关于总经办工作的思考

关于总经办工作的思考总经理办公室（以下简称“总经办”），是协助集团公司领导履行职务、开展工作的具体办事机构，是集团公司内部工作运转的枢纽和对外联系的窗口。不同的企业根据自身运行机制、发展规划、企业定位，对于总经办的职能要求也不尽相同，一般而言分两种，一种是“大而全”，除了总经办自身的职能外，把公司其他无内设机构的职能也涵盖在内；另一种是“小而精”，就是专注于自身职能的企业运作综合性部门。但无论哪种类型，其根本目的是要把总经理从“非决策性”事务中解放出来，专注于企业发展规划和决策。我公司的总经办自监狱体制改革，实行监企分开后，由于有监狱其他职能部门的天然支持，因此，定位和发展趋势自然是属于“小而精”的类型。要做好总经办的工作，笔者认为可以借助军事科学中“功效簇”的规则加以理解。军事科学中对“功效簇”的解释是“围绕某一特定的战场，军事上的硬实力和软实力诸要素成簇地汇聚，促成了‘硬’、‘软’功效的互动和密集发展，呈现出‘领域优势’和专有军事力量的突破作用，只有技术手段和战略思想两方面有机融合，才能获得最充分的发展。”借用到我公司的经济工作，其实也可以作出这样的诠释：围绕监狱企业经济，经济建设中以厂房、设备、资金投入、人力劳力投入等为代表的硬实力和以人员素质、企业文化、企业管理等为代表的软实力诸要素成簇地汇聚，促成“硬”、“软”功效的互动和密集发展，呈现出“领域优势”或“行业优势”，以及监狱经济发展的突破作用，只有包含了围绕企业发展战略思想的所有企业行为和手段，与企业发展战略思想的有机结合，才能获得最充分的发展。不难看出，总经办的职能在这个“功效簇”里归属于“软实力”、“软功效”。围绕集团公司的发展规划和特点，按照上级关于监企分开后规范运行的要求，笔者认为要坚持定位于“小而精”的综合部门这条主线不动摇，履行“办事”、“办文”两项基本职能的基础上，以“管理、服务、协调、参谋”为抓手，以“文务、会务、接待、调研、保障”五项工作为切入点，着力于提高五项基本能力。一、以“管理、服务、协调、参谋”为抓手，体现四个意识。一是以“管理”为抓手，体现责任意识。公司运行至今，在本级内部管理上尚欠缺有效、规范、健全的管理体制，很多内部运行机制仍处于调整、完善的阶段。因此，总经办必须根据上级的要求，结合本单位实际，在建章立制上下功夫，对本级管理制度进行必要的梳理和完善，以制度促规范，以落实强运行。只有以牢固的责任意识，本着“对事不对人，不怕得罪人”的态度，通过大胆地内部管理，促进公司本级各部门地规范运行，才能有效地促进公司科室职能的最大化发挥，并为基层起到表率作用。二是以“服务”为抓手，体现奉献意识。总经办是以服务为根本任务的综合办事机构，服务就意味着奉献，没有奉献就不可能搞好服务。因此，要坚持正确的思想导向，大力提倡埋头苦干，任劳任怨的奉献意识。要经得住诱惑，耐得住寂寞，以苦为荣，以苦为乐，把精力用在想事干事上，要通过默默无闻的工作，实现自身的价值。这里的“服务”，不仅要体现在服务好领导，还要包括对公司其他部门的服务和配合。三是以“协调”为抓手，体现全局意识。公司的各项工作，小到发文、派车，大到会务组织、开展专项活动，往往需要各个部门之间的协作，需要外单位、外部门的支持，因此，加强协调就尤为重要，而全局意识则是加强协调的首要前提。任何时候都要从有利于全局的角度去衡量各项工作，考虑各个问题，梳理各种关系。要从强化本单位综合实力和效能的角度，通过日常事务性工作，积累必要的社会资源作为工作协调的人脉和依托，形成内外兼备，上下通畅的工作渠道，减少内耗，确保各项工作有序、有效、科学、规范地运作。四是以“参谋”为抓手，体现学习意识。总经办也类似于军队的参谋部，是要通过汇总各部门的意见、建议、想法、规划，站在公司的角度，就企业的未来发展战略和现实的每项基础工作，为决策层提供参考和依据。不加强自身的学习和提高，将很难适应本职工作的需要，甚至会影响到公司的正常运作。当今时代，又是知识、信息急剧增长的时代，是终生学习的时代。因此，必须有强烈的学习意识，用科学的理论武装头脑，树立正确的世界观、人生观、价值观，加强业务知识的学习，学习市场经济理论、现代管理、金融、法律、秘书工作等方面的知识，坚持理论联系实际的学风，做到学以致用。通过学习，努力使自己成为文字方面的专才，经济方面的通才，只有这样才能充分发挥参谋助手的作用。二、以“文务、会务、接待、调研、保障”五项工作为切入点，着力于提高五项基本能力。1.加强文务工作，提高文字写作能力。这是对总经办成员的最基本要求。但不能为写而写，要在写作的过程中进行全局的思考、资料的积累、知识的更新，使产生的文稿立论经得起琢磨，素材经得起检验，文字经得起推敲，提高“以文辅政”的成效。2.加强会务工作，提高组织协调能力。各项会议是组织学习、落实工作、表彰先进、解决问题的重要方式，是检验一个部门组织协调能力的重要考验。因此要根据各类会议组织部门、议题、议程等要素，建立各类会议的跟进制度，确保各项组织准备工作落到实处，体现会议的价值和作用。3.加强接待工作，提高信息搜集能力。曾有位领导提出：“接待工作也是生产力”，从实际的角度，也确实如此。接待工作不但关乎一个单位精神面貌、企业形象，更是一个搜集各类信息的有效途径。因此，要在接待过程中，本着有利于本单位形象宣传、有利于本单位社会资源拓展、有利于价值信息搜集的角度，按照“内外有别，内紧外松”的原则，一方面宣传本单位的阳光形象。一方面倾听外单位的经验和有价值信息，为本单位的良性发展、领导的正确决策奠定基础。4.加强调研工作，提高信息分析能力。要发挥参谋助手的作用，为领导的科学决策提供依据就离不开调研工作，但调研工作本身仅仅是个形式，要发挥调研工作的实质性作用，就必须要增强调研工作的针对性，丰富调研的方法和途径，善于分析调研的结果，具有“一叶知秋”的能力，能够去伪存真，触类旁通，举一反三，从纷繁复杂的环境中发现事情的根源，抓住最本质的东西，透过现象看本质，得出有指导意义、创新价值的结论供领导的决策参考。5.加强保障工作，提高整体作战能力。俗话说：“兵马未动，粮草先行”，又有指挥过第一次海湾战争的美国施瓦茨科普夫将军曾说过：“现代战争打的就是后勤战。”要想提高公司的整体运行水平，加强后勤保障势在必行，解决领导和公司本级各部门的后顾之忧，就是对领导和其他部门最大的支持。因此，要本着负责的态度，对于各类后勤保障事物做到事无巨细，事必亲躬，实时落实，事后复查。三、做好总经办工作需要的职业要求。要做好以上几项工作，除了必要的职业能力外，还需要对自身提出一定的职业要求，以具备必要的职业道德和素质。概而言之，主要有以下两个方面：一是具备“团结、务实、进取、创新”的工作精神一要团结。团结是做好各项工作的根本保障，是检验一个部门有无战斗力的重要标志。因此，要在思想上团结，形成开拓进取、务实创新、争创一流的思想意识；要在工作上团结，形成协调配合、通力合作、和谐顺畅的工作氛围；要在同志间团结，形成互相信任、互相帮助、互相支持的同志关系。二要务实。要做到说话让人相信，办事让人放心。要有实实在在的工作态度，汇报工作、反映问题要言之有物，言之有据；经手办的每一项工作都要落到实处，决不能“蜻蜓点水”。要有脚踏实地的工作行为，工作起来扎扎实实，一步一个脚印，做到说老实话，办老实事，做老实人。三要进取。要克服畏难情绪，树立积极进取、敢于竞争的精神，力争做一流工作，创一流服务，树一流形象。四要创新。江泽民同志说过“创新是一个民族前进的不竭动力和灵魂”。因此，工作要有所创新，不能墨守成规、循规蹈矩。办文办会要有新创意，信息调研要有新角度，督办落实要有新办法。要有一种敢于创新、敢于突破、敢为人先的精神，大胆探索新形势下，做好办公室工作的有效途径。二是树立“精、紧、细、严”的工作作风一要精，就是精益求精。对待工作要做到精益求精，集中全力打造精品，文字工作要经得起推敲，事务性工作要经得起检验，协调工作要经得起实践。对待自己的工作要认真钻研，做到熟能生巧、精而又精。二要紧，就是工作上要抓紧，快节奏、高效率的运转，学会统筹协调。要有较强的时效观念，保证工作的有效运转和决策的快速落实。工作中要雷厉风行，树立起说办就办，急事急办，特事特办的工作作风，加快工作节奏，提高工作效率。三要细，就是工作上要认真、深入、细致、虑事周密，不能漫不经心、粗枝大叶。无论是办文办事，还是迎来送往都要做到忙而不乱，井井有条，不因事多而出现纰漏，不因事小而出现疏忽，自觉养成认真细致、一丝不苟的工作作风。四要严，办公室工作政治性强，责任重大，要严守政治纪律，一切行动听从指挥，坚决执行领导的指示，不折不扣地完成组织交给的任务。要严守保密纪律，不该说的不说，不该问的不问，不该做的不做，做到谨言慎行。要严守廉洁从政的纪律，绝不能利用在领导身边工作的条件，为自己谋取私利。做象古语所说的那样，“诸葛一生唯谨慎，吕端大事不糊涂”。