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-1-收文管理办法第一条本办法所指的文件是1.外部社会机构与公司之间关于管理、检查、监督、商请和业务衔接等事务的所有往来文函。2.公司内部公文。第二条收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。1.集团公司或其他兄弟单位发来的文件和外来文件，均由文秘人员统一签收，开拆，登记，粘贴《文件处理单》后，按不同类别进行分类处理。2.对于阅件，行政部门可直接送领导或有关部门阅示。3.对需要办理的公文，应先送行政部经理签注拟办意见，再呈本单位领导批示。行政部经理在签注拟办意见时，认为不需送领导批示的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门办理。4.各单位或部门收到急件时，应马上处理，一天内答复，一般要办理的文件，三天内应办理，最迟不能超过七天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。5.注有密级的文件，行政部在送有关部门传阅或办理时，应严格禁止对文件进行复印。6.加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的收文，要认真督促、催办，避免积压或漏办。各分（子）公司、各部门对上级发出的文件，需要及时汇报贯彻执行情况。附件《收文登记表》《收文处理单》-2-收文登记表收文号收文来文单位来文字号文件标题附件份数密级缓急承办单位签收人复文号归卷日期归入卷号备注月日-3-收文处理单来文单位日期字号内容摘要：附件主办部门拟办意见：领导批示：办理结果：归卷日期归入卷号-4-发文管理办法第一条本公司常用公文种类为：请示、批复、报告、通知、通报、通告、决定、函、会议纪要等。第二条以分（子）公司名义向集团公司呈报的请示、报告以及集团公司发布的文件等，发文字号为：XX司字【XXXX】第XX号。一般工作联系或业务往来可采用便函方式。第三条公文制发承办人拟稿后，由行政部门将《发文稿纸》附于清样之上并随文运转。如文件涉及多个单位或部门时，由主办单位与有关单位协商，会签；会签单位在《发文稿纸》中的会签部分签名表示同意。公文在签发前，须由单位负责人和行政部门审核；行政部门有权对文稿进行修改，内容不符，格式不正确的文稿应予以退回；单位领导终审后签发文件；分（子）公司对外的重要发文，须报集团公司行政策划部审核，否则不得擅自发文。第四条行政部门负责定稿的缮印、用印或送交领导人签署。第五条行政部门负责发文的登记、传递或公布。有价值的发文草稿、定稿连同《发文稿纸》一道整理归卷。第六条行政部门应对重要发文进行查办，督促收文单位解决有关问题或贯彻落实文件精神。附件《发文稿纸》《发文登记表》-5-发文登记表顺序号日期发文部门发文字号文件标题/事由收文单位份数印章用印人批准归卷日期归入卷号备注月日-6-发文稿签发：核稿：会签：标题：主办拟稿人：单位负责人：附件：主题词：打字：校对：准印：发文号：湘芙集字[]第号年月日印发归卷日期归入卷号-7-合同管理办法第一章签订第一条签订合同必须遵守国家法律、法规及相关政策。第二条对外签订经济合同，除法定代表人外，签约人必须持有法人委托书，而且必须在授权范围内行使签约权，否则无权签约。第三条对外签订合同必须以维护公司合法权益和提高公司经济效益为宗旨。第四条在签订经济合同之前，相关责任人必须认真了解对方当事人的情况，确保所签合同有利、有效。第五条合同签订内容，如涉及公司内部其他部门的，须事先协调。第六条合同一律采用书面格式，有行业标准合同的，按标准执行。第七条合同对当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表述须清楚、准确。第八条合同内容应注意的问题1.金额在3000元（含）以上的采购和交易应签订书面合同，特殊情况经批准可采取其它方式约定有关事宜，不签定书面合同。2．文首部分，须写明签约双方的全称、签约时间和签约地点。3．正文部分，须具体明确双方享有权利及承担义务，合同标的的具体情况，明确付款方式及违约责任等。4．结尾部分，须使用公章或合同专用章，不得使用财务专用章或业务章。注明合同有效期限。凡金额在10万元以上的合同，必须一式陆份。第二章合同审批与签定第九条合同审查程序1．部门负责人对合同的真实有效性予以审查。2．分管领导对合同的专业技术性、经济性予以审查。3．本公司法律代表或法律顾问对合同的严密性和合法性进行审核。以上人员在认真评审后须在合同会签表上签名以示承担相应责任。-8-第十条合同的批准对于标的金额在10万元以下、定金或预付货款在1万元以下的合同，由分（子）公司总经理负责签定；标的金额在10万元以上、定金或预付货款在1万元以上的合同，须同有关资料、附件等，报集团公司行政策划部、审计部、财务部会审，并经董事长审查并授权签定。第十一条合同评审对于分（子）公司与外部单位进行联营、合资、合作，或者是标的金额在50万元（含）以上、对公司经营发展有重大影响的合同，由分（子）公司总经理报集团公司领导、财务部、审计部、行政策划部进行联合评审，确定方案后交公司董事会审议。对于集团公司的对外项目，由总经理组织集团各职能部门确定方案后提交董事会审议。第三章履行和跟踪管理第十二条合同签订后即具有法律效力。与合同有关的部门、人员都应该严格执行合同所规定的义务，确保履行。第十三条合同履行完毕的标准应按合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般以物货交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第十四条各分（子）公司总经理须密切关注合同履行情况，发现问题及时处理、汇报。第四章变更和解除第十五条因不可抗力或其它原因需要变更或解除合同的，应在法律规定的期限内与对方当事人进行协商，妥善处理。第十六条变更、解除合同必须符合有关法律的规定，必须维护公司合法利益。第十七条变更、解除合同的程序与审批程序相同。合同经过签证或公证者，须到原工商行政管理部门备案或经公证处重新公证。-9-第十八条变更、解除合同一律采用书面形式。第十九条变更、解除合同前仍应严格履行原合同。第二十条因变更、解除合同而使当事人的利益受损的，除法律允许免负责任外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。第五章纠纷处理第二十一条在履行合同过程中如与对方发生纠纷，应按有关法律法规和本办法妥善处理。第二十二条合同纠纷原则上由承办部门负责处理。涉及内部多个单位的，可以协商或由集团公司确定一个单位牵头负责处理。第二十三条合同处理应在双方友好协商的基础上解决争议。第六章合同文本管理第二十四条合同签订之后，原件、附件及相关资料由签约单位行政部门和财务部门负责保管，如工作需要，其它部门可以持有复印件。行政部门负责已公文管理程序上已处理完毕合同的整理和归卷工作。第七章责任承担第二十五条未按合同管理办法所定标准程序所签订的合同，一律无效，因此而造成的一切损失由签约人承担。第二十六条因疏忽大意、不负责任导致所签合同损害公司利益的，按合同金额的10—50%赔偿公司损失，并给予记过处分和500—5000元/次的罚款；给公司造成较大损失的，除赔偿损失外，予以除名。第二十七条在合同签订和履行中假公济私、谋取私利者，按合同金额的20—100%赔偿公司损失，并以开除论处。除赔偿损失外，触犯刑法的，移送司法机关处理。第二十八条因个人原因，未能及时检查合同履行情况，致使公司遭受损失的，给予责任人记过处分和1000—8000元的罚款。附件：《合同会签单》-10-合同会签单合同名称（全称）合同编号经办部门经办人报送时间法律部门意见（行政部、法律顾问）年月日财务部/审计部意见年月日总经理意见年月日董事长意见年月日-11-档案工作管理办法第一章总则第一条为加强本公司档案工作，进一步提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作用，制定本办法。第二条我公司档案是指在从事生产、经营、研究、管理以及其它各项活动中直接形成的，对公司和社会具有保存价值的各种文字、图表、图像、声像等不同形式的历史记录。第三条集团公司及各分（子）公司必须重视和健全档案工作，并在人员、经费、设备等方面予以保证。第四条立卷归档以我公司各部门、各分（子）公司产生的文件材料为主，须将反映本部门、本公司职能活动所产生的具有长期和重要查考价值的文件材料（与这类文件有密切联系的社会机构的来文）作为立卷归档的重点。第五条按年度归档的部门，应在每年6月底以前完成上一年度的立卷归档工作；某一项目完成后须在两个月内完成立卷归档工作。第二章档案类目案卷编号第六条档案分类视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按全宗、大类、小类三级分类。先以全宗区分，然后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。第七条如因文件类型较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。第八条同一“小类”的文件以装订于一个卷宗为原则，并赋予一个案卷号，一个全宗内不得有相同的案卷号。如文件较多，一个卷宗不够时，可以两个以上的卷宗装订，并于案卷号后增设“卷次”编号，以便查考，同一案卷号后不得有相同的卷次号。第九条案卷索引表中的档案号的表示方式如下X1—X2—X3—X4其中X1为全宗代号，X2为小类号，X3为案卷号，X4为卷次号。第十条《档案分类编号表》确定了集团公司及分（子）公司立卷类目。-12-第十一条立卷类目一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第三章平时归卷第十二条公文承办人员须及时将办理完毕或经领导保存的文件材料搜集齐全，加以整理，送交行政部门整理归卷，专业性文件材料（财务、人事、审计方面的）交相关职能部门。第十三条行政部门对文件进行点收后，按照“案卷类目”条款，将文件材料放入平时保存的文件盒内，并在《收发文登记薄》上注明。第四章案卷整理目录编制第十四条案卷装订应以符合卷内文件书写格式，保证卷内文件材料完整以及便于查考为原则。第十五条档案管理部门须编制完整的《卷内文件目录》、《案卷索引表》、《分类文件目录表》，在向集团公司档案管理部门移交档案时，一并上交。第五章调卷第十六条员工因业务需要调阅档案时，应填写《档案调阅申请单》，并经审批。在档案室当场借阅者，免填《档案调阅申请单》。第十七条档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案立即归入档架。《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。第十八条《档案调阅申请单》以一单一案为原则，借阅时间以一周为限。如有特殊情形需延长，按调阅程序重新办理。第十九条调卷人对于所调阅档案，不得抽换增损。第二十条调阅的档案应与经办业务有关，如需调阅与经办业务无关的案件，须经行政部门主管同意。调阅设定密级的档案，必须呈请总经理批准。附件《档案分类编号表》《卷内目录表》《备考表》《案卷索引表》《分类文件目录表》《档案调阅申请单》-13-档案分类编号表1、公司档案序列编制模式公司档案分类深度设二级类目，范围分九大类，65个子目，具体类目及分项内容与代码为：A行政管理（A为大类代码，下同）A1规章、制度、办法、守则（失效件在原件上加盖失效印）A2文件（按收发日期顺序编排）A3战略规划A4目标管理（含年计划、目标责任状、月计划、总结、经营分析等）A5企业文化建设（画册、内部报刊、媒体报导等）A6监察、审计与处分、处理A7各类项目方案（可研报告，市场调查、分析、预测等）A8公司各种证照，公司设立、变更资料A9公司财产A10诉讼A11其他B合同（协议）B1项目合同（含租赁、合作、转让、经营管理等）B2劳动人事合同（失效件加盖失效印、标准时间）B3购销合同B4工程合同（含设计、施工、监理等）B5营销合同（含广告、宣传等）B6商品房销售合同B7公司物业租赁合同B8其它合同C人力资源C1工资福利、劳动保险C2员工档案（入职资料、考评、任免、奖惩等）C3人力资源信息库（注：不作明确分类，但归档应分类集中）C4员工培训、学习C5人事合同（失效的加盖失效印、标注时间）C6其他（含参考文献、法律法规）D营销-14-D1营销策划、方案（含销售资料、调查报告等）D2广告媒体D3重点客户资料D4售后服务、物业管理D5营销合同D6其它（含参考文献、法律法规）E财务管理E1凭证E2帐薄E3财务报告（报表、财务情况说明书）E4预决算资料E5报税资料E6财务合同E