文职工作技巧

文职工作技巧人力资源部2007-8-14文职工作做的事最繁杂接触的人最多如何把简单的事做得漂亮？如何把繁锁的事做得简练？如何把普通的事做得闪亮？大纲一、日常工作内容：1）、文件与记录的使用和管理1.文件的管理2.表单的使用与保管3.如何利用统计技术4.记录的填写与保存2）、公文的拟制1.如何做会议记录2.如何写通知3.如何写联络单3）、接待客人二、做好文职工作的基本素养1.沟通2.礼节3.细节4.技巧一、日常工作内容1、文件与记录的使用和管理文件的管理受控文件的管理建立和更新目录，使文件易于查找确保使用文件人员快速得到最新要求非受控文件的管理建立目录，使文件易于查找确保相关人员了解文件内容监督相关人员能按文件要求执行原则：使用最新版本的文件因文件管理失控而导致……文件的管理-保存原则：便于查找1分钟内找出文件，现在你做得到吗？文件夹内的存放技术类文件依类型行政性文件依日期/部门文件夹的标示合适的标题流水序号文件柜的标示建立清单表单的使用与保管表单的使用与管理表单格式固定统一化不随便增减表单表单的保存使用的表单整理成册建立清单表单是否就是记录？表单制作及排版技巧明确表单的用途确保能清晰地显示出相关信息页面设置（页边距、页眉、页脚等）合理使用WORD和EXCELWORD偏重于文字处理，EXCEL偏重于数据统计与分析打印前先预览切忌滥增减表单表单制作前如何格式设置如何利用统计技术一般的公式运算详见案例图表的合理使用折线图—同个事物不同时段的走势柱形图—不同事物同一时段的走势比对柏拉图—不合格的严重分布程度说说你部门有用哪些公式和图表分析记录的填写与保存记录的填写1.内容需真实性、完整性、准确性2.填制栏目不应有遗漏缺项3.日期填写按“年-月-日”的顺序4.字迹应工整清晰、签名应便于识别5.当填写的记录需要修改时……记录的保存1.依记录类型保存2.一个时期段以后进行装订成册、装箱3.定期进行销毁2、公文的拟制如何做会议记录了解会议议程做到对会议议程心中有数确定记录方式谁发言要点要求需否跟进抓出语句重点如：要通过我们大家的努力完成本周产量如：我们本周的产量要比上周提高5%形成特有符号如：生产部（SC），生产日报表（日报）等如何做会议记录—详见案例记录人就是主持人不明之处要进行确认先作记号，会后再确认重要事项选择恰当的时机提出来确认未尽事项要提醒对于决议未明确事项，要提醒主持人如：这件事由谁来负责？这件事要求在时候什么完成？记录要进行审批发行做好的记录要经主持人审批后发行待跟进事项需在下次开会前确定清楚完成情况如何写通知通知就是把一些事项告诉有关单位和人员知道，在实际生活和工作中应用范围极为广泛的公文。上级对下级，团体对个人，机关或单位互相之间，以及相关内部布置工作、传达事项、召开会议，往往都采用通知的形式。通知是最常用的行政公文通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。如何写通知布置工作的通知带有指示性、指导性，必须贯彻执行的，要把道理说清楚，任务提明确，措施订具体传达事项，交流信息的通知让被通知的单位和个人明了某件事情、某些情况，写得实在、具体，使被通知者不仅了解有关情况和动态，而且能从中受到启发和教益，工作有所措置转发的关文件的通知也叫转发，写明被通知的单位，批转、转发文件的名称，希望和要求，然后附文件全文。召开各种会议的通知等应用广泛，写法自由，要包括被通知的人或单位，会议的名称，开会的时间、地点，加会议者的要求现场演练接村委通知本周二~周四要停电3天，现各部以通知形式通知各部做好生产安排以及设备的保养等……提示：周二~周四的确切日期主管签名确认发通知的日期温馨提示“外出小心”等如何写联络单就是把一些事件、现象告诉有关单位和人员，并要求进行相关协助、请求解决等。同样在实际生活和工作中应用范围极为广泛的公文。要把道理/现象说清楚，要求/任务提明确，交代清楚哪里发出、发向哪里，发放日期，必要时要对执行情况进行跟进。内部联络单:异常联络单：异常现象/情况、量、后果、要求外部联络单：如何写联络单如何接待客人上司的上级、客户或亲戚朋友热情地请进会客室就座，上茶推销员电话礼貌性地拒绝客户自己先处理，再依性质汇报给上司陌生客人态度和蔼地请对方报上姓名、单位、来访目的等基本资料后，请示领导，由领导决定是否会见。要学会审时度势，具体情况具体处理，做到有礼有节有一个客户来访，上司正好在开周会，这时，你该怎么做？现场演练提示：主动打招呼，请坐倒水告诉大概要多久才会完毕是否有紧急要事可否稍等二、做好文职工作的基本素养文职工作本质就是沟通，要想成为优秀的文职人员，必先学习沟通，良好的沟通能力，是判断你是否能成为一个文职的重要指标。沟通沟通基础塑造良好的个人形象，维护好部门形象和公司形象！沟通是信息的传递与理解保持微笑主动与人打招呼如何打、接电话多用礼貌用语把握好听与说的技巧老板没有想到的要替他想到老板想到的要比老板先想到要急老板所急上司就是你的老板！向上管理是基本功不要给上司问答题要给上司选择题要给上司多项选择题要给上司答案提示目标确定：取得上司认同，并以事件为导向了解客体：上司背景、偏好、思维方式等认识自我：适当的自我定位选择渠道：合适的沟通渠道把握环境：选择合适的沟通环境与上司沟通的程序介绍的礼节位卑者给位尊者晚辈给长辈女士给男士自己公司的同事给别家公司的同事公司同事给客户非官方人士给官方人士优秀文职从细节开始备忘录每天、每周、每月、每年打招呼倒水打、接电话文职技巧六招—第一招做个好助手有些事要想到上司前边，虽然你要听上司布置工作，但有些事，文员要想在上司前边，当好上司参谋。这样，上司才会感到你是个好助手。文职技巧六招—第二招上司布置的工作要提前交卷如写材料、搞调查等，一定争取提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向上司打招呼，使上司早有安排，免得被动。主动积极文职技巧六招—第三招注意保密工作，知道较多的机密事情，有的事要比其他员工早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的文职是不称职的，而且会给上司添麻烦的。保密负责做上司与他人的沟通工作，当上司与另外上司或其他人发生矛盾时，做文员工作的不能在上司面前火上加油，抓住时机以旁观者的身份给出些看法或建议。文职技巧六招—第四招有效沟通平时多给上司提供资料，上司比较忙有一些材料顾不上看，文员就要将有关资料及时提供给上司，这会对他的决策有参考价值。文职技巧六招—第五招提供资料善于听取上司意见，对上司的批评或要求要认真听取，不要因小事而同上司翻脸。有不同意见，可慢慢与上司沟通。文职技巧六招—第六招听取意见迅速处理文件，挑出重点有文职专业技能在危急时如何保持镇定绝对忠诚收集资料懂得自我提升跟上级有默契自愿加班帮上级过滤、草拟信函不拆上级的私信对待重复的工作内容辨别事情的轻重缓急怎样才是一个杰出的文职人员不断充电才是最重要的!谢谢您的参与！——人力资源部