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附件一：发文字号编写规则第一章发文字号的管理第一条公司及各部门发文由总裁办公室负责，统一编制发文字号。以部门名义向总公司上报的工作申报表和工作联系函，由发文部门自行编写发文字号。第二条要求规范标注发文字号的文种包括：（一）公司内部：命令（令）、决定（决议）、公告（通告）、通知、通报、请示、报告、会议纪要等（二）非隶属单位：函（复函）、证明、介绍信等。第二章发文字号的编写方法第三条董事会决议发文字号的编写方法共分两部分，统一用大写数字编码如：第一届第一次董事会决议第一码“一”代表第一届。第二码代表相关届的会议次数。第四条公司及各部门发文字号编写方法共分三部分，前一码为中文代字，后两码为阿拉伯数字。第一码为发文机关代字；第二码为年份代码，以公历计年方法，使用四位阿拉伯数字代表；第三码为序号，不设虚位。一、以“深圳市xx鞋业连锁有限公司”名义发文的特定发文字号（一）xx（发）字[××××]第×号适用于向各部门发布章程、办法、规定、实施办法、实施细则、操作规程，以及重要会议纪要等。包括决定、通知、通报等文种。（二）xx（函）字[××××]第×号适用于公司对非隶属单位进行商洽工作、咨询和答复问题，向有关主管部门请求批准或答复审批事项等。包括函、传真函等文种。-2-（三）xx（任）字、xx（奖）字专用文书适用于经授权批准，各部门因工作需要以深圳市xx鞋业连锁有限公司名义的发文。1、xx（任）字[××××]第×号，使用“深圳市xx鞋业连锁有限公司任免通知”专用文头，适用于公司各部门干部的聘任和解聘。2、xx（奖）字[××××]第×号，适用于公司对所属各部门人员的突出贡献进行重大表彰和奖励决定。二、以部门名义的发文。适用于部门使用“深圳市xx鞋业连锁有限公司文件”文头，其他统一使用“深圳市xx鞋业连锁有限公司（××部）”字样的文头。部门名义的发文只限于在部门职权范围内的事项，一个部门只有一个发文代字。其标注方式为：在“深圳市xx鞋业连锁有限公司”代字“xx”后加部门代字组成，即为“xx（×）字[××××]第×号”。具体如下：部门代字示例董事会董xx（董）字[××××]第×号内控委员会控xx（控）字[××××]第×号审计监察部审xx（审）字[××××]第×号总裁办公室总xx（总）字[××××]第×号运营中心营xx（营）字[××××]第×号上海运营区营沪xx（营沪）字[××××]第×号北京运营区营京xx（营京）字[××××]第×号成都运营区营蓉xx（营蓉）字[××××]第×号深圳运营区营深xx（营深）字[××××]第×号东莞运营区营莞xx（营莞）字[××××]第×号广州运营区营广xx（营广）字[××××]第×号机场运营区营飞xx（营飞）字[××××]第×号南宁运营区营南xx（营南）字[××××]第×号运营中心促销队促xx（促）字[××××]第×号XX品牌事业部圣xx（圣）字[××××]第×号XX精品事业部精xx（精）字[××××]第×号-3-XX研发中心研xx（研）字[××××]第×号户外休闲部户外xx（户外）字[××××]第×号国际业务发展部国发xx（国发）字[××××]第×号人力行政部人xx（人）字[××××]第×号财务中心财xx（财）字[××××]第×号科技部技xx（技）字[××××]第×号客户服务中心客xx（客）字[××××]第×号第五条工作申报表、工作协助函、传真函的编码规则。以部门名义就一般事项向公司内有关部门的行文，必须使用公司统一印制的专用工作申报表、工作协助函和传真函，并在落款处签署发文者姓名。编码分四部分，由字母和阿拉伯数字组成。第一码与第二码间用“—”分隔。如：S-ZB2006001，代表总办2006年发的工作申报表。“S”为文种代码，ZB为部门代码，2006为年份代码，001为发文序号。文种代码，“S”代表工作申报表；“X”代表工作协助函；“C”代表传真函。部门代码，以部门拼音缩写或特定的字母组合表示，部门代码编写如下表。年份代码，年份要写全四码；发文序号，用三码表示，不足三码，用“0”补位。部门名称代码总裁办公室ZB审计监察部SJ人力行政部HR财务中心CW科技部IT国际业务发展部GF户外休闲部HWXX事业部SKXX精品部JPXX研发中心YF-4-客户服务中心KF运营中心YY（各区域代码在一级部门代码后以城市名称的字母缩写来体现，中间用“·”隔开）如：YY·SZ2005001表示深圳运营区2005年的资料。第六条会议纪要的编号方法，按会议纪要形成年度编制大流水号，以三位阿拉伯数字码编写，不足三码，用“0”补位。第七条授权书的编号方法（包括业务授权书、印章授权书、转授权书等）按授权书的形成年度编制大流水号，分为三个部分，年份+授+流水号。如：2007授001年份：公历纪年，写全四码流水号：以三位阿拉伯数字码编写，不足三码，用“0”补位。第八条证明、介绍信的编写方法，按年度编制大流水号。以三位阿拉伯数字码编写，不足三码，用“0”补位。