搜索
档案信息化建设工作2012年5月•一、档案信息化建设概述•二、档案信息化建设技术标准•三、档案信息资源建设的途径•四、文档一体化管理系统的使用方法提纲1、定义档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。2、工作原则：统筹规划、统一标准分级建设、安全保密（一）档案信息化建设的总体要求一、档案信息化建设工作概述（一）档案信息化建设的总体要求一、档案信息化建设工作概述3、工作内容：（1）基础设施建设（2）档案信息资源建设（3）应用系统建设（4）标准规范建设（5）人才队伍建设（6）安全保障体系建设一、档案信息化建设工作概述（一）档案信息化建设的总体要求4、工作目标：（1）档案资源数字化（2）信息管理标准化（3）信息服务网络化1、标准规范建设制定文书类档案长期保存格式标准，研发文书类档案长期保存格式产品和转化工具并组织试点和示范。2、应用系统建设（1）档案数据库管理系统（2）电子文件归档管理系统（3）电子档案移交管理系统（4）数字档案信息发布利用系统（二）“十二五”档案信息化建设任务一、档案信息化建设工作概述3、资源建设（1）传统载体档案数字化（2）电子文件接收（3）重要数字信息采集4、资源共享提供“一站式”档案信息服务（二）“十二五”档案信息化建设任务一、档案信息化建设工作概述一、档案信息化建设工作概述（二）“十二五”档案信息化建设任务5、数字档案馆（室）建设6、安全体系建设（1）落实电子文件的异质、异地备份制度（2）建设电子文件（档案）备份中心（3）建立档案信息网络安全保密系统（4）建立档案信息预期恢复备份系统一、档案信息化建设工作概述（三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作一、档案信息化建设工作概述（三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作总体目标：以电子政务建设为依托，档案信息资源建设为核心，电子文件管理为重点，档案信息化安全保障体系为基础，充分运用云计算、物联网等技术，逐步实现全市档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，建立“分布式管理、集中式利用”的档案信息化平台，实现“全域成都一体化”的档案信息资源共享。一、档案信息化建设工作概述（三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作主要任务：完成全市国家综合档案馆和专业档案馆间的高速安全链接、数据可控共享、馆际交互利用，提高全市档案系统公共服务能力，建立全域成都的档案信息专网。市属各区（市）县全部建成档案信息网站，以“成都档案网”为平台，建立面向社会、服务公众的档案网站群，推进档案信息资源共享服务。一、档案信息化建设工作概述（三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作主要任务：积极推进电子文件中心、电子文件（档案）备份中心建设，将各级国家综合档案馆建成安全保存国家档案信息资源数据基地、电子文件（档案）备份中心、档案信息服务查询中心。一、档案信息化建设工作概述（三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作主要任务：加快档案信息资源建设，贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，加强电子文件接收、管理和数字档案馆（室）建设。一、档案信息化建设工作概述（三）“十二五”成都市档案信息化建设主要工作主要任务：推进档案信息安全保障体系建设，建立和完善档案数据安全、信息系统安全、网络平台安全管理体系。由国家档案局主持起草，经中国文献工作标准化技术委员会讨论通过，国家标准局1985年批准颁行。1999年重新修订。该标准对档案著录项目、著录内容和著录格式都有明确要求，对建立健全全国统一的档案检索体系，建立地方和全国的目录中心，逐步实现计算机检索具有十分重要的意义。（一）档案著录规则（DAT18-1999)二、档案信息化建设技术标准（GBT/T18894-2002）2002-12发布2003-5-1实施该标准是中华人民共和国国家标准，规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。该标准对电子文件的收集与积累、电子文件的归档、归档电子文件的整理、归档电子文件的移交、接收与保管等方面都作了详细的规定。（二）电子文件归档与管理规范一、档案信息化建设技术标准（国家档案局令第6号）2003-07-28发布，2003-09-01实施根据国务院办公厅《电子公文传输管理暂行办法》制定。该办法所指的电子公文，是指由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。（三）电子公文归档管理暂行办法二、档案信息化建设技术标准2005-4-30发布（四）纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）二、档案信息化建设技术标准该规范规定了纸质档案数字化的主要技术要求。对纸质档案数字化基本流程中的案卷整理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息存储、检索利用等工序提出了定义和工作技术规范。适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字化加工处理。2003-09-01发布2003-10-01实施。（五）文书档案著录细则与机读目录数据交换格式二、档案信息化建设技术标准由四川省档案局起草，四川省质量技术监督局发布。该标准是建设四川省档案信息资源库的基础之一，是为建立全省统一的档案信息计算机检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享而对全省档案系统数据库建设提出的一个统一的标准。二、档案信息化建设技术标准（六）《DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案》（2009-12-16发布2010-06-01实施）规定了以文件和案卷形式的档案为对象的文书类电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求。适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对计算机系统中直接生成的文书类电子文件（含纸质文件、档案数字化图像、文本）的管理。二、档案信息化建设技术标准（七）《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）（2009-12-16发布2010-06-01实施）明确了版式电子文件长期保存格式的特征。适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织遴选归档保存版式电子文件格式，也适用于版式电子文件格式标准的制订与相关软件开发。二、档案信息化建设技术标准（八）基于XML的电子文件封装规范（DA/T48-2009）2009-12-16发布2010-06-01实施规定了基于XML的电子文件封装格式和要求。适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对文本文件和静态图像文件的文件级封装。2010-06发布（九）数字档案馆建设指南二、档案信息化建设技术标准这是全国数字档案馆建设的规范性依据。它确定了数字档案馆的基本目标、基本要求和基本架构，提供了数字档案馆建设项目立项指导方案，统一了全国数字档案馆建设的标准、规范，对推动档案信息资源社会共享，全面提高全国数字档案馆建设和应用水平，构建具有中国特色的数字档案馆体系具有重要意义。存量档案的数字化就是将以纸张、胶片、音像等传统载体保存的模拟信号档案通过扫描、拍摄等方式转换为数字信号档案。工作内容：建立目录数据库建立全文数据库。（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法1、建立目录数据库（1）标准依据：档案著录规则（2）工作步骤：①确定著录级别：案卷级文件级②确定著录项目：题名责任者文件编号保管期限时间档号（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法2、建立全文数据库（1）标准依据：纸质档案数字化技术规范（2）基本环节：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法①档案整理●目录数据准备●拆除装订●区分扫描件和非扫描件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。●页面修整●档案整理登记●装订（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法②档案扫描●扫描方式●扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。页面有红头、印章或插有黑白、彩色照片、插图的档案，可用彩色模式进行扫描。●扫描分辨率扫描分辨率参数的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法③图像处理●图像数据质量检查●纠偏●去污●图像拼接●裁边处理（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法④图像存储●存储格式黑白二值模式用TIFF(G4)格式存储。灰度模式和彩色模式扫描的文件，采用JPEG格式存储。●图像文件的命名以纸质档案目录数据库中每份文件的档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。（一）存量档案数字化二、档案资源建设的途径和方法⑤目录建库●按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。⑥数据挂接●图像文件与目录数据库一一对应，正确率应为100%（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法⑦数据验收●数据抽检。比率不得低于5%。●验收指标。合格率指标95%●验收审核验收通过的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法⑧数据备份●备份范围经验收合格的完整数据应及时进行备份。●备份方式采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。●数据检验备份数据也应进行检验。主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法⑨数字化成果管理●应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。●纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式（一）存量档案数字化三、档案资源建设的途径和方法1、标准依据：《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》2、电子文件和归档电子文件：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。包括：内容、结构与背景信息（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法3、总体要求（1）保证电子文件的真实性、完整性和有效性。（2）加强过程管理与监控，保证管理工作的连续性。（3）明确电子文件归档要求，保证文件质量。（4）一致性。归档电子文件与相应的纸质或其他载体形式的文件应在内容、相关说明及描述上保持一致。（5）多套制。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。（6）凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法4、电子文件的真实性、完整性和有效性保证（1）电子文件的产生、处理过程规范保证。（2）电子文件真实性保证。（3）电子文件完整性保证：采集背景信息和元数据。（4）电子文件有效性保证（5）电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定。（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法5、电子文件的收集与积累（1）收集积累要求●记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。●保证电子文件不被非正常改动。●集中存储以防散失。●保存与电子文件处理有关的参数、数据等。●对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可单独进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。●定期制作电子文件的备份。（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法（2）电子文件的登记●每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记。●电子文件登记表应与电子文件同时保存。●电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。（二）增量档案电子化三、档案资源建设的途径和方法6、电子文件的归档（1）归档要