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交接会议室钥匙办公室下发须参加会议的各单位的通知由办公室人员对会议进行记录会后形成会议纪要进行下发根据会议内容监督会议商定事宜执行情况非本单位来访人员至传达室登记门卫与访客来访部门取得联系并确认来访人员访客入内来访人员若找董事长或者总经理门卫需致电办公室由办公室出面接待各职能部门若用本单位食堂进行公务接待需向总经理递交食堂使用申请批准后由办公室统一安排办公室确定采购地点一、会议室使用流程会议组织部门填写办公室负责人签字如需办公室派专人服务会议结束后由会议组《会议室使用申请单》并交接会议室钥匙需提前说明织部门清扫会议室二、会议组织流程三、来访接待流程四、食堂接待流程五、办公用品采购流程办公室检查会议室卫生检查合格检查不合格按时签到未到请假旷工对相关人员予以罚款处罚，相关部门扣绩效分0.5分办公室按时对比市场价格每月（周）按时清点办公用品仓库缺货时办公室通知商店送货到货后办公室专人负责清点并入账采购费用一月一结办公用品领用部门需填写《办公用品领用申请单》部门负责人签字后交至办公室办公室负责人签字后由发放人前往仓库领取申请单一式两份办公室与物品领用部门各留存一份存档各分公司和职能部门填写《物品采购申请单》提交总经理批准后交办公室统一购买或者由分公司自行购买购买后向办公室提交正式发票将三份票据一起提交给财审部方可报销办公室开具固定资产验收单及出入库单由办公室负责人及物资使用单位负责人签字确认单价50元以下总价500元以下的周转材料各采购部门经部门负责人同意后可自行采购自行采购物品需建立明确的物品账册以备检查考察物品采购商店并列出详细物品采购清单总经理签字确认后由办公室联系采购点送货到货后办公室专人负责清点物品并入账根据人力资源部提供的物品发放人员名单通知各单位职工领取印章、证件使（借）用前应填写印章、证件使（借）用审批单部门负责人签字后需提交总经理签字确认六、办公物品领用流程七、固定资产和周转材料采购流程注：八、节假日福利及劳保用品采购流程九、公司印章、证件使（借）用流程确认后由人力资源部对审批单进行存档登记并交付使用各部门（分公司、子公司）负责人签字确认后，明细表交财审部每季度（半年）根据《办公用品申领单》核算明细表，分摊费用办公室根据人力资源部列出的员工名单确定福利数量十、油料（结算）管理流程十一、车辆年审流程十二、车辆保险流程每月20日与加油站取得联系由办公室工作人员携带U盘前往加油站拷贝上月加油明细表根据加油站提供的上月用油明细进行校对办公室填写费用报销单并由总经理签字校对无误后通知加油站开具发票参考用油记录和上月用油情况进行对比做出用油分析报告办公室将报销单提交财审部报销通知加油站领取上月油料费用办公室存档加油明细及用油分析报告对公司所有车辆建立车辆信息档案每月20号查看车辆信息档案发现需年审车辆及时通知车辆负责人并协助准备年审所需资料车辆年审期限过期前三天查询车辆年审情况监督并确认车辆通过年审及时更改车辆年审信息将新车辆信息存档每月1号查看车辆信息档案针对需要续保的车辆准备续保资料针对车辆实际使用情况确定购买险种联系保险公司购买保险及时更改车辆信息将新车信息存档车辆未按期参与年审，车辆负责人将承担由此造成的全部费用十三、公司用水管理流程十四、公司用电管理流程十五、便函及文件起草下发流程十六、红头文件起草下发流程由食堂李师傅进行统计、签收，然后办公室验收办公室将统计结果汇总并定期根据财务报销流程结账白天由办公室统计，晚上或周日由门卫统计生活用水短缺后及时通知送水办公室不定期查看生活水和桶装水储备情况桶装水短缺后及时通知送水每月1号对总公司和四宝山电表进行抄表每月10号打印总公司及四宝山电费发票及电费明细每月15号做出总公司和四宝山用电分析及用电户电费根据核算结果由财审部开具电费收据将南焦宋电费收据交至财审部冲抵借款每月31号向财审部借款缴纳南焦宋电费每月30号左右抄南焦宋电表每月20号左右收齐各用电户电费并交至财审部办公室工作人员根据工作需要起草便函便函经办公室负责人签字后方可下发便函起草后打印一份由办公室负责人签字确认并存档便函需各单位回执的应及时做好回执统计工作各职能部门经总经理批准后起草红头文件文件起草需使用拟稿纸并经经理签字文件起草部门将签字后的拟稿纸及其电子版交至办公室办公室打印红头文件办公室将红头文件、拟稿纸及回签单进行存档办公室通知各单位领取红头文件并签收文件发放回签单将拟稿纸送至人力资源部进行印章使用登记并为红头文件盖章十七、合同的签订及保管流程根据总公司领导授意由合同签订部门与对方进行谈判达成初步意向后向总公司领导进行汇报得到进一步指示后与对方商讨具体的合同条款条款商定完成后由公司法律顾问对合同进行完善补充合同经双方商议后签字盖章公司的经营类合同由经营管理部负责保管公司的资产类合同由办公室负责保管十八、食堂管理员兼采购员工作流程招待餐任务确定员工餐周食谱督促食堂管理食材采购食材入库根据实际用餐人员确定菜品帮厨分析菜品核算、改进采购入库食材不足组织加工核算记账送审计装订帐检查卫生情况检查菜品情况检查服务情况总结分析研究整改十九、物业维修工工作流程设备故障检查判断自修外修采购材料组织修理试运行成功不成功选维修商送修二十、卫生管理流程卫生日常卫生卫生大扫除办公室划分日常卫生公共区域各部门办公室卫生周六前下达通知办公室安排周六卫生大扫除区域办公室根据卫生标准评比检查合格检查不合格通知相关部门重新打扫卫生办公室下班前重新检查检查合格检查不合格扣除相关部门绩效分0.5分二十一、车辆维修管理流程图车辆出现问题需要维修车辆还能够行驶车辆不能够行驶由办公室检查需要维修并领取《车辆维修派工单》直接拖车去汽修厂汽修厂维修维修厂维修若换件需经过办公室同意后方可修完后拿回《车辆维修结算单》和《车辆维修明细表》至办公室去办公室补车辆维修派工单并拿回《车辆维修结算单》和《车辆维修明细表》办公室每季度根据《车辆维修结算单》核算明细表，分摊费用各部门（分公司、子公司）负责人签字确认后，明细表交财审部