商务英语写作

BusinessEnglishTraining商务英语知识培训商务写作概述AnOverviewofBusinessWriting商业信函的结构与格式StructureandStyleofBusinessLetters不同功用商业文件的具体注意事项DifferentFunctioningFormats&Points1232Contents:内容提要商务英语是现代英语的一种功能变体，应用于商贸领域。它相对于通用英语(EnglishforGeneralPurpose)和一般社交英语，在词汇、常用句型、表达方法和语言风格等方面具有许多不同特点。相对于通用英语，商务英语属于特殊用途英语。它是伴随社会发展而形成的语体，特定的交际功能和交际范围使它在词汇、语法方面带上了自身特点，但作为语言系统的一部分，它又完全遵循“共核英语”(Common-coreEnglish)基本规律。本PPT文件参考外语教学与研究出版社出书:①英语商函写作实务(美BruceHird著;张亦辉编)②商务英语写作(主编:胡英坤、车丽娟）Definition:什么是商务英语？词汇学(词的色彩与类型)单词Words句型Sentences语气虚拟语态复杂与简单句时态比较等级省略句整体思路与布局ArticleStructure/ideas段落过渡主题段落主题段落篇章Styleishowtosay.BusinessEnglish语言风格与语法的影响沟通方式收信人感觉得体采用主动语态及动词，自然流畅且近口语化，常用客气的提问请求。清晰明了，顿生好感，真诚合作，乐于回复.清晰欠佳滥用被动语态，滥用名词短语，用词艰深古旧拘泥。含混不清，难以解读，无意也难以即时回复.含混一、概述(1.1)①清晰②简洁③真诚④友善⑤自然⑥迎合对方兴趣，兼顾彼此需要⑦强调正面要点，淡化负面影响⑧切勿恶言讽刺，更忌颐指气使⑨倚重事实真相，力求冷静客观⑩主题前后一致，莫因情绪扭曲态度方面“十大要诀”一、概述(1.2)①Clear;②Simple;③Sincere;④Friendly;⑤Naturalsounding.⑥Expressinterestinthereaderorthereader’sneeds(“you-oriented”writing);⑦Emphasizepositivepoints,ratherthannegativepoints;⑧Avoidhostile,sarcastic,accusativeoremotionalwording,avoiding“lecturing”;⑨Letthefacts(notemotions)speakforthemselves;⑩Beclearonthepurposeinwriting.(Emotionscansometimesinterfere.)TenBasicAttitudinalRules“十大要诀”详解一、概述(1.2)Thelettermaycomebacktohauntyou.您的信可能会反过来找您算帐。“传递坏消息“时可能涉及交货问题、质量控制、定单和发票出现错漏、有关产品方面的投拆、追索、拒绝或否定追索、逾期付款、业务损失或人事（人力资源）问题等等。这类书信的写作难度较高，因为个人情绪(如挫败、愤怒、忧虑、失落、悲伤等)很容易影响到撰信人的客观态度或既定的写作目的。再理智的人遇上心境难平、情绪偏激时，也会不知不觉地偏离客观的轨道。见下例信函及修正信函：一、概述(1.2)Subject:20%DiscountDearSir:Youadvertiseda20%discountonyourW-20DVDplayerandsoIorderedonebutIcanseenowIshouldn’thave!IjustreceivedabillforUS$1,250,insteadoftheadvertisedsalepriceofUS$1,000.Whatintheworldareyoupeopletryingtodo?YoubettersendmeacorrectedbillofUS$1,000orelseI’mnotgoingtopayanythingatall!Sincerely,FrankLopez原本：一、概述(1.2)Subject:20%DiscountDearSir:Youadvertiseda20%discountonyourW-20DVDplayerandsoIorderedone.However,IjustreceivedabillforUS$1,250,insteadoftheadvertisedsalepriceofUS$1,000.Apparentlyyouforgottoapplythe20%discount,sowouldyoupleasesendmeacorrectedbillforUS$1,000?WhenIreceivethenewbill,Iwillmakepayment.Sincerely,FrankLopez修正本：①语气主动最自然，态度诚恳又亲切②沉闷短语宜少用，免致迂腐且拘泥③措辞古涩难沟通，行文浅显易答复④要凭真意好发问，难却挚诚当回应语法方面“四大要点”一、概述(1.3)①Tendtouseactiveratherthanpassivephrases;②Avoidusingtoomanynounphrases;③Usecommonphrasesratherthanhigh-sounding,outdatedphrases;④Includequestionsinyourmessagewheneverappropriate.FourMajorPointsofGrammar商务写作四大语法特点多采用主动语态用词现代，行文浅显尽可能用一个词取代短语形式多用疑问句型一、概述(1.3)一、概述(1.3.1)多采用主动语态除非信函内容涉及负面资讯，否则最好采用主动句式。主动语态能够更自然和准确地表达撰信人本意，收信人会感到更生动，有面对面谈话的亲切感。在商业书信中过多使用被动式（过去分词）或者名词短语，很容易使信函拘谨乏味，甚至被误解为有意推托。见下列各例：欠佳：Weareinreceiptofyourpayment.较佳：Wehavereceivedyourpayment.最佳：Thankyouforsendingusyourpayment.语气偏弱：Ithasbeendecidedbythecommitteethatyourproposalhasmerit.语气较强：Thecommitteehasdecidedthatyourproposalhasmerit.一、概述(1.3.2)用词现代，行文浅显商业书信中常见的艰深晦涩的词汇,如facilitate,expedite,utilize和surmise等,只会令收信人的解读过程延长，因而难以迅速准确地回复。而英语是全球最通用的语言，为确保不同国度的人易于明白您的意思（同时也使您清楚知道自己在说什么），应力求使用通用词汇，以收到自然顺畅、撰写快捷、简洁易明，又不失商业味道的效果。见下列各例：欠佳：InthemeetingwehadinSanFrancisco,ontheoccasion(古旧),Iconcurred(艰深)withyourrequestthatwedefer(艰深)onthedecisionofwhethertorepresentNorad,Ltd.较佳：AttheSanFranciscomeeting,IagreedwithyourrequestthatwepostponethedecisiononwhethertorepresentNorad,Ltd.一、概述(1.3.3)多用疑问句型(1)鲜明又客气地提出询问，不但有亲切感，更能令收信人产生需要回应的心态。此外，直截了当的询问亦使收信人易于回复。见下例：提问清晰：Whatcolorsareavailable?提问含糊：Iwonderwhatcolorsareavailable.语气鲜明：CouldyoudelivertheorderbyNovember15?语气软弱：WewouldpreferdeliveryoftheorderbyNovember15.从以上两例不难看出，前者措词生动，态度鲜明，使收信人觉得需要回复；而后者措辞含糊软弱，没有明确提出询问，收信人会觉得不需要回复。一、概述(1.3.3)多用疑问句型(2)“一般提问”与“提出请求”混合使用，使句式富于变化。事实上，客气的请求大多离不开提出问题。比较下例：标准但不太友善：PleasesendmeapricelistforyourM-series.庸俗古旧：KindlysendmeapricelistforyourM-series.冗长无意：IwouldappreciateitifyoucouldsendmeapricelistforyourM-series.指挥性口吻：YouarerequestedtosendmeapricelistforyourM-series.最佳的提问方式：WouldyoupleasesendmeapricelistforyourM-series?一、概述(1.3.4)尽可能用一个词取代短语形式虽然名词短语在英文语法中有相当的重要性，但在商业书信中使用过多名词短语，就像使用过多被动语态一样，显得冗长乏味和过于拘泥。欠佳：Thankyouforyourinquiry(名词短语)aboutourproducts.较佳：Thankyouforinquiring/askingabout(动词短语)ourproducts.欠佳：Yourresponse(名词短语)tothisquestionnaireshouldbesubmittedbyApril30.较佳：Couldyoupleaserespond(动词)tothisquestionnairebyApril30?语法浅析:误用误解示例一、概述(1.4.1)定冠词和不定冠词正确：Enclosedisacopyofthereceipt.错误：Enclosedisthecopyofreceipt.•任何一份收据(不论印刷版本或电子版本)都可以有多份拷贝，但原稿只有一份，使用定冠词就是要指明这项事实。另一种通病是：清晰：Pleasekeepthecopyofthereceiptthatwesentyou.含糊：Pleasekeepacopyofthereceiptthatwesentyou.•第一句使用了定冠词，清楚指明只送了一份收据。第二句使用了不定冠词，令人觉得送出的收据不只一份，整个句子变得含糊不清。撰写商业书信时要分外留意定冠词和不定冠词的使用方法。一、概述(1.4.2)归类冠词(GenericArticles)•theThedolphincansendandreceivecommunicationatthesametime.“the”在此并非修饰任何一只海豚,而是将它归类为“可以同时传送和接收讯号”的海洋哺乳动物类别的归类冠词。•aAdolphincansendandreceivecommunicationatthesametime.“a”在此强调某个特定类别中的任何一员的归类冠词,任何一只海豚都是“可以同时传送和接收讯号”的海洋哺乳动物。•广义：Dolphinscansendandreceivecommunicationatthesametime.主语名词是复数而且没有冠词，这是广义冠词的表达方式。所有海豚都是“可以同时传送和接收讯号”的海洋哺乳动物。语法浅析:误用误解示例一、概述(1.4.3)“but”和”however”的误用“but”和“however”连接相反或对立的内容（无论是“正面对负面”或者“负面对正面”的内容);前者语气较温和，后者则为正规。“but”常被错误地用来引导一个句子。错误：Weremittedthemoney