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四川恒鑫工程管理咨询有限公司现代企业管理制度体系总经办管理制度1版本：2009-1.0一、文秘管理（一）、前台接待1、岗位接待工作准备。前台秘书应在上班时间提前15分钟到岗，及时将工作用计算机、电话、考勤机安装好，并将工作台区域卫生清理完毕，做好接待准备工作。2、岗位形象及语言要求。前台秘书必须身着正规职业装上班。做到仪态大方，举止得体，不画浓妆。工作中使用普通话，做到语言规范，热情礼貌。3、接待流程。客人来公司时，首先问明客人来意，再用电话通知相关人员，征得同意后指引其到办公室或会议室位置，对于会见公司领导或来访的公司大客户来宾，还应将来宾带到相应办公室或会议室。客人坐定后主动为客人送水，然后有礼貌地退出。每日9:00前接收报刊、杂志、信函，并分别送到相关人员办公桌上。如有公函信件，须做好登记，送总经办总监统一签收、处理。4、接听电话。（1）所有外来电话的接听按以下方式：“您好，恒鑫公司”“请稍候”（2）如转接的电话铃响后无人接听，前台应转回总机并向对方说明所要找的人暂时不在办公室，并询问是否需要留言或需要接通其他人；四川恒鑫工程管理咨询有限公司现代企业管理制度体系总经办管理制度2版本：2012-1.0（3）如转接电话占线，前台应向对方说明分机占线，稍后再拨；（4）如直拨电话铃响了五声后仍无人接听，应主动转接给秘书并向对方说明要找的人暂时不在办公室，并询问是否需要留言或需要接通其他人；（5）所有留言应写在标准电话留言登记本上并尽快传送给相应人员；（6）前台文书应整理好所有人员及其电话号码（包括各项目部人员及公司各专业注册人员电话）的内部电话号码单。电话号码单在每月的前五日内须进行更新并发出。（二）、总经办秘书1、岗位形象及语言要求总经办秘书必须身着正规职业装上班。做到仪态大方，举止得体，不画浓妆。工作中使用普通话，做到语言规范，热情礼貌。2、工作要求1）总经办秘书应提前20分钟到达上班地点，对公司领导的办公场所进行卫生清洁，整理文件，对办公桌上的物品进行有序摆放；2）在领导到达办公室后，应提示领导本日日程，汇报有关工作事宜，并询问领导本日日程，督办重要事项，急事急办；3）参加办公会议并负责会议记录在案，并整理发放、归档；4）在领导下班时间向领导征询需办事项，确定是否陪伴领导加班，检查文件、锁具、电脑、电器、电源情况后下班。四川恒鑫工程管理咨询有限公司现代企业管理制度体系总经办管理制度3版本：2012-1.0二、通讯、邮政和办公设备管理（一）、电话、传真使用管理1、公司所有电话由总经办统一管理。上班时间接打私人电话不得超过3分钟，严禁使用公司电话打私人长话；因公电话不得“煲电话”，影响他人使用电话。2、使用长途电话和传真需在登记本上登记电话号码、联系人员、事由等，经总经办总监批准后，到指定的电话处使用。3、长途电话和传真，由总经办指定专人管理，管理人员必须认真做好每次电话传真登记。每月结帐，并将各部门使用电话费用公示在公告板上，对无关工作的电话费用做出相应处理。（二）、邮政管理外寄各种信函资料由总经办统一处理，严格控制使用特快专递方式寄邮各种文件资料，如需特快专递邮寄文件资料，需经部门经理审核并报总经办批准。（三）、复印及打印管理1、复印机由总经办并统一管理，各部门人员需按照复印规定执行复印工作。2、凡资料上有订书针等金属物质或未干涂改液的，必须处理干净后才得在复印机上复印，否则易造成复印机损坏，影响工作。3、复印机出现机械故障时不得擅自修理，需报告总经办，由总经办安排修理。4、外单位来公司复印资料，须经部门总监批准。5、打印机由总经办负责维护，各部门不得私自拆卸打印机。四川恒鑫工程管理咨询有限公司现代企业管理制度体系总经办管理制度4版本：2012-1.0三、公司及项目印章管理印章是公司合法的象征物，为确保它的权威性、信誉性、证明性，规范管理，提高办公效率，特制订本制度。（一）、印章使用范围1、用印应按制度办理，事先必须经过登记，然后由分管负责人签字同意后，方可用印。凡没有批准手续的，一律不能用印；2、用印需要由印章管理员亲自登记存底由分管领导签字确认后，由专人负责盖印，且不能随意委托他人代为盖印。不准给空白信件盖印，如有特殊情况需写出书面申请并经总经理批准，总经办编号、备案；3、使用带存根的公函或介绍信、证明信等要盖两处印章，一处盖在连接线上，一处盖在机关落款处，凡在落款处加盖的印章都要齐年盖月；4、所有业务合同均需见具有相关领导签字的审批表，方可加盖“合同专用章”；5、对外投资、借款、重要协议、合同、证明需经总经理签准后，总经办方可办理；6、一般性行政事务，不涉及重要问题的事项需使用印章时，经主管领导批准后即可办理。（二）、印章的保管1、印章应由专人妥善保管，平时随用随锁，对不按规定，不符合手续的用印有权提出异议。提高警惕，严防私用、盗用公章；2、总经办对收回的项目作废印章进行销毁时要登记造册。对于重要的具有保存价值印章要分期妥善保存，对于临时性的，保存价值不高的集中起来定期销毁。对于四川恒鑫工程管理咨询有限公司现代企业管理制度体系总经办管理制度5版本：2012-1.0废章印模要保存起来，备日后查考。（三）、领导签批用印范围1、总经理签字审批范围：1）、高管会决议、公司章程；2）、公司公文；3）、公司管理规章、绩效考核制度；4）、公章印章财务专用章的刻制；5）、预亏或亏损项目合同及合同变更；6）、所有工商、税务、财务资料；7）、社保办理资料‘2、分管领导签字审批范围：1）、内部发文，项目经理/项目总监任命书；2）、投标资料；3）、招标公告、公示、评标报告；4）、证件外借；5）、资质年检资料；6）、合同金额100万元以上的经营合同；7）、资格预审文件、招标文件、补遗书、与业主往来文件；8）、投标意向书；9）、工程量清单、预算控制价；10）、聘用合同、解聘通知、人员转注、注册协议、各专业人员考试、注册资料；11）、工作联系介绍信；四川恒鑫工程管理咨询有限公司现代企业管理制度体系总经办管理制度6版本：2012-1.012）、项目部竣工、验收、备案资料；13）、进度款支付、结算书（不含风险项目）。4、领导未签字审批的，应电话通知联系，经相关领导口头同意后方可盖章，待领导回来后2个工作日内必须履行补签手续。四、车辆使用管理（一）、驾驶员驾车管理规定1、公司总经办为车辆管理部门，由总经办司机组组长对车辆进行管理，各部门须积极配合总经办履行车辆管理、调派职能；2、所有车辆均安排固定的驾驶人员，实行专人专车，专车专管，未经批准，驾驶员之间不得随意换车，更不得擅自将车辆交与他人驾驶；3、所有车辆必须按公司指定的停车场停放车辆，无客观原因（如指定停车场无空位）不得随意改变停车地点；4、下班后及节假日期间，未经批准不得擅自出车，节假日期间必须将车钥匙交予总经办总监处；5、驾驶员及公司所有员工因私用车不予安排（总经理批准的除外），但停车费、过路（桥）费应由用车人自行承担；6、驾驶员根据总经办的《用车申请单》出车，每天要认真填写行车记录表（包括：用车人、目的地、公里数、加油量），并每天交由总经办司机组组长及用车人确认签字；7、驾驶人员应爱护使用车辆，做好正常保养及清洁，保持车身与内外整洁。出四川恒鑫工程管理咨询有限公司现代企业管理制度体系总经办管理制度7版本：2012-1.0车前检查车辆水、电、油及其他性能是否正常，做到每天出车安全、干净、整洁；8、无出车任务时，驾驶员应在公司指定地点休息，不得私自外出，不得擅用他人电脑；9、总经办应按时办好车辆保险、养路费缴纳等各项手续，车辆有关证件及资料由驾驶员妥善保管。（二）、用车优先范围1、1万元以上现金存、取款时。2、开标（含资格预审）结束后拉运大量投标文件（或资格预审文件）。3、商务谈判、合同签订及客户项目考察。4、单个项目标书量大的投标及时间紧迫的周边郊县投标。5、乘车费用高于派车费用的。6、突发紧急事务，非用车不能确保完成事务的。7、总经理同意的其他用车。（三）、各部门车辆申派程序1、用车人需填写《用车申请单》，由部门负责人签字，向总经办申派；2、单面行程超过80公里或次日必须用车的，必须提前一天向总经办申请，以便车辆调度安排；3、市区一般工作用车（不包括优先用车），原则上不派车；4、各项目经理部/项目监理部如特殊原因需用车辆，应由项目经理/项目总监具体安排，并报总经办同意；5、享受公司车贴补助人员不再派用公司车辆。（四）、车辆维修保养管理规定四川恒鑫工程管理咨询有限公司现代企业管理制度体系总经办管理制度8版本：2012-1.01、驾驶员每天出车前应对车辆进行安全自查，上班前20分钟应对车辆进行卫生保洁工作；2、驾驶员应保持车况良好，保养期限（公里数）到时，应及时向总经办总监申请车辆保养安排；3、车辆维修及保养必须填写送修单，书面列项申报报总经办总监，经总经办总监签字后方可进厂维修保养；4、车辆如发生交通事故，根据事故责任划分，驾驶员有责任者，应承担除保险公司赔偿以外的费用；5、维修必须按所规定项目进行，若维修范围扩大及增加维修费用的应及时通报行政管理部，经核定批准后方可进行维修；6、车辆维修属于正常机械故障的，费用全额报销；7、总经办总监每月应组织所有驾驶员进行安全行车和车辆维护培训，并向分管领导汇报车辆情况。（五）、车辆费用报销管理规定1、驾驶员每月报账需根据当月所填写的《用车申请单》上的公里数、过路费、加邮费、停车费分部门填写由总经办总监签字审批报销；2、车辆维修报销1）、维修费用在500元以下可直接由司机组组长决定维修后由总经办总监签字审批报销；2）、维修费用在500元以上必须事先填写送修申请单，由总经办总监签字审批报销；3、洗车美容费用报销四川恒鑫工程管理咨询有限公司现代企业管理制度体系总经办管理制度9版本：2012-1.01）、洗车美容费用由总经办总监签字审批报销；五、文件标准化管理（一）、总则1、为了减少发文数量，提高办公速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。2、文件标准化管理内容主要包括：政府机构来函、来电、来文，外部企事业单位来函、来电、来文，公司上报下发的各种文件、资料；3、公司各类文件分别由总经办归口管理。（二）、公司公文管理1、公文的分类：（1）、决定、决议，对某些问题或者重大工作安排，用“决定”，经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事宜，用“决议”；（2）、通知、通报，要求各部门及下级办理或需要知道的事宜，转发上级、同级的公文，用“通知”；表扬员工、批评错误，传达重要事宜，用“通报”；（3）、报告、请示，向上级汇报工作用“报告”，请上级指示或批准用“请示”；（4）、批复，答复请示事宜，用“批复”；（5）、函，对平行单位之间的工作联系及向有关主管部门请示批准等询问和答复，用“函”；（6）、会议纪要，传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门（人员）遵守执行的，用“会议纪要”。四川恒鑫工程管理咨询有限公司现代企业管理制度体系总经办管理制度10版本：2012-1.02、公司文书分类（1）、公司章程；（2）、经营业务文件，如公司经营目标、经营方针等；（3）、管理制度文件。3、文书的格式（1）、各种文书应具备：标题、文号、发文日期、发文人、收文人、文件拟稿人、校稿人及有关责任人；（2）、文字要尽量口语化，通俗易懂。用词应准确，尤其在金额、时间等数据上应绝对准确。应减少模棱两可的用词，以免产生文件理解争议；（3）、两页以上的文件要标明页码；（4）、对于文件中引用的其他相关文件，要注明其文件号和文件形成日期；（5）、文件编号见附件。4、文件的起草及审核（1）、公司重要文件：公司章程、发展规划、会议文件、管理制度由总经办秘书负责起草整理，总经理审核通过；（2）、通知、通报、转发相关单位文件由总经办起草，总经理审核通过；（3）、各部门日常工作文书由部门内业负责起草，部门经理校核，总经理审批通过；（4）、函由直接业务部门负责起草，总经办校核，总经理审批通过。5、文件收发（1）、文件和原稿，由总经办分类归档，保存备查；（2）、公司文件由