用图表说话,做一流PPT

AMTGroup旗下机构结构化思考形象化表达－用图表说话，做一流PPT培训讲师王佑该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧2这次课程讲什么„道－讲逻辑：有思想才能有行动，有行动才能有改变„法－讲技巧：技巧是“应用”的层面的东西„术－讲操作：操作是体力活领导中层美工大师该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧3本次培训的目标1.掌握进行情境分析的方法，使你的汇报更具针对性2.通过合理的结构组织材料，使你的展示内容清晰易懂3.掌握展示汇报常用图表的使用方法，使你的PPT更加生动该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧4结构化思考，形象化表达„演示汇报“四部曲”结构设计情境分析撰写美化演示汇报1234汇报对象汇报对象是谁？是谁？环境的影环境的影响？响？如何获得同如何获得同意和支持？意和支持？汇报的目标汇报的目标是什么？是什么？表达什么观表达什么观点？点？汇报哪些内汇报哪些内容？容？会有哪些反会有哪些反对意见？对意见？„给谁看?„要达到什么目的？„……•观点是什么？•如何建立逻辑框架？•……•如何组织材料？•怎么灵活运用图形？•……•怎样口头表达你的思想？•如何合理利用幻灯片？•……该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧5目录如何进行演示前的情景分析如何构建清晰易懂的演示结构如何制作图文并茂的幻灯片第一部分第二部分第三部分图表的制作和应用第四部分该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧6目录第一部分如何进行演示前的情景分析摘要9确定演示目标9分析演示对象9制定演示策略该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧7认识演讲与展示总体总体目标目标听众听众分析分析场景场景分析分析具体具体目标目标该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧8演讲和展示前常常需要考虑很多问题……为什么做这次演为什么做这次演示？示？我要说服谁？我要说服谁？汇报和演示多长时汇报和演示多长时间间他们希望了解什他们希望了解什么，期待什么么，期待什么有哪些资料可以利有哪些资料可以利用？用？我最想传递我最想传递的是什么的是什么该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧9写出来你的演示目标„演示目标„演示者想要从听众那里得到的回应的详细陈述„为什么要写出来演讲目标？„示例„我希望王总批准我提出的预算„“向总经理汇报前期工作过程、取得的成果和下一步工作计划，获得批准“„“动员公司全体人员行动起来，积极配合当前变革项目的开展“„“让客户体会到本公司产品在服务和速度上的独特优势“„我希望客户了解我们的方案„我希望客户相信我们的能力„我希望客户选择我们的方案该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧10情景分析要点汇总内容分析知识性演讲：尽量用图形（比喻图、数据图）照片，文字少，大说服性演讲：尽量用逻辑图和数据图，文字可以适当增加，间距大听众分析非专业听众：字号在30号左右专业听众：字号在20号左右时间分析每页幻灯片至少讲3分钟幻灯片超过5页需要增加目录数据量过多，需要增加附录该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧11目录第二部分如何构建清晰易懂的演示结构9清晰的演示结构化需要注意哪些问题9如何建立清晰易懂的演示结构9建立演示结构的工具摘要该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧12结构化表达的四个原则„自上而下„先从结论讲起，说明问题的全貌„直接说明中心思想„层次清晰„把相关性议题在一个章节内说清楚„分清楚议题的层次„结构简单„表达的结构越简单越好„重点突出„不要试图传递过多的信息„要把最想传递的信息突出出来自上而下重点突出结构简单层次清晰该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧13事实事实分析过程分析过程结论结论沟通过程：结论结论分析论证分析论证下一步的行动下一步的行动结果是什么？为什么是这样的结论？下一步应该怎么做？过程、步骤、注意事项。分析问题的过程：结构化表达原则之一：自上而下的表达原则该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧14完全独立，不多不少，标准清晰，彼此共识未穷尽不独立结构化表达原则之二：层次清晰的表达原则人男人已婚人士人男人未婚女人人男人女人已婚男人未婚男人已婚女人未婚女人该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧15•我们应把房子出售–我们需要更大的地方–房子已很旧，需进行花费很高的基本维修–厨房太小–炉子坏了–屋顶有些漏雨–我们这条街交通太繁忙了•成立新公司进入新市场的障碍很少–开业的成本很低–没有法规上的限制–不太需要专有的科技或专业知识–已有符合条件的员工–现成的办公室可以直接使用结构化表达原则之二：层次清晰的表达原则该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧16结构化表达原则之三：结构简单的表达原则„表述的结构越简单越好„最简单的结构、最容易记忆的结构是“三”„将一个中心议题从三个方面展开„使“三点”有清晰的逻辑关系„使用MECE原则检验三点是否正确该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧17结构化表达原则之四：重点突出的表达原则„演示汇报的80/20原则„抓住问题的关键„重点突出VS面面俱到„断其一指VS伤其十指„MECE检验后进行“亮点检验”„核心思想„突出重点，关注“关键的少数”80%80%的内容的内容20%20%的内容的内容20%20%的关注的关注引起引起引起引起80%80%的的关注关注该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧18结构化表达原则之四：重点突出的表达原则„任何时候都要突出重点„最希望别人知道的„最希望别人记住的„最想向别人传递的„能够吸引别人的亮点„创新和构思„开头非常重要„整个演示的设计非常重要„重点突出的正确应用„在正文前面加上摘要„将大量的数据放到附录里面„每一页PPT必须有非常清晰的重点„每一个图形必须有非常清晰的重点„重点突出的错误应用„过多的动画„过多的剪贴画„过多的幻灯片切换„希望在短时间内传达大量信息该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧19目录第三部分幻灯片制作基础9幻灯片制作基本要素摘要该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧20幻灯片的制作基础幻灯片的配色幻灯片的版式幻灯片的动画幻灯片的切换幻灯片的制作基础幻灯片的模板该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧21幻灯片的制作基础－模版1234模版的调用„在制作新的幻灯片的时候可以套用原来使用的模版模版的设计„标题页„正文的字体间距、颜色等模版的分类„标题模版：设置幻灯片首页„讲义模版：设置多页打印格式„备注模版：设置备注打印格式模版的存储„可以把模版作为单独的文件进行存储统一的模版是制作幻灯片的基础该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧22幻灯片制作基本要素－版式文字版式图文版式该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧23幻灯片的制作基础－版式„幻灯片的一般的布局方式包括标题标题问题分析问题分析解决方案解决方案正文正文标题标题标题标题标题标题标题标题标题标题问题表现问题表现问题分析问题分析解决方案解决方案正文正文标题标题小结小结问题分析问题分析解决方案解决方案问题表现问题表现问题分析问题分析解决方案解决方案小结小结小结小结该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧24幻灯片的制作基础－色彩分类分类区分不同的观点和内容区分不同的观点和内容突出突出突出关键的要点突出关键的要点美化美化使得幻灯片的画面更加丰富使得幻灯片的画面更加丰富幻灯片色彩使用的注意事项•主要使用的颜色不宜超过三种•使用的颜色应该为同一色系•对比的色彩不要过于强烈该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧25色彩原理„色相„彩度„明度该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧26色相„色相：色彩的相貌„三原色：红、黄、蓝„三间色：由两种原色构成橙、绿、紫„复色：由原色和间色混合而成该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧27色彩的配合„同种色配合„色环上同一色相作深浅变化，色感单纯明快„类似色配合„色环上邻近色相（90度之内）作相似变化，色感和谐协调„对比色配合„色环上对角色相（含邻近色）作对比变化，色感鲜明强烈该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧28幻灯片的制作基础－动画表达复杂的逻辑关系表达复杂的逻辑关系使得复杂画面简单使得复杂画面简单吸引听众的注意力吸引听众的注意力动画的组合动画的组合动画的隐去动画的隐去动画的播放时间动画的播放时间动画的使用不是必须的该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧29幻灯片的制作基础－放映1幻灯片的切换是为了使得每张幻灯片顺利和自然地过渡32切换和动画一样，也不是幻灯片必须的，过多的切换会使得听众疲劳切换的选择和使用要与表达的重点相匹配，特别是对重点内容的突出该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧30¾放映：F5，Shift+F5¾幻灯片隐藏¾多屏幕放映切换（只能连接投影仪或其他显示器后）¾记号笔¾设置放映方式（包含自动循环放映）¾快速放映（显示、快捷方式）¾放映中，灵活应用右键¾放映过程中的提示幻灯片的制作基础－放映该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧31幻灯片的图形表达„图形的重要作用„表达形象化„分析结构化„突出重点„图形的使用与演讲的对象和演讲时间密切相关„高层汇报„公开演讲图形表格文字图形》》表格文字》》该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧32幻灯片的图形表达表达形象化„通过图形的使用，可以高度浓缩文字中的含义，使得听众更容易理解分析结构化突出重点„图形的使用有助于将表达过程中的结构展示给听众，使得听众理解演讲的逻辑结构。其次，这种结构也助于演讲人自己准备和分析„通过对图形中的颜色和图形位置的加工，可以把重点有效的传递给听众图形化表达相关说明该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧33图形表达的基本技巧图形制作技巧图形表达的基本技巧图形外观图形文本位置调整图形组合图形层次•颜色填充•边框线条•阴影效果•三维效果•默认效果•颜色填充•边框线条•阴影效果•三维效果•默认效果•复制•移动•微调•复制•移动•微调•字体•选择性粘贴•格式•字体•选择性粘贴•格式该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧34图形表达的基本技巧－图形外观三维效果„颜色„方向默认效果„快速复制阴影效果„颜色„方向边框线条„线型„颜色„顶点编辑图形外观颜色填充„透明„过渡该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧35图形表达的基本技巧－图形文本快捷工具„格式刷„选择性粘贴„默认效果格式„行距„边距文本框„文本位置„换行字体„颜色„大小图形文本该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧36图形表达的基本技巧－位置调整位置调整复制„CTR+C„CTR+„CTR+ALT+移动→←微调CTR+→←该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧37图形表达的基本技巧－图形组合组合„便于图形移动和整体放大„表明图形层次„以组合部分使用动画层次„突出重点„便于图形进行叠加„表示复杂的逻辑关系该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧38目录第四部分图表的制作和应用摘要9图表的分类9概念图表的绘制9数据图表的绘制该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧39通过不同类型的图形形象表达你的思想概念图数据图三种图形比喻图010203040506070„表达逻辑关系的概念图„分类„对比„强调„表达数据信息的数据图„事实„强调„进行比喻关联的比喻图„强调该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧40概念类图表顺序关系并列关系包含关系„从本质上讲，概念类的图形关系主要包括三种„顺序关系„并列关系„包含关系该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧41概念图－递进和顺序Phase1Phase2„…„…Phase3„…………123该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧42概念图－并列或对比„…„Opportunities„…„Threats12„…„…„…„…„…„…34该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧43概念图－包含或总分1234Factor1Factor2Factor3Factor4„Factor3„Factor2„Factor4„Factor1该卷资料名体验管理感悟共享成功智慧44比喻图来源：1.PPT中“插入－图片－剪贴画/来自文件2.图片搜索4.日积月累该卷资料名体验管理感悟共享