第四章 档案的整理

第四章档案的整理第一节档案整理工作的内容和原则一、档案整理工作的内容和意义档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。（一）档案整理工作的内容1·系统排列和编目。2·局部调整。3·全过程整理。（二）档案整理工作的意义档案整理工作，在档案总体管理中具有重要意义。一、全宗的概念及意义（一）全宗是一个有机整体（二）全宗是在一定的历史活动中形成的（三）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的第二节全宗二、全宗构成的条件和立档单位全宗既是由某一机关、组织和人物在社会活动中形成的档案的有机整体，因而研究哪些档案应该组成全宗，就特别需要从研究形成档案全宗的机关、组织入手。三、立档单位的变化和全宗的划分（一）从单位的政治性质方面考察（二）从单位的基本职能方面考察四、人物全宗人物全宗是社会知名人士（如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等）在其一生活动中形成的档案整体。五、全宗的补充形式（一）联合全宗（二）全宗汇集（三）档案汇集六、判定档案所属全宗在档案馆和某些档案室，有时会遇到一些不同全宗的档案互相混杂，或者一些不明所属全宗的文件。在这种情况下，就要对立档单位、整个全宗以及具体文件的有关情况进行考察研究，运用一定的方法判定档案的所属全宗，使各种文件有其相应的归属。七、全宗群（一）全宗群的意义和特点（二）全宗群的使用一、分类的意义和要求（一）分类的意义（二）分类的要求第三节全宗内档案的分类二、分类的一般方法（一）时间分类（二）来源分类（三）内容分类（四）形式分类三、普通档案常用的分类方法（一）年度分类法（二）组织机构分类法（三）问题（主题、职能）分类法四、复式分类法的选择和分类方案的编制（一）年度组织机构分类法（二）组织机构年度分类法（三）年度问题分类法（四）问题年度分类法五、多种门类档案的综合分类（一）门类分类法（二）组织机构分类法（三）职能分类法六、人物全宗内档案的分类（一）生平传记材料（二）创作材料（三）公务活动材料（四）个人书信（五）经济材料（六）亲属材料（七）评价材料（八）音像材料（九）其他材料一、立卷工作的内容和意义一个全宗的文件经过分类之后，各类都有相当数量的文件，必须进一步系统化，将类内的文件组成许多保管单位，如卷、卷儿、袋、盒等各种形式，除某些较为特殊的专门档案以外，一般称为立卷或组卷。第四节立卷二、案卷组合方法（一）按问题立卷（二）按作者立卷（三）按文种（名称）立卷（四）按时间立卷（五）按地区立卷（六）按收发文机关立卷三、卷内文件整理（一）卷内文件的排列和编号（二）填写卷内文件目录和卷内备考表四、案卷封面编目和案卷装封（一）拟写案卷标题（题名）以及整个案卷封面编目的基本要求1．历史观点和政治上的正确性。2．文字简练，表达准确。3．题名基本结构力求完整。（二）历史档案案卷封面编目的要求1．机关名称。2．人物职务、称号。3．历法、纪元。4．文种。5．地名。6．文件的内容和其他用语。一、案卷排列（一）按照案卷所反映的工作上的联系排列（二）按照案卷内容所反映的一定问题排列（三）按照案卷所属的起止日期（时间）排列（四）按文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列（五）人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列第五节类内案卷排列和案卷目录二、案卷目录（一）案卷目录的类型和选择（二）案卷目录的结构和登记方法一、档案整理工作诸环节及其相互关系（一）档案整理工作的基本程序（二）档案的系统化与基本编目第六节档案整理工作的组织二、档案室对机关文件归档和档案整理工作的协调（一）归档制度与档案室档案整理工作的关系（二）档案形成过程中划分全宗和分类（三）档案形成过程中案卷的编立和目录的编制三、积存档案和零散文件（一）整理工作方案（二）立档单位和全宗历史考证（三）零散文件的整理程序一、档号的含义和编制原则（一）唯一性原则（二）合理性原则（三）稳定性原则（四）简明性原则第七节档号二、档号的结构和编制方法（一）档号的结构（二）档号的编制方法2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准DA/T22—2000《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）。该文件在吸收传统立卷方法合理因素的基础上，对归档文件整理的原则和具体方法作了规定。第八节档案整理改革一、归档文件的整理要求（一）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系（二）区分不同价值（三）便于保管和利用二、归档文件整理工作的基本内容（一）装订（二）分类（三）排列（四）编号（五）编目（六）装盒