公司公文处理办法

－1－公司公文处理办法（2009年9月25日修订）第一章总则第一条根据公司“更专业、更精心、更细致”的精细化管理要求，为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，依据《中国石油化工集团公司公文处理办法》（中国石化〔2001〕办字39号）制定本办法。第二条公司的公文（包括电报，下同），是公司在生产、经营、建设和管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，落实集团公司指示，发布规定、条例，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，反映和报告情况，总结和交流经验的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公司办公室是公司公文处理的管理机构，并分别负责指导机关行政各部门、党委各部门，各二级单位、各二级党委的公文处理工作。各二级单位行政办公室和党委办公室要配备专职人员，机关各部门、党委各部门要指定人员负责公文处理工作。文秘人员要忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。第五条公文处理要坚持实事求是、精简、高效的原则，行－2－文要言之有物、言简意赅，做到准确、及时、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、催办、核稿、印制、用印、清退、立卷、归档和销毁。第六条在公文处理工作中，应贯彻“党政分开”的原则。第七条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保党和国家秘密、企业商业秘密的安全。第二章公文种类第八条根据中央办公厅和国务院办公厅发布的公文处理办法的规定，公司常用公文种类主要有11种：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（二）指示适用于对所属单位布置工作，阐明工作或活动的指导原则。（三）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（四）通知适用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转所属单位的公文；印发领导讲话、生产经营计划等文件；发布有关规章、规定；传达要求所属单位办理和有关单位需要周知或－3－者共同执行的事项；任免和聘用干部。平行的和不相隶属的单位之间传达需要知道的事项也可用“通知”。（五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。主要有表扬性通报、批评性通报和情况通报。（六）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。（七）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（八）批复适用于答复下级单位请示事项。（九）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十）函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十一）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。－4－第三章公文格式第九条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（一）文件眉首。一般是指首页横线以上，包括秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人等内容。发文机关标识和横线用红色印刷，称文件红头。文件的眉首占首页的三分之一。（二）秘密等级和保密期限。秘密公文应当分别标明密级和保密期限。密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。其中，“绝密”、“机密”公文还应当标明份数序号。（三）紧急程度。紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；其中电报应当在首页分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（四）发文机关标识。应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。（五）发文字号。包括发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。发文字号一般置于发文机关标识的下面，横线中央上面。公司党委文件字号为“茂名石化党字〔200×〕×号”和“茂名石化党办〔200×〕×号”；中国石化集团茂－5－名石油化工公司（简称茂名石化公司，下同）行政文件字号为“茂名石化〔200×〕×号”、“茂名石化办字〔200×〕×号”、“茂名石化人字〔200×〕×号”和“茂名石化出字〔200×〕×号”；中国石油化工股份有限公司茂名分公司（简称茂名分公司，下同）行政文件字号为“石化股份茂名〔200×〕×号”、“石化股份茂名办字〔200×〕×号”、“石化股份茂名人字〔200×〕×号”、“石化股份茂名出字〔200×〕×号”、“石化股份茂名财价字〔200×〕×号”；中国石化集团资产经营管理有限公司茂名石化分公司（简称茂名石化分公司，下同）行政文件字号为“石化资产茂名〔200×〕×号”、“茂名石化办字〔200×〕×号”；茂名石化公司、茂名分公司联合行政文件字号为“茂名石化石化股份茂名〔200×〕×号”、“茂名石化办字〔200×〕×号”。公司党群系统各部门文件字号为“茂名石化×字〔200×〕×号”（公司纪律检查委员会文件除外），茂名石化公司各部门单位文件字号为“茂名石化×字〔200×〕×号”，茂名分公司各部门单位文件字号为“石化股份茂名×字〔200×〕×号”，茂名石化分公司各部门单位文件字号为“石化资产茂名×字〔200×〕×号”，字前“×”号为各部门单位代字。具体如下：1.党群系统：公司纪律检查委员会为“茂名石化纪发〔200×〕×号”，纪律检查委员会与监察部（处）联合发文为“茂名石化纪监〔200×〕×号”；公司党委组织部为“组”，党委宣传部为“宣”，工会为“工”，团委为“团”，武装部为“武”，直属－6－机关党委为“直属党”。2.各二级单位：炼油分部为“炼”，化工分部为“化”，动力厂为“动力”，港口分部为“港”，铁运分部为“铁运”。3.各二级党委文件的代字在各二级单位代字后加“党”字。4.茂名石化公司、茂名分公司机关双跨部门：人事部（处）为“人”，监察部（处）为“监”，企业管理部（处）为“企管”。5.茂名石化公司机关各部门：综合管理处为“综”，财务处为“财”，保卫处为“保”，离退休人员管理处为“退”，信访办公室（维稳办公室）为“信访”。6.茂名分公司机关各部门：计划管理部为“计”，财务部为“财”，生产管理部（总调度室）为“生”（“调”），技术质量部为“技”，机动部为“机”，安全环保部为“安”，审计部为“审”。7.各直属单位（中心）：销售中心为“销”，物资供应中心为“供”，信息中心为“信息”，生产设备监测中心为“生监”，职工培训中心为“培”，工程项目经理部为“工程”，清收欠款办公室为“清欠”，消防支队为“消”，机关事务中心为“机关”，社会保险管理处为“社保”，公共关系办公室为“公关”。公司机关行政各部门、党委各部门，各二级单位、各二级党委按规定的字号发文，如茂名石化公司综合管理处的文件，字号为“茂名石化综字〔200×〕×号”，茂名石化分公司港口分部的文件，字号为“石化资产茂名港字〔200×〕×号”，茂名分公司－7－炼油分部的文件，字号为“石化股份茂名炼字〔200×〕×号”。（六）签发人。上报公文，应当在首页发文字号右侧，横线上面注明签发人姓名。其中，“请示”以及需要各级政府部门解决问题的“函”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公司上报集团公司和其他上级机关的文件，交分管领导会签后，由公司总经理、分公司代表签发；公司党委上报集团公司党组和其他上级机关的文件，由公司党委书记签发。如需与省政府有关部门、市人民政府会签，也要印上会签人。（七）标题。应当准确简要地概括公文主要内容，一般应当标明发文机关并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。红头文件的标题可以省去发文机关名称。（八）主送单位。应写全称或规范化简称。主送单位过多，可概括地写为类称，如“各二级单位、公司机关各部门”，“各二级党委、公司党群各部门”等。各二级单位上报公司文件，存续公司下属单位报“茂名石化公司”，上市公司下属单位报“茂名分公司”。（九）附件。附件指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，应当在正文之后成文时间之前注明附件顺序和名称，只有一个附件时，不用写顺序号。（十）印章。公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发－8－文机关应当加盖印章。用印位置在成文时间上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。盖印后可不署发文单位名称。（十一）成文日期。以领导人签发日期为准。联合下发的公文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报，以发出日期为准。成文时间一律用汉字，不用阿拉伯数码。会议通过的文件，应注明会议名称和通过日期。（十二）附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。附注位于成文时间之后，主题词之前。（十三）主题词。公文应当标注主题词。主题词主要从中央办公厅、国务院办公厅或集团公司印发的公文主题词表中选用。主题词由反映公文主要内容的规范化的词或词组组成，最多不得超过5个，最少不得少于2个。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。主题词印在末页下部，抄送栏的上面。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。（十四）抄送机关。对需要了解事件内容的其他单位的领导人，可在主题词的下面，印上抄送单位名称和领导姓名。对上级用抄报，对平级和不相隶属单位用抄送，对下级用发送。抄送或发送单位较多时，一般按照先外后内的原则排列，公司内部按照“公司党政领导，二级单位、机关部门”的顺序排列。（十五）印发机关和印发日期。印在文件末页倒数第二行，印发日期一般为送印日期。－9－（十六）公文要注明主办单位、校对、印数，印在文件末页最后一行。（十七）公文文字由左至右横写、横排。标题用标准宋体2号字体，主题词、秘密等级、紧急程度用黑体3号字体，公文其余部分文字用仿宋3号字体。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），每面排22行，每行排28个字，左侧装订。张贴的公文和图表用纸大小，根据实际需要确定。（十八）函，眉首占首页的六分之一。函件编号放在横线右下角，标题之上。抄送栏放在函件的末尾。函件不必注明印发单位、主办单位。（十九）会议纪要，眉首占首页的五分之一，年号和会议顺序号印在横线中央的上面。报送、发送栏设在纪要末页下端，对上级机关和领导人用报送，对公司领导和所属各部门各单位用发送。印发机关和印发时间置于纪要末页倒数第二行。主办单位、校对、印数置于纪要末页最后一行。第十条公文各组成部分的其它标识规则，可参照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）标准执行。第四章文号的选择和使用范围第十一条公司公文主要有“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会文件”、“中国石化集团茂名石油化工公司文件”、－10－“中国石油化工股份有限公司茂名分公司文件”、“中国石化集团资产经营管理有限公司茂名石化分公司文件”，有“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会办公室文件”、“中国石化集团茂名石油化工公司办公室文件”、“中国石油化工股份有限公司茂名分公司办公室文件”，有“中国石化集团茂名石油化工公司部门文件”、“中国石油化工股份有限公司茂名分公司部门文件”，以及公司党委各部门文件、公司会议纪要和公司函件等文号，它们的内容各有侧重点，具有不同的使用范围：（一）“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会文件”，其文号为“茂名石化党字”。主要用于公司党委的重要工作布置和重要事项通知；公司党群系统重要人事任免；向上级请示、报告重要工作；批转（复）二级单位党委和党群各部门的重要报告、请示；转达上级机关的重要行文等。由公司党委书记或党委副书记签发。（二）“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会办公室文件”，其文号为“茂名石化党办字”。主要是根据公司党委领导的授权，传达或代表公司党委发布某些事项，或发布党委办职权范围内的事项，如布置某项党务工作，转发上级文件和领导讲话，批转有关部门通知等。由公司党委书记、党委副书记或党委办领导签发。（三）“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会组织部文件”和“中共中国石化集团茂名石油化工公司委员会宣传部文－11－件”，其文号分别为“茂名石化组字”和“茂名石化宣字”