会议室管理制度

会议室管理制度一、制定目的：为节约公司资源，提高各部门会议效率，确保会议室的正常使用，人事行政部现面向公司内部实施会议室使用管理制度，具体事项如下。二、适用范围：本制度适用于公司会议室的管理和使用。三、权责：1.人事行政部：全面负责会议室日常管理。①会议室使用接收、审核及相关协调工作；②会议室物资准备；③会后会议室整理。2.各部门：负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室。①会议室的及时申请；②会议中会议室所有器材设备的保管与维护；③会议结束后，使用部门应将使用物品归位，关好会议室门窗、照明、空调，切断会议设备电源等。四、会议室管理：1.为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前通知人事行政部，填写《会议室使用申请单》，以便统一安排。填写《会议室使用申请单》时，需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人员等，如有需要人事行政部协办的事项需提前注明，以便人事行政部根据情况做好相关协调安排。2.会议室使用需遵循领导优先，先申请先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要，紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知人事行政部立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。3.没有按规定申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，补充相应手续后可使用，但如有冲突，必须礼让先申请使用会议室的部门或个人，特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。4.如需使用会议室设备，应提前说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。5.临时客人接待，如需使用会议室，须及时通知人事行政部。五、会议室的使用1.申请：各部门使用会议室，请指定专人，填写会议室使用申请表（附表1），人事行政部在会议室使用登记表及时做好记录（附表2），遇有冲突时，应及时与相关会议室使用者联系并相互协调。2.申请时间：因会议等级不同，需准备会议物资，请按照以下标准执行：物资准备申请时限无需物资准备30分钟前申请需提供纯净水摆放1小时前申请填写会议室使用申请表人事行政部审核确认会议物资准备会议室交付使用会议结束整理验收需准备水果、音响、电脑、投影设备服务1个工作日前申请需提供与会人员席卡等制作类物资3个工作日前申请3.人事行政部须于会议召开前20分钟，打开会议室门，并准备好会议设施及所需物品。4.部门及个人需在所预约的时间到达会议室，并开始使用，超过10分钟仍未到达会议室的，人事行政部有权对会议室的使用另作安排。5.为了提高会议效率，部门及个人应按所预约时间之内使用，若后续时间无其他安排，可超时使用，若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。6.已安排的会议，应准时召开和完成，以免影响其他会议的召开。7.公司重要会议、重要宾客接待和总经理主持的会议，由人事行政部供应茶水，其他会议，请自备茶水。8.使用会议室过程中，要注意保持清洁。9.使用会议室期间，使用部门自觉将会议室告示牌调整为“会议中”；会议结束后，使用部门负责将会议室恢复原状，确保各种电器断电，并将会议室告示牌调整为“空闲”。如发现设备故障和公物损坏应及时告知人事行政部，以便及时修理。10.会议结束后，人事行政部应及时整理会议室的卫生，确保不影响下次会议室的使用。六、会议纪律：1.要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场。不得无故缺席、迟到、早退，如需请假需经会议召集人批准。2.所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或振动模式。会议期间，所有参会人员不得玩手机、接听电话；如必须接听电话，需到会议室外接听。七、注意事项：1.会议室使用人员需爱护设备和物品，人为损坏要按价赔偿；2.话筒、投影仪等设备有专人进行调试，未经允许，不得随意变动。如出现故障，影响会议进行，可通知人事行政部。八、相关表单：附表1：会议室使用申请表附表2：会议使用登记表附表1：会议室使用申请表申请部门申请时间年月日经办人参会人员会议主题会议时间年月日星期开始时间结束时间物资需求话筒投影仪电脑席卡纯净水水果其他：人事行政部审核备注附表2：会议室使用登记表序号预约日期使用日期时间申请人申请部门参会人数会议议题备注开始时间结束时间123456789101112131415161718192021222324252627282930