应使用逗号。（5）书名号只用于书名、篇名、报刊名、文章名、文件名、剧目名等，不用于单位名。（6）破折号（“——”）是行文中解释说明的语句，如“上海万国建筑博览——外滩建筑群”。注意破折号与连接号的区别，连接号“一”占一格，作用是把相关的词语连成整体。二、文体语言除引文和附录的文献资料外，一律使用规范的现代语体文、记述体，除引文和附录的文献资料外，不用口头语、方言、但语或文言文，也不要文白夹杂。不抒情、不描写、不议论。一般使用陈述句，不使用祈使句和疑问句。3行文朴实、严谨、简洁、流畅。对人物事物的褒贬寓于事实的记述之中。杜绝空话、套话、废话、浮词，尤其杜绝渲染性、广告性文字。在使用判断词和修饰语时，要仔细斟酌，注意分寸，不以偏概全，不言过其实，慎用“国内领先”、“国际水平”、“第一”等类文字，经权威单位评选的须随之记明“原表述的”评选结果和评选单位。需要反映共性和一般情况的，必须概括简略。专门术语一定要避免用错，专业性较强的术语运用时应加以注释说明。忌用仅在行业内使用的简称。三、称谓名称除引文或特殊情况外，志书从第三人称角度进行记述，不用第一人称或第一人称代词，如“我党”、“我军”、“我市”、“本市”、“我集团”、“本校”等第一人称，须直书本市区划名称、实体名称。再次出现用规范通用简称。为了避免完全第三人称叙事的单一，可选用“全”、“内”等词进行辅助表达，如“全市”、“市内”、“市境”、“境内”、“全集团”、“校内”等。记述国家、朝代、政府机构、军队、区划名、职务职称名、学衔名、机关单位名时，采用历史称谓（当时称谓），在使用时要注意名称变化及其变化的对应时间。1922年12月一1991年12月称“苏联”，不称“前苏联”。人物的称谓，除引用原文外，应直呼其姓名，不冠褒贬，不加“先生”、“女士”、“同志”等泛称。需反映活动者身份的可加职务（职称）、学衔，加的身份冠于人名之前，身份须与人物活动内容相关。如出现人物的原职务，“原职务”置机构之后，称“上海市总工会原主席”，不称“原上海市总工会主席”。志书以史实反映人物，不作评价，需评价的，必须转引权威文件书刊媒体的原文。人物的字、号、别名、曾用名、绰号等，必要的可在首次出现时标出，此后不必重复使用。4各种组织、机构、单位、职务、法律法规、文件、会议、公报等专有名称须用全称，一般不用简称和俗称。如名称过长，总述、概述首次出现用全称，并加括号注明简称，其后用简称；大事记首次出现用全称，并加括号注明简称，其后用简称。专篇、专章，以节为单位，首次出现用全称，并加括号注明简称，其余用简称。简称应概念准确，不易产生歧义。四、时间表述含有日月简称表示事件、节日和其他意义的词组用汉字。志书时间要准确具体，不得使用时间代名词，不要使用模糊时间概念。人物部类生卒年份、年龄、任职起讫时间等用阿拉伯数字表述。在括号内注明人物生卒年份可不必加“年”字，如“鲁迅（1881-1936）”,“周恩来（1898-3.5-1976.1.8）”，年月日用脚点表示。五、数字运用与书写志书编写运用数据，资料首选国家统计部门公布的“正式数”，统计口径和计算方法清楚、准确，不错用、滥用。统计表格一律说明资料出处。数字书写：（1）公历世纪、年代、年、月、日、时刻；（2）（2）记数与记量，包括正负整数、分数、小数、百分数、比例等，如53678、-76889,1/4,4.5倍、66.82％,95％o,7:5,17.88万公里、40克、36.9平方米、217.89亿元、48岁、10个月、-18℃,2.67安培等。（3）（3）代号、代码、编号、序号中的数字，包括部队代号、文件编号、证件号码和其他编号等，如沪政办发[2005]8号文件、77891部队、21/22次特别快车、ISBN7-303-06685-X,HP-3000型电子计算机、90号汽油。凡有小数的数据，一般取小数点后2位（小数点后第三位四舍五入）。5数字书写时用汉字包括：（1）数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语、专业名词、诗词、古文中的数字或在具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，如一律、十滴水、四书五经、“飞流直下三千尺”、二万五千里长征、第三世界、四氧化三铁、“八五”计划、“十一五”规划、九三学社、十一届三中全会、华东六省一市、第一书记、五连二排三班、五花八门、相差十万八千里等。（2）相邻的两个数并列连用表示概数和带“几”字的概数，以及约数（用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”），如二三米、三五天、七八十种、十之八九、几千年、二百几十次、十余次、三千元左右、一千多件、约三万吨、三十年上下等，连用的两个汉字数字伺不得用顿号隔开，如不写为“二、三米”。但一组数字中既有确数，也有约数，为统一，全部使用阿拉伯数字，如“银行贷款2.6亿元，调集技术人员100余人，购进钢材2000多吨、水泥8万余吨、铝材500吨”。（3）数字后不带量词的，如“三省”、“五国”、“四大项”等。分数、序数的书写形式的选择还需根据相关语言环境。本志全部使用阿拉伯数字不用汉字书写分数。十以下序数独立使用用汉字，如“第五军”、“第二名”。十以上序数、一组序数或与其他阿拉伯数字连用的序数用阿拉伯数字，如“第138师”、“第1团、第38团、第138团”、2004年第4期”。版次、卷数、页码也统一使用阿拉伯数字，如“《中共中央文件选集》第10卷，中共中央党校出版社1985年版，第513页。”六、计量和单位行文中的数量符号、物理量符号及其他符号、代号的书写应保持前后一致。度量衡单位要按标准的公制使用，除公斤、公里、公顷以外的“公字号”单位均不使用。质量单位一律用“公斤”不用“千克”；容量中的“公升”用“升”；电能单6位中的“度”用“千瓦时”。物理量值必须用阿拉伯数字书写，如“50平方米”；非物理量值一般用阿拉伯数字，如“5人”、“600个”、“22.6元”、“1000美元”、“20岁”、“60万册”等。行文中的计量单位用中文而不用字母、符号书写，在公式里用“m2”、“＞”、“H2O”。七、图表照片综合宏观内容的图、彩照、黑白照、数据表集中于志首。志首的图、照、表要照顾志书内容的全面性、时代性和地方特色性。分类分项中微观内容的黑白串文图照表与所随正文内容要吻合。凡入志图照都要有准确精炼的文字说明，包括时间、地点、事物、活动内容，需要说明的人物的位置及当时职务等。没有损害人物形象的画面。照片一页多幅时，说明文字集中编排，标明序号。图包括地图和专题图、示意图等。地图注明比例尺。图标题位于图的上方居中，图序号以各分志、分卷的章为基本单位流水排图序于图左，如“图1-2-3”即为某分志或分卷第一篇第二章的第3份图。图需要注明内容的，在图的左下角抬头空2格写“图注：……。”表格包括统计表和文字表。表格排在相关正文之后，不要与正文内容脱节。数据性表格一律采用开敞式（开放式）三线表，不加横栏线和表两侧的“墙线”。统计数据栏中，无统计用“一”表述，有统计未查出用“一”，数值为零用“。”表示。文字表格采用封闭式（纵、横栏线、“墙线”均有），以保证文字内容的准确框定。表格中数字无特殊的，全部采用阿拉伯数字书写。年份表项的年份须加“年”字，如“1992年、1995年……”不略写成“1992,1995……”。对表格内容需要说明的，可在表格左下方抬头空2格写“说明：……。”7八、引文注释与索引本志是原始资料的重铸（本志原始资料出处主要通过资料长编解决），尽量少用引文，必须引用时，注明转引自何书、何文，要以最新版本为准。本志注释采用页末脚注与正文文内括注相结合：（1）脚注。对整句作注释，或注释内容复杂，文字较长，一律采用脚注。首先在需要作注的词语的右上角标出阿拉伯数字圆号（①②③等），再把要说明或解释的内容按标注数码顺序写在当页最下方，并用条界线（注线）与正文分隔（“———”）。几处注释同一出处者合并为一条注释，如“②③⑨⑩《中国风俗辞典》叶大兵等编著，上海辞书出版社1990年1月第1版第329页。（2）括注。用括号紧随正文需注释的词语之后进行注释，一种括注在该句中间，如“清光绪七年（1881年）水渠竣工，造福一方。”二是括注在该句最后，标点符号要点在括号后面，如“解放前，西双版纳最高领主私庄田共有1.1950万纳（约合200公顷）。”（3）图、表中的数字、符号或其他内容需要注释。在标注对象右上角作一星标“※，注释的内容可直接写在该图、表左下方。如图、表下已无空隙，可采取脚注处理。同一图、表中如果有两个以上地方需要作注，依次采用不同数量的“※”号区分，如“※”、“※※”。注释中数字，除古籍需与所据版本一致外，均用阿拉伯数字。实写分志与各分卷独立设置主题索引、人物索引、图表索引。主题索引涵盖序、凡例以外所有篇章节目正文，人物索引通过人物门类和其他门类以事系人的人物编制，图表索引根据各门类收录的图表编制。主题索引按主题词首字汉语拼音字母顺序排列，人物索引按人名首字笔画顺序排列。完成的索引，主题词和人名后的阿拉伯数字为所在页码。图表索引参照主题索引方法制作。索引中单位名称采用规范简8称。每条索引除篇目外，均为单一主题。主题词的选择根据标题或内容，按习惯的通用词汇提取，如有多种提法可并用。篇名不制作索引词，章名标题索引用黑体字标示；其后用黑体数字表示该章名所在页码；非黑体数字，表示该索引名称不作为章名而出现在其他内容中所处的页码。空一格起排的标引词为上一主题的附件。九、统一字词使用现代汉语部分字词在使用中常出现不统一情况，为了志书编纂的统一性，须尽可能予以避免。本志统一用“其他”。法律、决定、规定、制度、章程用“制定”，计划、规章用“制订”。指代时间、地点用“其间”不用“期间”。十、资料长编本志在系列资料收集与志书编纂之间须编纂资料长编（包括图表），通过计算机（或软盘）输入上海市地方志办公室的上海市地情资料数据库市志库。资料长编一事一人一物一记（一条），除重要文献转录外，均须对原始的文件、档案、报刊、日记、工作总结、社会调查等相关内容资料按照志书篇目代码进行整理加工，把一次性原始文献转变为志书