XXXX论坛新闻发布会策划方案

1XXX论坛新闻发布会策划方案2016年6月19日目录一·发布会框架................................................................31．新闻发布会主题.........................................................32．发布会地点.............................................................33．发布会时间.............................................................34．主办单位...............................................................35．承办单位...............................................................36．协办单位...............................................................37．参会人员...............................................................3二·发布会内容................................................................3三·发布会流程................................................................31．媒体接待类型...........................................................32．媒体接待流程...........................................................33．专题采访接待...........................................................44．会议结束后自由采访.....................................................4四·执行方案..................................................................4（一）会议前期筹备........................................................41.时间安排................................................................42.任务详情................................................................5（二）会议活动执行........................................................81.时间安排................................................................82.任务详情................................................................8（三）会议后期安排.......................................................10五·风险应对.................................................................11六·财务预算.................................................................11（一）宣传物资（预算）....................................................11（二）现场布置材料（预算）................................................12（三）媒体、场地租赁邀请费用..............................................12（四）赞助费用............................................................13一·发布会框架1．新闻发布会主题2．发布会地点——国际会议中心3．发布会时间——2016-7-174．主办单位：5．承办单位：6．协办单位：7．参会人员(300人)嘉宾(领导，客户）媒体（广告公司，媒体记者）观众与会人员（其他企业商业伙伴)二·发布会内容待补充三·发布会流程（一）媒体接待1．媒体接待类型媒体发布会流程（会议正常进行中的采访）媒体专访接待（在发布会前期接待和结束后专访）自由采访（会议结束后）2．媒体接待流程1)邀请、确认参会媒体。比较重要的主流媒体需要反复确认，精准沟通，传送会议需要宣传的内容。2)准备会议内容的宣传资料（宣传单、流程单、签到本、签到笔、饮用水）3)勘察发布会现场。1会议的地点、场地、规模、桌椅、区域划分（媒体区、嘉宾区、普通观众区）是否合理（时间、交通、场地桌椅没有问题）2考察嘉宾休息室、专访区、现场签到处、接待处地点。3确认现场布置。时间、布置的形式、以及布置人员、协调人员（会议场地的工作人员）4现场布置确认。（资料是否准备齐全、布置是否完善、设备正常运行）5来宾签到3．专题采访接待1)根据专题采访要求，组织不同部门人员接受采访，合理安排时间2)发布会之后采访还是之前采访，之前采访主要在于宣传本次大会，吸引相关人员来参会，对新闻发布会造势，之后采访为报道总结，进一步提高大会的知名度。3)邀请、确认专访的媒体，并对此次专题采访内容进行精准的沟通。4)采访内容和采访提纲送达采访媒体单位。5)采访当天，被采访人员需提前到达与媒体进行采访内容沟通。6)整理采访文件。包括采访纪要、挑选图片、关注电视播出时间、报纸发稿时间。1需要反复确认时间。一般报纸会在第二天发稿，电视播出的会滞后一天。2所有媒体活动都需存档，一般情况下，平面媒体提供样报，电视，广播媒体报道提供视频或音频光盘，交由档案室归档。3内部相关媒体报道需在网站、官微上展示发布会内容。4．会议结束后自由采访1)签到处填写自由采访登记表2)会后由工作人员安排自由采访环节四·执行方案（一）会议前期筹备1.时间安排序号时间任务安排人员分工1.12016-6-20确定邀请嘉宾、媒体、主持人、参会人员名单开会讨论决定1.2确定活动主办方、协办方、承办方开会讨论决定1.3制作邀请函、准备新闻发布会内容材料文案部门1.4确定新闻发布会的宣传方式、宣传平台、宣传材料。宣传部门1.5预定新闻发布会的具体地点开会讨论决定，财务部1.6确认新闻发布会赞助商开会讨论决定1.7会议服务人员分工2.任务详情任务一：确认邀请嘉宾名单、相应的媒体机构、以下为可邀请媒体机构。网络媒体平台报社杂志机构新浪、搜狐、腾讯、今日看点传媒中国青年报、《北京特快》新闻热线67679955《京华时报》新闻热线64656611《特别关注》新闻热线67679966《娱乐信报》新闻热线63330070《七日七频道》新闻热线88510077《北京青年报》新闻热线65902020《北京您早》新闻热线68429510《北京晚报》新闻热线65298020《生活面对面》新闻热线88510055《法制报》新闻热线64021277《法治进行时》新闻热线684199226504搜狐新闻中心65102160－6288《北京晨报》新闻热线96101千龙网新闻热线85120119注意：主要联系与新闻发布会内容相关媒体，教育类、大学生、青年类媒体杂志、报社。关系密切的新闻传媒合作伙伴。任务二：确定活动主办单位。一般来讲，主要由金旗教育承办，世界大学生发展论坛主办，今日看点传媒、以及教育、大学生众创空间、大学生组织等行业协会协办本次活动。（获得相关行业的支持，提高本次分享会的知名度、美誉度）。任务三：制作邀请函，发布会材料。发布会内容：包括开场视频、新闻发布会相关视频、嘉宾简介、项目介绍、新闻呢发布会ppt、发布会问答内容。邀请函针对参会人员的不同设置为三种参会人员邀请函类型嘉宾电话、纸质、邮件。可以结合发送。参会媒体机构电话、纸质（回馈单）主持人当面邀请，电话邀请，公司内部人员则可提前确定。行业协会、合作伙伴电话、邮件。普通观众、校园负责人微信H5、群通知、短信。注意：重要人员邀请分三次去邀请，每次务必收回回执单。第一次邀请：7月1日第二次确认：7月10日第三次确认：7月16日任务四：新闻发布会宣传方案。新闻发布会的宣传方案通主要分为三次来进行宣传时间宣传方式宣传内容2016/7/10活动主办单位的微信公众平台、网页、官方微博。介绍本次新闻发布会的项目简介，邀请嘉宾、时间、地点、流程。2016/7/13H5宣传、相关微信公众平台微信软文互相推送、联系报纸、网站、报刊、海报、展架。现场特色活动简介、设置的抽奖活动介绍。会议主题、会议目的。2016/7/17新闻发布会邀请的媒体机构，报纸，杂志，网站、官方微信平台。发布会现场记录视频、发布会议谈话、签署的文件、会议照片。任务五：发布会地点预定、场地提供哪些服务。北京国际会议中心酒店，需要到现场实地考察并确认服务内容。场地服务内容主办方布置材料现场电脑、投影仪、音响话题设备桌椅、签到桌椅、场地规模、场地灯光照明卫生环境、饮用水、交通道路便利程度横幅：3条易拉宝展架：8个饮用水：若干签到用具：登记表三份/10张活动LOGO展示牌：暂定3个活动背景墙（签名墙）：1张鲜花：3束参会证：嘉宾(若干）媒体证（若干）普通观众（若干）胸花：若干竖幅、飘空气球、拱形门等注意：具体考察会议现场提供服务与自己所需的服务、场地提供的服务与自己所需的服务。任务六：新闻发布会赞助商赞助商分为首席冠名赞助、一般赞助、赞助商赞助服务回报首席冠名（金旗教育）赞助资金、公司宣传平台、横幅、背景墙制作。直接在活动的所有资料上打印上公司名称标志，在活动的名称中加上该公司的名称。一般赞助饮用水、参会胸卡、易拉宝展架。在胸卡、参会资料的扉页上附上该赞助商的标志。广告赞助广告费用在宣传资料上印有赞助企业的标志任务七：活动工作组人员分工所有的会议服务人员主要来自主板单位公司，以及部分活动志愿者（在校大学生、向他们提供实习证明）。活动工作组工作内容具体人员1.综合协调组1)负责发布会工作的总协调；2)总体工作方案的起草和批报；发布会日程安排；3)协调各小组展开活动；4)负责落实领导的相关指示；协调发布会的相关事宜；2.联络组5)负责对接嘉宾，媒体机构和参会人员的联络、邀请、接送；6)负责会议的邀请函额制作、发送、反馈汇总；7)负责收集会议发言人的发言材料；3.接待组8)负责与会嘉宾的抵离接送；9)负责会议签到期间的相关服务工作；10)负责宣传部门交办的其他事宜；4.会务组11)负责发布会材料的设计与印刷；12)现场布置及相关服务工作；13)发布会议礼品、嘉宾胸花的设计、定制；14)负责有关发布会秩序控制、现场安全、有序、顺利的进行；15)安排发布会现场自由采访、专题采访后续的采访；16)负责宣传部门交代的事宜；（二）会议活动执行1.时间安排序号时间任务安排负责人2.12016/7/10确认新闻发布会的所需的内容材料，布置材料到位。会务组2.22016/7/17布置会场会务组2.32016/7/17媒体签到接地组、综合协调组2.42016/7/17发布会的正式进行主持人2.52016/7/17发布会结束后自由提问主持人、会务组2.任务详情：任务一：确认新闻发布会的所需