浅谈财务信息化对邮政财务管理的支撑作用

20090671浅谈财务信息化对邮政财务管理的支撑作用摘　要　现代企业必须及时掌握真实准确的财务信息，手工作帐或简单财务软件已经很难满足企业的需求。本文介绍邮政财务管理系统信息化的实施过程及该系统对于邮政财务管理的重要作用，分析了邮政财务基础数据在集中管理、协同管理、报表管理、扩展功能、查询统计分析功能等方面对于邮政财务管理的巨大支撑。从系统采用基于J2EE架构的全国大集中的建设方式、与邮政业务系统的关系以及实际的运行效果等进行详细论述。胡际亮中国邮政集团公司北京100808关键词邮政；财务；信息化1财务系统应用前邮政财务管理的状况现代企业管理最根本的是信息管理，企业必须及时掌握真实准确的信息才能控制物流、资金流。然而，目前我国相当多企业的信息严重不透明和不对称，企业的高层决策者难以获取准确的财务信息，搞不清楚下面的情况[1]。更有甚者，企业各层面都在截留信息，甚至提供虚假信息，使得汇总起来的信息普遍失真，会计核算不准确，报表不真实。据财政部会计信息质量抽查证实，全国80％以上的企业会计信息存在不同程度的失真现象[2]。中国邮政于2001年在全国邮政企业采用自行开发的中国邮政财务软件，该系统通过设置各种会计科目，手工录入凭证数据，完成会计核算，自动生成各类财务报表，并通过电子信箱或电话网络按县—地市—省—国家局逐级上报财务报表[3]。该系统实现了会计电算化软件的全国统一，在一定程度上减少了会计人员的工作量，也为集团公司宏观管理提供了帮助。但是，软件是一个模拟手工账的简单财务会计核算软件，以每一个独立核算单位作为管理对象，是一种分散的管理模式，不能实现财务数据集中和共享，也无法进行上级单位对下级单位的远程实时查询和深入财务分析。数据传递环节多，传递过程长，传送手段落后。财务报表数据采用电子邮件方式层层上报，导致信息反馈时间较长，不能满足邮政企业快速完成集团财务报告的要求，会计信息在多次传输过程中也容易出现人为的调整。帐务处理和业务处理是分开的，业务数据主要是通过纸质单据传递到财务部门，核算的起点仍是从纸质的原始会计凭证开始，财务数据与业务数据还处于割裂状态，从业务发生到财务记账这个环节得不到有效控制，财务信息的真实性、准确性、及时性和有用性缺乏根本性的技术手段保证；纸质原始会计凭证传递的信息量也很少，难以满足财务管理多方面的需求。中国邮政集团公司的发展面临着前所未有的机遇和挑战，但长期以来，财务管理手段落后，财务核算效率低，财务监控体制不健全，财务决策支持手段落后，无法支持跨平台的应用和信息的交换与共享，财务业务无法实现协同处理，无法满足集团财务集中、实时管理和海量数据处理的需要，无法对集团的各种资源进行集中管理、控制和配置，邮政财务管理信息化水平远远落后于业务信息化，严重制约整个企业信息化水平的提高，而财务管理信息化又是核心，邮政在业务信息化之后，进行财务管理信息化建设，提高邮政企业财务信息化水平成为邮政企业管理的关键。SpecialApplication应用专栏SpecialApplication信息通信技术72户”、“工程项目”和“年度”七个维度的辅助核算项目，规范了辅助核算内容和范围，满足了多维度辅助分析和管理的需要。统一了会计岗位设置和用户管理，规范了人员岗位权限。同时集团还制定了《邮政企业会计科目使用规范(试行)》、《报刊业务会计核算规范》及《关于实行市县报账制有关财务问题的通知》，规范了基层企业会计核算操作，有利于统一、可比会计信息的生成。通过全集团财务规范统一、核算口径统一、信息采集来源统一，确保了基础财务信息的真实、准确、完整，从而真正实现了集团集中管理和数据共享。3.1.2不断完善的软件功能和逐步规范的业务管理，使协同和现金流量真正成为系统的特色财务系统使用协同功能加强了邮政内部往来业务的规范和管理。目前系统共设置协同科目对应关系58个，协同业务范围主要包括邮政内部往来、缴拨款、固定资产调拨及工资划拨等。集团制定了《协同业务处理规范》，《内部往来协同科目和协同发起接收关系对应表》，用于更好地指导协同业务的处理。各省公司也相应制定了省内的协同业务管理办法。财务系统通过会计科目和现金流量项目的一一绑定，实现了现金流量表从收付款凭证的自动取数。目前系统维护了绑定关系1600条，大部分会计科目都是一对一绑定，减少了核算人员的人为判断，改变了以往依靠报表关系编制现金流量表的作法，大大提高了现金流量信息的准确性。3.1.3实现了各类会计报表自动生成，既能满足对外报告的需要，也满足了内部管理的要求集团统一设置月报表8张，每月生成全国各级核算单位月报表约1.2万张；集团统一设置县局及现业局月报表6张，每月生成全国所有县局及现业局月报表约6万张；集团统一设置责任中心月报表9张，每月生成全国各级责任中心月报表约1.3万张。同时报表系统中还设置了年报18张用于全国年度决算报表的编制，所得税报表14张，方便各核算单位的报税工作。同时系统还实现了合并会计报表的自动生成，减2财务系统的架构及系统建设过程为提高会计信息真实性、准确性和及时性，支撑损益核算、全面预算等财务管理改革，更好地为企业经营决策服务，实现财务管理流程规范化，强化集团管控职能，引入先进理念，适应现代企业管理，全面提升邮政财务管理水平，邮政集团公司决定建设中国邮政财务管理信息系统，通过财务系统的建设，实现财务管理与业务管理一体化，真正实现财务监控业务和业务驱动财务的先进的管理模式。邮政集团公司成立了财务管理信息系统建设领导小组，全面启动了中国邮政的财务信息化工作，通过吸收先进财务管理理念，利用信息技术手段进行决策支持和实施有效控制的财务管理平台，实现中国邮政全面财务管理信息化策略。财务系统的建设目标是建立全国联网、统一管理、分层应用，功能扩展灵活，维护方便，运行高效、稳定、安全，数据准确的财务管理信息平台，能够提供统一核算流程和标准，实现财务业务一体化。系统采用基于B/S全国大集中方式，所有的数据和业务处理功能都集中在财务系统的全国中心，全国中心、省、地市、县的业务处理和查询通过邮政综合网连接到财务系统全国中心进行操作。会计数据全国大集中、报表统一自动生成、财务数据共享、远程检查监控、现金流量表和合并报表直接从账内取数自动生成、内部往来协同等功能、责任中心核算等功能[4]。3财务系统的建成对邮政财务管理的支撑作用3.1财务系统的特点3.1.1通过基础数据集中管控，真正实现了集团集中管理和数据共享财务系统所有基础数据均由集团统一管理和维护，集团统一了会计科目和辅助核算体系，统一设置一级科目248个，末级科目1200个；统一设置“责任中心”、“部门”、“客商”、“产品”、“开户银行和银行账应用专栏20090673少了报表的人为调整。还能灵活设置合并范围和汇总范围。今年的速递物流专业化改革，要求能够实现横向合并纵向汇总，财务系统就是通过设置不同的合并和汇总范围，实现了以上需求，满足了多维度管理报表生成的需要。3.1.4充分利用财务数据大集中的优势，进行了功能扩展，在报表模块实现了预算编制和预算执行分析功能为了充分利用财务系统全国数据大集中的优势，全国各级邮政企业预算编制和上报工作在现有的财务系统中进行。在报表系统实现预算编制和分析功能，为全国各级邮政企业的预算编制、上报和执行分析工作提供了强有力的支持。不但充分利用了现有系统数据大集中的优势和现有的软件功能，也节约了投资，使有效资源的利用最大化。3.1.5具有较强大的总账和报表查询统计分析功能财务系统具有灵活的账表查询功能，能够实现跨账套的多维查询统计分析，还能实现从合并报表到单户表以及到总账和凭证的穿透查询。报表系统新增的综合查询功能，增加了数据来源和取数公式的查询，实现了从集团合并报表到各省合并报表再到各核算单位个别报表的逐级穿透查询，同时还能查询到报表的取数公式设置，方便查找问题。新增的自由查询功能，强化了报表系统的个性化查询分析功能，基本能够满足各单位个性化分析的需求。3.2财务系统的亮点3.2.1全国大集中的系统建设方式财务系统采用了基于B/S全国大集中方式，大集中及分省建设的方式在系统规划的过程中经过了反复的论述，最后决定采用大集中的建设方式。财务系统采用数据集中分层应用的模式构建，所有的数据和业务处理功能都集中在财务系统的全国中心,如图1所示。财务系统真正实现了全国数据及应用的大集中。建成像邮政这样用户量级别的全国大集中财务系统，在国内尚属首例。全国各级核算单位共设置账套约1500个，注册用户数约1.2万人，月末峰值在线用户3500以上。财务系统通过参数控制和集团统一的标准化代码管图1财务系统逻辑结构示意图SpecialApplication信息通信技术74理，把标准化、规范化的财务核算流程及集团财务集中管理理念和模式固化到信息系统中，从而构建起一个管理制度统一、基础档案标准化和业务流程规范化的财务管理平台，为实现集团集中管理和数据共享奠定了坚实基础。采用大集中的方式集团公司通过定义系统的权限，可以实时查看、审核各省的数据。很容易做到信息共享，数据一致性能够得到保证。数据集中存储、管理，易于实现决策支持。能很好的实现对系统的统一管理和控制，保证数据的准确性和完整性。同时财务业务编码可集中管理，很容易做到规则统一。随着财务工作的逐步深入、提高，系统维护、升级和增加模块都非常方便，便于系统管理维护，总体管理维护成本低。工程安装实施工作量小，实施费用低。大集中的财务系统虽然曾经遇到了这样那样的问题，但是随着应用的不断深入，事实证明这种系统部署方式在加强集团公司统一管理及节省运行维护等方面是非常行之有效的。3.2.2业务数据自动入账财务管理的最高层次是业务和财务的完美结合，即业务和财务的一体化。因此，应用统一的计算机财务管理软件、实现财务信息与业务流程一体化，进而逐步引进、消化、开发使用先进的财务管理软件，是企业内部信息化发展的基本方向。财务系统通过邮政ESB平台实现与其他业务系统的数据交换，业务系统按照一定的频次将相关的业务数据传输给财务系统[5]。财务系统接收完成后，再根据各业务的会计记账规则，将各业务的业务数据在财务系统中作相应的财务处理。通过财务系统的建设，实现财务管理与业务管理一体化，真正实现财务监控业务和业务驱动财务的先进的管理模式。3.2.3财务系统的建设采用建成一块，见效一块的方式企业财务信息是各类信息的交汇点，也是支撑经营决策的基础，企业管理以财务管理为中心。计算机网络技术和统一的财务管理软件是先进的管理思想、管理模式和管理方法的有效载体，也是实施资金集中管理和有效监督控制的必然选择。财务管理软件的推广使用，不单纯是推广软件本身，更重要的是推广一种科学、先进的管理理念、管理方法和管理技术。邮政财务系统建设借鉴了国内外一些企业的成功经验，遵循企业信息化发展的一般规律，从财务管理最基础的财务核算和报表做起，按照“总体规划、分步实施、突出重点、先易后难”的原则，做到开发一块，运用一块，见效一块，逐步实现物流、资金流、信息流的集成。4财务系统的实际运行效果截至目前，全国共设置各级核算单位1475个，其中企业核算账套1025个，速递物流专业账套450个。共设置县局等部门辅助核算单位约3.7万个。全国共设置各级财务人员用户约1.2万人，其中财务主管1700人、核算会计8600人、出纳2400人、审核4500人、报表会计4000人、检查会计2500人。集团统一设置科目1512个、其中一级科目248个、末级科目1200个、最明细科目到6级。从系统上线至今总凭证量约600万张，每月录入凭证约40万张。集团公司统一设置月会计报表8张、责任中心报表9张、县局部门报表6张、预算分析表7张、年报、所得税报表、预算编制报表等年度报表49张。月会计报表采用全国集中生成为主、各单位单独计算为辅的方式，全国每月生成各种月报合计约10万张，集中生成月报约需2.5小时。企业各级财务人员能够通过应用财务系统更准确地了解各业务的经营情况，按照市场变化的客观规律及时合理地调整经营结构，加快资金周转，提高经济效益。财务系统的建设将提