浅谈科研院所管理信息化规划

-1-浅谈科研院所管理信息化规划摘要：本文作者通过参与所属单位的管理信息化规划的全过程，理出了国防科研院所管理信息化规划的一般方式、方法，探讨了规划的作用、目的、实现方式，并从技术上阐明了科研院所较好的规划模式，具有一定的推广借鉴价值。主题词：管理信息化、规划、IT、CIO1．引言我国信息化建设自上世纪90年初开始，首先从技术信息化的角度，大面积的推广“甩图板”工程，为企事业单位的信息化应用起到积极的推动作用，不论国企、民企，都认识到新的生产工具带给企业巨大的生产效率。技术信息化的应用发展到90年代中后期，企业已经觉察到必须有这么一套系统，即能将技术信息化所产生的数据有效管理起来，实现数据版本的控制，实现知识的积累，实现数据价值的挖掘，又能够将管理效率在技术信息化的应用基础上得到迅速提高，越来越认识到管理信息化同样也是企业发展的重要瓶颈。于是大多数企业、科研院所首先想到的是能够迅速提高管理效率的企业办公自动化OA，但OA不是全能，他从狭义角度仅代表的是企业公文流转、信息交互，而不能代表企业与管理有关的如：资产、物流、财务、科研生产项目等管理的诸多方面。于是发展到一定阶段，企业又开始着手上诸如财务系统、物流系统、项目管理系统、生产管理系统等等项目。发展到一定阶段，企业上的系统越来越多，而应用人员的帐户、数据、资源、知识等重要的基础数据往往独立的存在于单个的系统之中，无法达到数据资源共享、知识有效挖掘的目的。这时候的企业管理信息化的重要问题便呈现在企业信息化主管CIO的面前，那就是信息资源的整合问题。而这又是一个相当复杂的问题，到现在也没有一个产品能够根据企业现状，系统性地解决该类问题，于是企业的重要数据资源不得不重建或丢弃，造成企业信息化建设成本的浪费，降低企业应用信息化的积极性和应用效果。因此，企业管理信息化的规划具有相当重要的意义。中船重工第710研究所经过多年的信息化建设，深深感到管理信息化规划的重要性，并根据集团公司的要求与部署，于2005年12月组织实施我所管理信息化建设规划，3月完成了710所管理信息化建设规划，并通过所级评审，即将颁布实施。现就相关情况予以阐述并总结经验以利科研院所信息化建设。-2-2．710所管理信息化规划710所管理信息化规划的工作时间从2005年12月—2006年3月，总体上走过了三个阶段。第一阶段：项目启动项目组成立并启动管理信息化规划。710所根据本所的情况由所仿真与信息研究中心、所办、所属控股公司并邀请三峡大学软件工程研究中心共同组建规划项目组，同时在征求所领导同意后召开了项目启动大会。第二阶段：需求调研阶段需求是企业信息化建设应用的基石，信息化建设的成功90%的因素在于需求调研与分析阶段。710所异常重视需求调研工作，该所在调研前，针对每一个机关部门、基层单位准备了需求调研文档、表格以及访谈提纲，将规划组共分成3个小组，花了一周的时间到机关所有部门、基层有代表性的科室，走访，调研，对未到的单位均发放了调研表。该项工作使规划组在较短的时间里取得了原始需求资料。第三阶段：分析阶段规划组在取得第一手资料后，首先对710所十一五战略规划做了详细分析，并根据十一五规划提炼出信息化的战略层需求。同时对各单位的现状进行基于信息流的面、线、点的详细分析，面指的是该单位所存在的业务范围；线指的是根据业务所梳理得业务流向，如采购流程、固定资产报废流程等；点指的是业务流程所涉及的各个单位，如采购流程所涉及的单位有：基层、条件保障部、价格办、科技部、所领导等。然后对各单位所存在的管理上的问题予以理出，这项工作在调研的过程中有的已经很清晰的出现了，同时提出针对以上问题的基于信息化的解决办法。最后，根据所分析的各类数据，清理出企业可能存在的数据库类别，710所共清理出业务数据库11类，根据分析的共性数据形成我们的10类知识库，并将各类知识库同业务数据库进行了关联，设计出各类库的数据输入输出。并将各类业务系统初步划分为10个大系统，它们是项目管理系统、公文管理系统、人力资源管理系统、财务系统、资产管理系统、质量管理系统、保密管理系统、客户关系管理系统、综合管理系统、门户系统。在十大系统里共分29项子系统，25个小模块。第四阶段：设计阶段710所管理信息化规划将设计共分7个部分：总体设计、分系统设计、网络及信息资源中心设计、网络安全设计、运维体系设计、实施计划、投资预算，整个规划290页，以下就-3-几个重要部分的设计予以介绍：1）、总体设计总体设计是企业信息化规划的重要内容，总体设计主要体现在系统框架的总体设计上，710所根据总体设计原则，整体架构设计如下图所示：其中重要的模型设计有：整体架构、系统协同、系统应用、系统数据，如下所述：整体架构模型项目组设计出“一二三七”的总体框架模型，即一个中心（信息资源中心），两个平台（网络基础平台和软件基础平台），三个体系（信息标准体系、安全保密体系和组织保障体系）,七大系统（信息门户系统、协同办公系统、项目管理系统、资源管理系统、风险控制系统、客户关系管理系统和知识管理系统），其中资源管理系统包含人力资源管理分系统、财务监督管理分系统和条件保障管理分系统，风险控制系统包含质量信息管理分系统、保密信息管理分系统、安全信息管理分系统和保卫信息管理分系统。整个系统架构如下图所示：整体架构设计信息分类编码体系设计信息资源架构设计信息支撑平台架构设计信息安全体系设计运维体系设计整体架构模型系统协同模型系统应用模型系统数据模型软件基础平台网络基础平台管理信息化总体框架设计人员、部门编码项目编码物料编码人防教育管理技防设计……-4-网络基础平台软件基础平台信息资源中心协同办公系统项目管理系统客户关系管理系统知识管理系统人力资源管理分系统财务监督管理分系统条件保障管理分系统资源管理系统质量信息管理分系统保密信息管理分系统安全信息管理分系统保卫信息管理分系统风险控制系统图3-1710所管理信息化整体架构图分析预警管理分系统信息门户系统信息标准体系安全保密体系组织保障体系图2.1710所管理信息化整体架构图系统协同模型质量财人物保密安全保卫客户关系知识项目管理协同工作流协同工作流协同工作流门户门户所领导客户方代表机关工作人员基层工作人员如上图所示，该模型指出710所管理信息化以项目管理为中心，以协同工作流为血脉，以门户为基础单点登陆到各应用分系统中，为项目管理服务。系统应用模型-5-如下图所示，它规范了用户环境，对710所将来计算机的配置选型打下了基础。图2.2710所管理信息化客户/服务器三层应用架构图系统数据模型图2.3710所管理信息系统整体数据架构图2）、各应用分系统设计如总体框架“1237”设计而言，分系统设计在规划中主要体现业务过程的信息化实现，-6-包括系统功能、系统一级、二级应用模块，系统数据接口等详细设计，并用信息一级数据流图予以阐述。3）、网络系统及信息资源中心设计此项设计内容既要兼顾所里现有应用，有的考虑长远发展及技术发展态势，710所在考虑信息资源中心时，主要将现有应用予以规划整合，该保留的系统（如集团及上级机关要求的应用）予以保留，该整合的系统则必须依照规划予以重新设计开发，710所将信息资源中心设计成以下模式：图2.4：710所信息资源中心架构图4）、实施计划根据710所十一五发展战略规划，信息化建设共分三年时间完成，并分为四期予以建设实施。第一期主要解决协同办公系统和知识管理系统的技术基础平台的搭建；第二期完成710所管理门户和项目管理系统的技术基础平台的搭建；第三期完成人力资源分系统的薪酬考核子系统、风险控制系统（包括质量信息管理分系-7-统、保密信息管理分系统、安全信息管理分系统）、客户关系管理系统等各业务系统的开发应用；第四期完成710所管理门户、项目管理系统以及其它综合分析子系统的开发；并以项目管理为核心，利用协同办公平台，完善各业务系统之间的数据沟通。5）、总投资1300万元第五阶段：评审评审包括技术平台选型、总体规划两个部分。评审的目的是将信息化规划纳入到企业总体建设框架中去，作为所信息化建设的纲领性文件，指导后续的信息化建设。710所管理信息化规划工作得到全所各级领导干部群众的支持帮助，最终的成绩也得到大家的认可，评审结果令人满意，专家一致认为，该规划可作为我所纲领性文件，可以指导我所信息化后续的建设实施。3．就规划过程谈谈自己的认识通过710所管理信息化过程，笔者认为在企业管理信息化规划过程中，有以下几点值得重视：充分认识到企业管理信息化规划的目标；准确定位管理信息化规划的地位；认真组织实施好规划的过程；强调技术的先进性、可扩展性；强调需求是第一位的重要思想。（1）、明确管理信息化规划的目标一般来讲，企业信息化建设的不同时期不同阶段，其目标应会有区别。在企业信息化初始阶段，信息化建设的目标就是通过信息化向管理要效率；发展到一定阶段，大家通过信息化应用促进出很多管理上的新思路、管理创新，管理流程创新，从而产生信息化促进管理的变革，这是的目标便是通过信息化向管理要效益。（2）、准确定位管理信息化规划的地位管理信息化规划应作为企业的纲领性文件，指导企业信息化后续的建设、应用和实施。企业管理信息化建设的内容繁多。从基本的办公自动化、物流管理、财务管理、企业资产管理、人力资源及薪酬管理到企业科研项目、生产管理、企业知识管理等诸多方面。每一项建设都涉及到技术层面的设计、管理层面的整合。试想如果没有统一的规划，尝试摸着石-8-头过河的结果只会形成企业信息的一个个孤岛。因此，企业管理信息化规划就解决企业在一定的时期内的信息化建设应用技术路线、网络基础架构、信息安全架构、信息化产品开发体系架构等许多不确定因素，为企业在后续的建设中选用何种产品，何种技术，何种网络、服务器设备都将具有规划所确定的时间区域的指导性。因此，管理信息化规划是企业信息化建设的纲领性文件，必将指导着企业信息化的建设实施。（3）、认真组织好规划的过程信息化建设牵涉企业各级部门，因此，组织作用非常重要，组织的好坏直接决定了工作结果的好坏。710所通过多年的信息化探索，充分认识到此项因素的重要性，因此，从规划开始的动员会、技术研讨会、评审会，均邀请我所所级领导参加该项目的全过程，同时，在需求调研、分系统分析设计等各个环节，主管信息化工作责任单位的一把手，参与了项目的全过程，该负责人能够将规划的各个章节耳熟能详的记忆清楚，充分体现过程组织的重要性。（4）、强调需求是第一位的思想信息化建设，需求是第一位的，它是规划、设计、实施及应用的基础。需求不明晰，规划、方案便没有依据，需求不全，方案的扩展性无法实现，需求不经过分析，理不出完整的解决方案。因此，企业信息化建设一定要将需求放在第一位。4、总结企业信息化建设是一个复杂的过程，它区别于其他行业的特点，是其既要求从业者具有信息技术方面的知识，又具有管理方面的理论和经验。随着信息技术日新月异的发展，企业CIO不得不时时刻刻更新自己的技术基础知识、理论，同时，还不得不将管理的理论方法与信息化技术有效融合。更重要的是，作为企业管理信息化，CIO的重要任务是通过信息化推进企业管理的变革，这是成功企业信息化应用到一定程度的产物。9薛学富，男，现年34岁，工作于中船重工集团第710研究所，高级工程师，联系方式：0717－6436007；Email：[e-mail]。1994年毕业于湖北工学院机械制造工艺及设备专业，现结业于华中科技大学电子信息工程专业，即将取得工程硕士学位。该同志从1994年至1998年，致力于机械、电子计算机辅助设计的应用、研究、推广工作。1999年着手局域网的规划、建设与监理，对WinNT4.0、Win2000网络管理、安全配置策略，数据安全配置，网络规划与设计，工程实施与调度、监理，局域网络的应用，服务及其相关配置、均有较深刻的研究和认识，对异构局域网络的连接、配置有较丰富的实战经验。2002年，在局域网基础上，创造性地开展涉密信息网络研究工作，并着手涉密信息系统网络的研究、设计、实施策划、管