项目采购管理制度

项目采购管理制度一、目的：为规范公司的采购制度，合理调配并合理使用工程材料，保障工程项目顺利实施，特制订本制度。二、使用范围：工程项目的材料或设备的采购。三、产品的采购监督管理制度的内容：（一）工程项目所需购买的材料或设备必须是该工程设计图纸中规定的所需材料或设备。(二)招投标部在采购产品时，需通过该项目及公司工程部的核实，确认购买的材料及设备的规格、技术参数满足设计的要求后，项目部负责人及公司工程部经理在采购单上签字确认。四、采购原则（一）严格执行询议价程序物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。（二）采购计划制定制度物品采购，必须经过项目部技术负责人申请，项目部负责人同意，报公司工程部部经理、公司分管领导、总经理、董事长签字审核后制定采购计划。（三）一致性原则采购人员采购的物品必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息到公司工程部，更改采购单。(四)廉洁制度所有采购人员必须做到：1）自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。2）加强学习，提高认识，增强法治观念。3）廉洁自律，不能向供应商伸手。4）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。6）努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。五、采购流程（一）供应商的选择1）供应商必须证照齐全，具有相关资质。2）对于经常使用的产品，询价小组应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录。3）在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。4）为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。（二）采购程序1）成本核算部根据项目做好预算，工程部编制材料需求计划，报招投标部；2）询价小组统筹考虑提出材料采购建议，提交给招投标部；3）招投标部根据材料情况，制订材料招标计划，上报公司分管领导及总经理审核；4）招投标部根据批复的招标计划进行招标，并将招标结果上报至公司领导批复，批复后确定中标单位；5）招投标部向财务提交资金需求计划；6）材料使用项目部组织材料组织验收及时检测，并将检测结果上报至招投标部及工程部；采购询价、综合评估、合同签订，由招投标部部协调工程部、财务共同完成，报总经理审批。财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，招投标部与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。（三）付款程序1）材料使用的项目部根据付款计划提出申请报招投标部，由财务总监、分管领导、总经理、董事长签字审核，后附合同、材料检测证明、付款明细单，交给财务部办理付款手续。无论汇款还是现金支付都要求复印存档。2）发票：付款时必须索要发票，核对发票内容是否和合同一致，并填写发票明细单，签字后交给财务部核销。六、违约处理（一）货物出现延期后，招投标部应及时通知工程部及项目部。（二）货物出现质量问题后，由工程部提出意见，报分管领导、总经理，并做紧急处理，并要求供应商换货或退货。（三）招投标部与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失，招投标部负责追索。追索不成，由法院裁决。七、审计监督在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，除有工程部、成本核算部及招投标部参与外，财务部门应协助参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，将按公司有关制度处理。