搜索
档案信息化理论与实践一、什么是信息（1）1、字面理解：信－－人言，别人说的话息－－自心，用自己的心去理解信息－－用自己的心去理解别人说的话信息的发送者（信源），信息的接收者（信宿）一、什么是信息（2）2、汉语中信息二字的出现最早见于《三国志》，诸葛属围合肥新城，城中遣士刘整出围传消息，王子俭期曰：“正数欲来，信息甚大。”3、英语中Information的来源来源于拉丁文“informatio”，意思是解释、陈述。一、什么是信息（3）4、信息的含义信息作为一个科学概念，最早出现在通信领域。20世纪40年代，科学家香农和维纳从通信和控制的角度提出了信息的概念。1948年香农和魏沃尔发表了《通信的数学理论》，维纳发表了《控制论－动物和机器的通信与控制问题》。这两部著作标志这信息论的诞生。香农还给信息一个高度抽象的定义：“信息是用以消除随机不确定性的东西。”他提出了信息量的概念和信息熵的计算方法。二、信息的特性（1）1、普遍性：信息无处不有、无时不在。2、客观性：信息内容具有客观性，不是可以随意想像和创造的。3、时效性：信息的价值和作用体现在一定的时空范围内。4、传递性：信息可通过一定的传输工具和载体进行传递。5、共享性：信息可被众多主体共享，这是信息与物质及能量的重要区别之一。6、变换性：信息可以从一种形态转换和加工成另外一种形态。7、转化性：信息在一定的条件下可以转化成物质、能量、时间、金钱、效益、质量等。8、转移性：信息不是事物本身，它可以脱离某一事务而载荷到别的事务上，从而就可以被转移、复制、记录、复现、存储、传送。二、信息的特性（2）9、可伪性：信息脱离源物质后失去了与源物质的直接联系，人们很容易凭主观想像去认识它、理解它，从而容易产生虚假信息。10、可存储性：古代的结绳记事、现在的磁、光、半导体等各种形式的存储方式。11、可处理性：信息可通过分类、标引等有序化处理，再经过概括、归纳、总结，可使信息更精炼，从而有利于检索利用。12、可识别性：即可通过人的感觉器官去感知，也可通过仪表、器械进行检测和识别。13、依附性：信息的存储、传递和交流必须依附在一定的物质载体之上。三、信息与物质、能量的关系（1）物质、能量和信息是构成现代信息社会的三大要素。维纳说：“信息就是信息，既不是物质也不是能量。”1、信息与物质、能量之间的区别信息VS物质：信息是物质的普遍性而不是事物本身，它可以脱离物质而独立存在，同时又不影响物质的存在与运动，它所表现的主要是物质运动的状态和方式，是物质之间的联系与相互作用。信息vs能量：信息是物质的运动状态与方式，而能量则是物质做功的本领；能量转换遵循守恒定律，而信息转换不存在守恒现象；能量不能共享，而信息可以各享；能量为人类提供动力，而信息为人类提供知识和智慧。三、信息与物质、能量的关系（2）2、信息与物质、能量之间的联系信息与物质、能量的联系集中体现在三者都统一于物质，物质是第一性的，能量和信息都源于物质。物质是信息的源泉。信息和能量密不可分，信息的获取和传递离不开能量，能量的转换与驾驭也离不开物质的运动过程。信息、物质、能量可相互转化。四、数据、信息、知识及情报的关系数据信息知识情报进一步精炼的过程五、OECD的知识分类方法OECD：OrganizationforEconomicCooperationandDevelopmentK＝6W＋Q1、知事类知识（know-what）：指关于事物或者事实方面的知识。2、知因类知识（know-why）：指关于科学原理以及自然规律的知识。3、知能类知识（know-how）：指做事的技巧和能力，包括技术、技巧和诀窍等。4、知人类知识（know-who）：包括谁知道什么的信息、谁知道如何做什么的信息以及特殊社会关系的形成等。国内：知时类知识（know-when）、知地类知识（know-where）、知数类知识（know-quantity）六、信息资源的定义1、狭义信息资源从狭义角度出发，狭义信息资源是指人类社会经济活动中经过加工处理有序化并大量积累后的有用信息的集合。例如，科学技术信息、政策法规信息、社会发展信息、市场信息、金融信息等都是常见的狭义信息资源。2、广义信息资源从广义角度理解，广义信息资源是信息和它的生产者以及信息技术的集合。也就是说，广义信息资源一般由三部分构成：一是人类社会经济活动中经过加工处理有序化并大量积累后的有用信息的集合；二是为某种目的而生产有用信息的信息生产者的集合；三是加工、处理和传递有用信息的信息技术的集合。七、信息资源的结构及特征信息资源自然物质信息资源社会信息资源实物型信息资源记录型信息资源智力型信息资源电子信息资源零次信息资源信息资源的特征（1）1、信息资源的经济学特征（1）需求性：信息社会的一种生产要素。（2）稀缺性：在既定的时空或其他约定条件下，信息资源的拥有量总是有限的。（3）可选择性：信息资源与不同经济活动相结合会产生不同的效果，对信息资源使用方向的选择，就产生了信息资源的有效配置问题。2、信息资源的独有特征（1）共享性（2）不可分性：在生产过程中不可分；在使用过程中不可分。信息资源的特征（2）（3）不同质性：作为一种资源的信息必定是完全不同质的。以钛合金为例来说明这个问题。对于给定种类的钛合金，当我们提出需要更多的钛合金时，意味着需要更多数量而种类、质量、化学组成都相同的同一钛合金资源。但对信息资源而言，当我们提出需要更多的钛合金配方信息时、则意味着需要更详细的、不同的信息。（4）驾驭性：信息资源具有开发和驾驭其他资源的能力，不论是物质资源还是能源资源，其开发利用都有赖于信息的支持。（5）动态性：信息资源是一种动态资源。信息资源产生于自然界和人类社会的实践活动之中。八、档案信息的含义(1)所谓档案信息，广义上，是指来源于档案的能消除人们不确定性的，反映已经发生的各种事物运动状态、方式及其规律的征象或知识。它包含三层内容：其一，档案载体信息（包括制成材料、规格等）；其二，档案内容信息；其三，档案目录、索引、指南、论述、述评等档案再生信息。狭义上，档案信息是指依托于载体但又不包括载体的知识内容。档案信息属于文献信息的范畴。档案信息的含义(2)档案信息与档案档案信息与档案是两个既有区别又有联系的概念。首先，档案是档案信息的来源，无论档案信息依附于何种载体，其信息内容追根溯源一定是来源于档案。其次，档案强调载体和内容的统一，档案信息则强调档案的信息功能，而不拘泥于载体和内容的统一，信息功能可以通过载体来体现，也可以通过内容来体现；档案强调原始性、原载体，离开了原载体而被转移的信息是档案信息而非档案。再次，档案的原生性决定了档案的凭证作用的先天性和无条性，档案信息的凭证作用是相对的、有条件的、间接的、第二性的。九、档案信息的基本特征（1）1、对载体的依附性：档案信息不能单独存在于某种物质外壳之外，必须依附一定的载体。语言、文字、图像、符号、电子信号等是档案信息的第一载体，而存储第一载体的物质，包括磁带、纸张、胶片、计算机存储器等则是档案信息的第二载体。档案信息本身是看不见的，它只能附着在载体上，与载体分离的档案信息是不存在的。2、可累积性（可扩充性）：随着时间的推移，档案信息将随档案数量的增加而不断地得到扩充。由于人们的各种活动总是在不断地继续，因此而形成的档案信息也就不断地增加和积累。档案信息的基本特征（2）3、可识别性：信息可通过感官直接识别，也可通过各种探测工具间接识别，不同的信息源有不同的识别方式。例如，人们用肉眼看到春草发芽、柳树吐絮，就获知大地回春的信息；用鼻子闻到某种气味也可获知某种信息。档案信息一般不能通过鼻、舌等来识别，一般能通过眼、大脑或借助其他工具来识别。4、可转换性和可塑性：为便于进行加工、存储和传输，信息可以压缩、扩充和叠加。同时，它可以从一种形态转换为另一种形态，具有可变换性。档案信息的基本特征（3）5、可存储性：人脑存储信息叫做记忆，计算机用内存储器和外存储器来存储信息。档案信息非常广泛，有时暂时不使用，可以存储起来。6、可传递性：任何信息只要通过一定的传递通道，就能传递到信宿接收并进行处理和应用，档案信息也不例外。信息的传递与载体有关。近半个世纪以来，由于电子技术的发展，使信息的传递速度日益提高。档案信息的基本特征（4）7、共享性：信息可被无穷多个使用者免费（或只付很少费用）共享。或者换句话说，信息的生产成本不取决于使用的规模。信息的这一性质与物质商品是不同的。在物质商品的交换中，卖方失去商品，获得与商品价值相等的等价物，而买方则获得商品，双方的交换是对称的。而在信息的交换中，卖方并不失去信息，如果交换双方没有设定限制，卖方仍然可以使用这一信息，仍然可以与其他买方进行交换。在此，交换是不对称的。档案信息的固有特征（1）1、本源性：档案是人类社会生产、生活等各项活动的真实原始记录，而不是人们事后为某种目的而有意收集、加工而来的资料，是最原始的记录，具有鲜明的本源性。来源于档案的档案信息就具有不同于其他信息的本源性特征。由此，档案信息在社会信息系统中拥有特有地位和作用。2、回溯性：档案信息记录和反映的是已经发生的活动、事件及其过程，是一种历史的记录，具有典型的回溯性。档案信息作为回溯性信息，是人类社会发展的见证，是人类的共同记忆，代表了人类社会文化遗产的部分，是人类极其珍贵的共同财富。与此同时，档案信息作为回溯性信息，是一种历史记录，一种过时信息，缺乏时效性。与瞬息万变的现代社会人们对信息时效性的普遍需求不符，影响人们利用档案的兴趣和热情，因此要尽量减少回溯性的负面影响，提高档案信息开发的程度和水平。档案信息的固有特征（2）3、联系性：档案是以文件单体的形式陆续形成的，而以文件组合体的形式持久地存在和运动，因此，档案信息具有明显的联系性，其表现是多方面的：第一，表现为文件来源方面的联系；第二，表现为文件时间方面的联系；第三，表现为文件内容方面的联系；第四，表现为文件形式方面的联系。4、分散性：与档案信息的联系性特点相对的是档案信息的非系统性、分散性，这表现在：宏观上，档案形成者数量众多、类型多样。层次不一、职能和活动的内容千差万别，档案形成者的这种广泛性和分散性决定了档案内容的广泛性和分散性；微观上，由于档案形成者的社会活动的过程性、阶段性特点，有关形成者某一活动的档案在时间上被分割，在内容上被分散，在整体上变得零散、杂乱。另外，由于文件数量急剧增长，导致文件数量失控、质量下降，档案中掺杂了大量的没有价值或价值很小的文件，从而加剧了档案信息的分散性。档案信息的固有特征（3）5、社会性：档案是人类社会的产物，具有广泛的社会性，主要表现在：首先，档案的形成者具有广泛性；其次，档案的内容具有广泛性；再次，档案对整个社会具有长远的历史价值；最后，档案管理系统受社会大环境的影响和制约，同时也反作用于社会大环境。档案信息的这种社会性使得档案工作具有广泛、坚实的社会基础，既有巨大的社会力量来源，又能产生巨大的社会效应。6、内向性：在表现出社会性优势的同时，档案信息又显示出内向性的劣势，其表现为：档案是形成者在各自社会活动中形成的，反映形成者自身的活动。而且，档案形成之后，首先由形成者自己保存，并在一定时间内主要为形成者自身服务。这种以自我为中心的形成。保管和利用过程，是档案所具有内向性特点所在。十、档案信息的功能（1）1、凭证功能档案信息的凭证功能是由其档案的凭证性特点所决定的。如科技成果档案信息内容决定科技发明人及发明时间等重要事项。2、贮存、传递知识功能档案是人类活动的产物，档案信息内容更是人类智慧、经验和知识的表现。档案信息可以被贮存（通过各种方式），从而起到储备知识的作用，这种储备为软件储备，较之硬件储备（如具体物质）更有意义。档案信息可以通过各种形式进行纵向、横向传播，使得人类文明得以继承和发展。档案信息的功能（2）3、决策功能档案信息不断地贮存和传递着各种方针政策和知识，任何单位和个人在进行决策时必须根据已知的事实进行。决策的过程实际上是一个处理信息的过程。依据档案信息作出正确的决策可以产生巨