采购付款管理办法

-1-中钢集团鞍山热能研究院有限公司采购付款管理办法（2011版）第一章总则第一条为了加强公司采购付款环节的内部控制，规范物资采购的付款行为，堵塞采购漏洞，防范财务风险，根据公司的实际情况，制定本规办法。第二条本规办法所称采购付款是指支付与购进物资或服务有关的款项的行为。中钢热能所有采购付款业务，必须执行本办法的规定。第二章采购付款程序的规定第三条资产财务部依照财务制度的相关规定，对物资采购付款业务行使最终审核权，对所承办的采购付款业务的合规性负责。采购付款业务的经办人员，对所提供的付款业务信息质量负直接责任，并对由于所提供的信息质量问题所造成的直接损失承担经济赔偿责任。采购付款业务经办人所在部门的主管领导，对本单位采购付款业务经办人员所提供的采购付款业务信息，实施审核、确认，对所核准的付款信息负领导责任。第四条办理采购付款业务必须填制“付款申请表”，作为相关部门审核、办理付款业务的书面凭证。“付款申请表”由采购业务经办人出具，经本部门负责人审批后，报资产财务部门核准。按照资金审批权限的规定，付款金额在十万元以上（含10万元）的采购付款业务，需报院长最终核准。资产财务部门经办人员根据核准的“付款申请表”记载的信息，依据财务管理制度规定的手续办理采购付款事宜。采购付款业务经办人员对所提交的“付款申请表”中填写信息的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；因“付款申请表”中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。第五条采购付款两种情形下的具体规定：（A）货到验收后付款，（B）预付货款（含现款采购）。(A)货到验收后付款有两种情况：一种为货到已验收发票未到的付款，要求由业务经办人正常提交“付款申请表”，未办理入库手续前财务不受理该笔业务付款。另一种为货到已验收发票到已挂账的付款即支付帐面应付款。各部门要在每月月底提交下月支付帐面应付款计划，经办人在付款日前一周内，提交“付款申请表”。(B)预付货款：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外,其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。对于预付货款（含现款采购）的业务,各部门必须慎重把关，确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于财务帐面“预付账款”中连续半年出现未发生变化的款项,由各部门业务经办人负责将款项追回，以避免公司利益受到损失(预付-2-工程款不在此内)。第六条付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等。为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票等银行结算方式支付，无特殊情况的不能支付现金。支付所有款项时，业务经办人必须取得收款单位开具加盖收款单位财务专章的收据，做为公司支付款项的凭据，交资产财务部进行会计处理的凭证。所有需支付的承兑汇票,应由公司资产财务部依据批准的“付款申请表”中列示的收款单位,在汇票被背背书人栏依据规定进行背书后，方可对外支付。第七条对单笔业务口径一致性的要求。每一笔业务,收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必需一致。如果有特殊情况,签定合同人(即为公司提供劳务及货物人)在结算款项时,出具的发票与合同不符时,在签定合同时,应单独有合同补充说明。第三章购货发票的规定第八条所有采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票(增值税专用发票进项税有效认证期为自发票开具之日起90天内)或普通发票；所有劳务业务发票均应由提供劳务人按实际业务内容出具符合相关规定要求的发票。第九条采购(或劳务)发票所开具的内容必需与实际业务内容相符,即货、款、票、合同相一致,否则,财务不接受该业务的结算发票。第十条所有采购结算发票(含运费结算发票)应由该笔业务经办人员签字确认，部门负责人审核签字后,报送资产财务部。各类采购业务发票由相关业务经办人负责向供应商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起30日内取得，交财务部办理结算手续,且发票信息需与合同及实际相符；对于超过规定时限未将发票交到资产财务部的,每超期一天给予采购业务经办人5元罚款,从工资中扣除，对于无客观原因超过两个月发票未到的,停发当事采购业务经办人工资，直至取得发票止。第十一条业务经办人对收到的供应商发票要在收到发票的当日将发票及相应业务附件单据报送至资产财务部，并与资产财务部做单据传递记录登记；对收到的不合要求、财务不能接收的发票，由业务经办人退回供应商(需作备查记录)，并由业务经办人与供应商协调及时补票。如因业务经办人个人原因造成已收到的供应商发票过认证期或丢失的,每笔业务发票金额在50000元以下的,对业务经办人处以1000元罚款,金额在50000元以上的处以2000元罚款,所损失的税款计入相关部门的当期成本，并由业务经办人负责提供资产财务部所需的其它相关手续。对于因上述行为造成特别重大损失的，应由公司院长办公会议做出处罚决定。第十二条会计年度终了前,各业务经办人应将自己经办,属于当年度已完成的采购(劳务)业务发票全部催收,并交至资产财务部.第四章定期对帐的规定-3-第十三条为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符,各采购业务人员应以供应商为标志，建立格式统一的采购业务备查台账，并与公司资产财务部、供应商实行定期对帐制度。公司业务经办人备查帐核对时间周期为两个月一次，时间为次月5-15日；与供应商对帐每半年一次,核对范围为半年内与公司发生经济业务往来的单位,由业务经办人负责与相应的供应商协调取得对方业务往来帐单(需经手人签名并加盖账务或业务公章)，并最迟于次月10日前交资产财务部作核对情况备查记录。凡业务经办人未设立业务备查帐或帐目不清的,每次处罚20元,并在10日内规范备查帐；对未按规定时间取得供应商对帐单的，按单个供应商计算,每个次处罚业务经办人10元,并限定在规定时间(10天内)完成对帐手续,过期仍未完成的,每日处罚5元,直至对帐业务手续完成，所处罚款项从当事业务经办人工资中扣除。特殊情况经当事业务经办人提出申请，资产财务部确认的除外。第五章其它规定第十四条相关业务经办人应自采购(或劳务)之日起分供应商进行业务备查帐记录，以便与财务核对帐目之用。在供应商开票时,要求业务经手人与供应商核对无误(金额,数量,品名)才能开票,以免取得的发票与实际业务内容不附。第十五条采购业务经办人以私人名义或未经公司分管领导签批许可,私自以公司各类公章与外部业务单位产生的负债业务(即个人行为后果),由行为个人自负,如因此给公司造成经济纠纷的,公司将追究当事人经济或刑事责任。以职务之便侵吞公司资金的，以贪污论处。第十六条采购业务经办人应对所提交资产财务部的原始业务凭证的合法性,真实性,完整性,规范性负责,并对传递至财务部发票做好单据传递记录.第十七条生产运营管理部对所有采购(工程劳务)业务从需求计划到采购计划、合同、价格、质量、数量及采购(工程劳务)业务完成时限、财务结算等全过程进行跟踪监督。采购人员要自觉接受各职能部门对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为,由公司审计监察部门依据有关制度，对有关人员做出降级,处罚,开除的处理,至追究法律责任。第十八条对经院长批准的特殊业务,在规避公司风险的前提下,按院长批复处理。第十九条本办法经公司院长办公会议讨论通过，自发布之日起实施。本办法由生产运营管理部负责解释、修订。附表付款申请表4付款申请表付款部门：年月日编号：收款单位：项目名称：合同号项目编号计划书编号帐号用途开户行付款日期付款方式备注申请金额（小写）核准金额（小写）申请金额（大写）核准金额（大写）核销日期摘要凭证号核销金额尚欠金额院长主管院长财务部负责人会计出纳部门负责人申请人经办人一式三联